Cómo recoger documentos de candidatos y empleados con seguridad
Un proceso por etapas para solicitar, revisar y eliminar documentos de selección e incorporación sin crear un archivo en el buzón de RR. HH.
Recoge los documentos de candidatos y empleados por etapas. Solicita el conjunto mínimo necesario en cada momento, dirige a cada persona a un único punto de recepción aprobado, limita la revisión al personal de RR. HH. encargado de ese paso y elimina la copia temporal cuando el resultado ya esté en el sistema oficial de recursos humanos.
No pidas a todos los candidatos los mismos documentos que debe aportar una nueva incorporación. Un currículum para la preselección, una prueba revisada para una oferta condicional y los registros de nóminas conservados durante la relación laboral tienen fines, destinatarios y plazos distintos.
Separa las cuatro etapas
La mejora práctica más segura consiste en dejar de tratar los "documentos de selección" como una sola carpeta. Define una solicitud breve para cada etapa.
| Etapa | Finalidad habitual | Qué solicitar ahora | Acceso | Fin de la recepción temporal |
|---|---|---|---|---|
| Candidatura | Evaluar experiencia e idoneidad | Formulario, currículum o muestras realmente necesarias para el puesto | Personal de selección y responsables asignados | Eliminar conforme a la regla para candidaturas no seleccionadas o transferir el registro elegido a la etapa siguiente |
| Oferta condicional | Completar comprobaciones aprobadas | Solo las pruebas necesarias para la comprobación concreta | Personal de RR. HH. designado o proveedor autorizado | Registrar el resultado en el sistema aprobado y eliminar las copias de trabajo innecesarias |
| Incorporación | Crear registros laborales y de nómina | Formularios firmados y pruebas administrativas necesarias en ese momento | Personal de RR. HH. y nóminas con una tarea definida | Trasladar los registros que deban conservarse al sistema oficial y eliminar las copias de recepción |
| Empleo o salida | Gestionar un cambio o una tarea de baja concreta | Documentos necesarios solo para ese hecho | Equipo responsable de la tarea | Cerrar el trabajo, conservar los registros exigidos en el sistema oficial y eliminar los envíos temporales |
Esta tabla es una plantilla de proceso, no una lista universal de documentos. Los requisitos laborales, fiscales, migratorios, de igualdad y conservación cambian según el país y el puesto. El responsable del proceso debe confirmar la obligación legal antes de añadir un documento.
La guía de la AEPD sobre protección de datos en las relaciones laborales aborda la selección, los registros laborales y el tratamiento en el trabajo en España. La guía británica del ICO sobre selección y contratación también resulta útil para diseñar procesos, aunque la propia página indica que el texto detallado es un borrador. Utiliza la autoridad y las normas aplicables a tu organización.
Construye cada solicitud alrededor de una decisión
Empieza por la decisión que debe apoyar. "Confirmar que la persona puede desempeñar el puesto" todavía es demasiado amplio. "Confirmar que posee la licencia exigida para manejar este equipo" permite evaluar qué prueba hace falta.
Para cada elemento solicitado, anota:
- La finalidad y la base jurídica empleada por la empresa
- Por qué no bastaría un elemento menos intrusivo
- La etapa de selección o empleo en la que se necesita
- Quién lo revisa y qué registra
- Si el original debe incorporarse a un registro oficial
- Cuándo se elimina la copia de recepción
Si el equipo no puede completar estos campos, pausa la solicitud. Pedir algo "por si acaso" crea información que alguien deberá proteger, explicar y eliminar.
Los principios de minimización de datos y limitación del plazo de conservación del RGPD exigen que los datos personales sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario, y que no se mantengan identificables más tiempo del necesario para el fin. Otras normas pueden obligar a conservar determinados registros laborales durante más tiempo. Por eso la copia de recepción y el registro oficial necesitan finales distintos.
Facilita un aviso claro y una vía reconocible
La solicitud debe proceder de un contacto reconocible de la empresa y explicar:
- Qué documento o páginas se solicitan
- Para qué los utilizará la empresa
- Quién puede revisarlos
- El plazo de carga y los formatos aceptados
- Cuándo se espera eliminar la copia de recepción
- Dónde consultar la información de privacidad de la empresa
- Cómo corregir o retirar un envío cuando proceda
Utiliza una dirección de carga estable en lugar del buzón personal de la persona de selección. Una dirección de correo dedicada puede servir como alternativa, pero debes indicar al remitente que las copias pueden permanecer en su carpeta Enviados o en su proveedor de correo. Mantén genéricos los asuntos y no repitas en el correo diagnósticos, resultados de comprobaciones, nombres de archivo ni otros detalles confidenciales.
El proceso general de recepción de documentos confidenciales incluye una plantilla de solicitud que puede adaptarse a la selección.
Mantén el acceso cerca de la decisión
Un responsable de contratación puede necesitar la candidatura y las notas de entrevista sin necesitar un documento de identidad, datos bancarios o pruebas sobre el derecho a trabajar. Nóminas puede necesitar los datos aprobados de una incorporación sin ver todo el expediente de selección. Informática puede necesitar el nombre y la fecha de inicio sin acceder a ninguno de esos documentos.
Crea cuentas nominativas y concede acceso al grupo más pequeño capaz de completar la tarea. Evita una cuenta compartida llamada "RR. HH.". Si participa una empresa de selección o comprobación externa, documenta qué organización responde de cada paso, qué recibe y cómo termina la entrega.
Utiliza la lista de privilegios mínimos para documentos de clientes para separar la visualización, la descarga de originales, los cambios de conservación, la eliminación y la administración de usuarios. El mismo método funciona para documentos de candidatos aunque la relación sea laboral y no de cliente.
Trata las comprobaciones sensibles como un proceso aparte
La información sobre salud, discapacidad, afiliación sindical, datos biométricos y algunos datos de diversidad puede pertenecer a categorías especiales conforme al RGPD. La información sobre condenas penales tiene sus propias reglas. Las comprobaciones que incluyen estas categorías necesitan más que una página de carga segura: la empresa debe establecer una base jurídica válida, cualquier condición adicional, el aviso adecuado, los controles de acceso y la regla de conservación.
No incorpores esos archivos a un proceso de recepción general solo porque el mismo equipo gestione otros documentos de selección. Utiliza un servicio y un acuerdo aprobados para la categoría.
Sunset Docs no autoriza datos de categorías especiales, datos sobre condenas penales, datos biométricos utilizados para la identificación unívoca ni datos de menores salvo acuerdo escrito por separado. Esto importa para puestos que impliquen justificantes médicos, comprobaciones de antecedentes o candidatos menores de 18 años. El servicio estándar no es la vía adecuada para esos documentos.
La misma restricción abarca datos completos de tarjetas de pago, contraseñas, secretos de autenticación y claves privadas. Un justificante bancario también puede revelar más de lo que necesita el equipo de nóminas. Solicita los campos precisos o un formulario de nóminas aprobado en lugar de un extracto sin ocultar cuando el proceso lo permita.
No llames verificación de identidad a la recepción de documentos
Recibir la imagen de un pasaporte no demuestra quién la ha enviado, si es auténtica ni si pertenece a la persona que utiliza el enlace. La validación