Wie Steuerberater Mandantendokumente sicherer erfassen

Steuerberater und Buchhalter können verstreute Dokumentkopien vermeiden, wenn jeder Mandant einen festen Übermittlungsweg erhält. Dazu gehört eine genaue Liste der benötigten Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum. Sobald die erforderlichen Dokumente in das Buchhaltungs- oder Kanzleisystem übernommen wurden, wird die vorübergehende Übermittlung gelöscht.

Das Portal ist die Annahmestelle, nicht die Mandantenakte. Diese Unterscheidung verringert das Risiko, dass Rechnungen, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen und Identitätsnachweise in persönlichen Postfächern, Download-Ordnern und langen E-Mail-Verläufen liegen bleiben.

Auftrag vor dem Öffnen des Eingangs festlegen

"Senden Sie alles für das Quartal" ist schnell geschrieben, verursacht aber viel Aufwand. Mandanten antworten mit doppelten Exporten, vollständigen Kontoauszügen statt der zwei benötigten Seiten, sachfremder Korrespondenz und Unterlagen aus dem falschen Zeitraum.

Leiten Sie die Anfrage aus dem Arbeitsprogramm ab. Geben Sie für jeden Punkt Folgendes an:

Das genaue Dokument oder den genauen Bericht
Das Unternehmen, Konto oder den Zeitraum, auf das oder den es sich beziehen soll
Das akzeptierte Format
Den Zweck der Anforderung
Ob eine geschwärzte oder unvollständige Kopie ausreicht
Wer die Unterlage prüft
Wo die freigegebene Aufzeichnung aufbewahrt wird
Wann die Kopie im Dokumenteneingang gelöscht wird

Enthalten die Unterlagen personenbezogene Daten, gilt der Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO: Erheben Sie nur Informationen, die für den angegebenen Zweck angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sind. Steuerrechtliche, handelsrechtliche und berufsrechtliche Vorschriften können die Aufbewahrung bestimmter Unterlagen verlangen. Diese Regeln gelten für die offizielle Mandantenakte, nicht für jeden Anhang und jede vorübergehende Arbeitskopie.

Eine Eingangsmatrix verwenden

Dieses Beispiel macht aus einer wiederkehrenden Buchhaltungsanfrage eine kontrollierte Übergabe. Passen Sie es an das Mandat und die örtlichen Anforderungen an.

Angeforderte Unterlage	Anzugebender Umfang	Prüfung im Eingang	Freigegebenes Ziel	Ende der Eingangskopie
Ausgangsrechnungen	Unternehmen und genauer Monat oder genaues Quartal	Zuständiger Buchhalter	Buchführung oder Dokumentensystem	Nach Import und Abstimmung
Eingangsrechnungen	Unternehmen, Zeitraum und unterstützte Formate	Zuständiger Buchhalter	Buchführung oder Dokumentensystem	Nach Import und Abstimmung
Banknachweis	Bezeichnetes Konto und genauer Datumsbereich, soweit zulässig mit Schwärzung nicht benötigter Felder	Mitglied des Mandatsteams	Abstimmungsnachweis oder freigegebene Mandantenakte	Nach Prüfung und freigegebener Übernahme
Ausgabennachweis	Bezeichnete Person, Kategorie und Zeitraum	Buchhalter oder Ausgabenprüfer	Ausgabensystem	Nach Annahme oder Ablehnung
Unterzeichnete Vollmacht	Bezeichnete Leistung und unterzeichnende Person	Mandatsleitung	Kanzleiverwaltung	Nachdem die offizielle Aufzeichnung bestätigt wurde
Identitäts- oder Eigentumsnachweis	Nur wenn eine festgelegte Prüfung ihn erfordert	Autorisierte Compliance-Rolle	Freigegebenes Verifizierungs- oder Compliance-System	Sobald die Prüfung und die erforderliche Dokumentation abgeschlossen sind

Fügen Sie nur dann eine Zeile hinzu, wenn das Mandat sie erfordert. Ein leeres Zielfeld ist ein Warnsignal: Weiß niemand, wohin die Unterlage nach der Prüfung gehört, kann das Eingangsportal unbeabsichtigt zum Archiv werden.

Anfrage und Dokument voneinander trennen

Senden Sie eine Benachrichtigung, die Kanzlei, Mandat und Frist nennt, ohne sensible Einzelheiten in die Betreffzeile zu schreiben. Die Nachricht kann auf eine Upload-Seite verweisen, auf der der Mandant die genaue Anfrage und die Datenschutzinformationen der Kanzlei sieht.

Hängen Sie kein teilweise ausgefülltes Steuerformular oder einen Kontoauszug als Beispiel an, wenn darin echte Daten stehen. Verwenden Sie eine leere Vorlage oder beschreiben Sie die erforderlichen Felder. Steuernummern, Bankkontonummern und Dateinamen gehören nicht in Erinnerungen.

Eine eigene E-Mail-Adresse für Dokumente kann Mandanten helfen, die keinen Browser-Upload nutzen können. Dabei entstehen weiterhin Kopien im Ordner "Gesendet" des Mandanten und in den beteiligten E-Mail-Systemen. Erläutern Sie diese Einschränkung und leiten Sie die Nachricht nicht intern weiter. Der Vergleich zwischen Upload-Portalen und E-Mail-Anhängen erläutert die Vor- und Nachteile.

Die US-amerikanische Steuerbehörde empfiehlt in ihrer Publication 4557, Safeguarding Taxpayer Data, dass Steuerfachleute wissen, wo sensible Informationen gespeichert sind, den Zugriff auf autorisierte Beschäftigte beschränken, sensible Daten bei der Übertragung verschlüsseln und Unterlagen sicher entsorgen. Die rechtlichen Verweise gelten für US-amerikanische Steuerfachleute. Die Fragen zu Beständen und Zugriffsrechten sind jedoch auch andernorts sinnvolle betriebliche Prüfpunkte. Kanzleien müssen die Vorgaben ihrer eigenen Aufsichtsbehörden, Berufsorganisationen und des anwendbaren Rechts beachten.

Jedem Mandanten einen wiederholbaren Übermittlungsablauf geben

Mandanten machen weniger Fehler, wenn der Ablauf gleich bleibt:

Die Kanzlei sendet eine Anfrage für einen Abrechnungszeitraum.
Der Mandant nutzt die eindeutig erkennbare Upload-Seite der Kanzlei.
Das Portal bestätigt den Eingang, ohne Dateinamen in einer E-Mail aufzuführen.
Die zuständige prüfende Person kontrolliert die Vollständigkeit und lehnt unbrauchbare Dateien ab.
Sie importiert oder erfasst die angenommenen Informationen im freigegebenen Buchhaltungssystem.
Ersatzunterlagen fordert die Kanzlei über denselben Weg an.
Die prüfende Person schließt die Checkliste und entfernt die vorübergehende Eingangskopie.

Führen Sie die Mandatscheckliste außerhalb des Eingangsportals. Dort kann etwa "Banknachweis für März eingegangen" stehen, ohne Kontonummern, Salden oder Dateinamen zu kopieren. So sieht das Team den Fortschritt, während für die Dokumente ein eigener Löschzeitplan gilt.

Zugriff nach Mandat und Aufgabe beschränken

Der Empfang muss möglicherweise wissen, dass etwas eingegangen ist, ohne es lesen zu dürfen. Ein Buchhalter benötigt vielleicht Rechnungen, aber keinen Nachweis über wirtschaftlich Berechtigte. Ein Partner kann eine Ausnahme genehmigen, ohne routinemäßig jeden Kontoauszug sehen zu müssen. Wer als externer Auftragnehmer eine Arbeitswoche vertritt, sollte dadurch nicht Zugriff auf die gesamte Mandantenliste erhalten.

Verwenden Sie persönliche Konten und prüfen Sie Berechtigungen nach Änderungen bei Beschäftigten oder Mandaten. Trennen Sie die gewöhnliche Ansicht von Originaldownloads, Änderungen an Löschterminen und der Mitgliederverwaltung. Die Checkliste zum Minimalprinzip enthält eine Zugriffsmatrix, die sich an eine Steuerkanzlei anpassen lässt.

Die Sicherheitshinweise des Europäischen Datenschutzausschusses für kleine und mittlere Unternehmen empfehlen eindeutige Kennungen, abgestufte Berechtigungsprofile, das Entfernen überholter Rechte und regelmäßige Zugriffsprüfungen. Außerdem sollen die Kontrollen dem Risiko der Verarbeitung entsprechen.

Änderungen von Bankdaten gesondert gegen Betrug absichern

Ein Portal kann einen Bankbrief oder ein Mandat entgegennehmen. Der Upload beweist jedoch weder die Identität der absendenden Person noch die Echtheit der Zahlungsdaten. Wer das E-Mail-Konto eines Mandanten kontrolliert, kann womöglich auch Links empfangen oder darüber Dateien übermitteln.

Prüfen Sie Änderungen von Zahlungsdaten über einen separaten, von der Kanzlei festgelegten und vertrauenswürdigen Weg. Nutzen Sie zum Beispiel eine bereits in der Mandantenakte hinterlegte Telefonnummer und eine autorisierte beschäftigte Person. Die Telefonnummer aus derselben Änderungsanfrage darf nicht die einzige Prüfmethode sein.

Dokumentenannahme, Schadsoftwareprüfung und Dateivalidierung ersetzen weder Identitätsprüfungen und Geldwäschekontrollen noch elektronische Signaturen oder Zahlungsfreigaben. Für jeden Bereich ist eine eigene freigegebene Kontrolle erforderlich.

Prüfen, ob der Dienst die Unterlagen zulässt

Bei Buchhaltungsarbeiten kommen häufig Dokumente vor, die gewöhnliche Finanzdaten und besonders beschränkte Kategorien verbinden. Eine persönliche Steuererklärung kann Angaben zu unterhaltsberechtigten Personen, Gesundheitskosten oder Straftaten enthalten. Lohnunterlagen können Informationen zu Krankheit oder Gewerkschaftsbeiträgen umfassen. Ein vollständiger Kreditkartenkontoauszug kann Kartendaten enthalten, die ein allgemeines Eingangsprodukt nicht zulässt.

Sunset Docs ist standardmäßig nicht für Daten von Kindern, Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen, besondere Kategorien personenbezogener Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung, vollständige Zahlungskartendaten, Zugangsdaten oder Geheimnisse zugelassen. Laden Sie keine vollständige Steuererklärung und kein komplettes Lohnunterlagenpaket hoch, bevor jemand den Inhalt gegen diese Einschränkungen geprüft hat. Nutzen Sie eine freigegebene Alternative oder schließen Sie, soweit verfügbar, die erforderliche schriftliche Vereinbarung.

Der Dienst prüft außerdem keine Identitäten und ist kein dauerhaftes Archiv für Steuer-, Buchhaltungs- oder Mandantenunterlagen. Er dient der vorübergehenden Annahme zulässiger Dokumente. Die 15 Fragen zur Portalbewertung helfen Teams, vor der Nutzung zu prüfen, ob der Dienst zum vorgesehenen Zweck passt.

Den Vorgang nach der Prüfung abschließen

Wenn eine Übermittlung vollständig ist, halten Sie das Arbeitsergebnis im Mandatssystem fest. Übernehmen Sie nur die Dokumente, die die Kanzlei aufbewahren muss, in die freigegebene Mandantenakte. Löschen Sie danach die vorübergehende Eingangskopie und alle ausnahmsweise lokal heruntergeladenen Dateien.

Versprechen Sie nicht, dass das Löschen der aktiven Übermittlung sofort jede geschützte Sicherungskopie entfernt. Prüfen Sie den veröffentlichten Sicherungszyklus des Anbieters. Auch die Kündigung eines Abonnements oder ein Zahlungsproblem darf den Löschtermin des Dokuments nicht nach hinten verschieben.

Sunset Docs legt den Löschtermin bei der Annahme fest, erlaubt autorisierten Nutzern eine frühere Löschung und führt den Aufbewahrungsprozess auch bei Abrechnungsänderungen fort. Die Dokumentenansicht kann routinemäßige Originaldownloads verringern. Sie kann jedoch Screenshots, Fotos, Ausdrucke oder Abschriften nicht verhindern. Aktuelle Kontrollen und Grenzen sind auf der Seite Sicherheit veröffentlicht.

Vorlage für eine Mandantenanfrage

Bitte verwenden Sie für die Unterlagen zu {Monat, Quartal oder Mandat} unsere Upload-Seite:

{upload_link}

Bitte stellen Sie bis zum {Datum} die folgenden Unterlagen bereit: {genaue Unterlagen} für {Unternehmen und Datumsbereich}. Fügen Sie keine Unterlagen außerhalb dieses Zeitraums hinzu. Sie dürfen {Felder} schwärzen, wenn diese für die Arbeit nicht benötigt werden und das Dokument verwendbar bleibt.

{Rolle oder Team} prüft die Übermittlung. Die vorübergehende Eingangskopie soll {Zeitpunkt} gelöscht werden. Aufzubewahrende Unterlagen werden in unser freigegebenes Mandantensystem übernommen. Dafür gelten die Aufbewahrungsinformationen unter {Datenschutzhinweis oder Link zum Mandat}.

Wenden Sie sich vor dem Hochladen von Gesundheitsdaten, Daten von Kindern, Angaben zu Straftaten, vollständigen Zahlungskartendaten oder Zugangsdaten an {Ansprechperson der Kanzlei}.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt ein Upload-Portal die Buchhaltungssoftware?

Nein. Es nimmt Dateien zur Prüfung entgegen. Transaktionen, Abstimmungen, Arbeitspapiere und aufzubewahrende Mandantenunterlagen gehören in die freigegebenen Buchhaltungs-, Steuer- oder Kanzleiverwaltungssysteme der Kanzlei.

Dürfen Mandanten Dokumente lieber per E-Mail senden?

Die Kanzlei kann einen freigegebenen E-Mail-Eingang als Ausweichlösung anbieten. Erläutern Sie, dass Kopien in externen Postfächern verbleiben, halten Sie den Betreff allgemein und führen Sie die Arbeit in denselben kontrollierten Prüf- und Löschprozess über.

Sollte die Kanzlei jedes erhaltene Original aufbewahren?

Nein. Bewahren Sie die Unterlagen auf, die aufgrund des Mandats, berufsrechtlicher Vorschriften oder gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Entfernen Sie doppelte und vorübergehende Eingangskopien, sobald ihr Zweck erfüllt ist. Die Kanzlei sollte diese Unterscheidung dokumentieren.

Kann ein Portal die Sorgfaltspflichten gegenüber Mandanten erfüllen?

Nein. Der Empfang einer Datei bestätigt weder Identität, Eigentum und Echtheit noch den Sanktionsstatus. Nutzen Sie den freigegebenen Compliance- und Prüfprozess der Kanzlei.

Was gilt, wenn ein Dokument Angaben zu einer unterhaltsberechtigten Person enthält?

Laden Sie es nicht in einen Dienst hoch, der Daten von Kindern ausschließt. Verwenden Sie einen freigegebenen Weg oder erheben Sie ein enger gefasstes Dokument, sofern der Prozess und die geltenden Regeln dies zulassen.

Wie sollten Saisonkräfte Zugriff erhalten?

Geben Sie jeder Person ein eigenes Konto, die engstmögliche erforderliche Rolle und ein an den Einsatz gekoppeltes Enddatum. Prüfen Sie die jüngsten Aktivitäten und entfernen Sie den Zugriff, sobald der Einsatz endet.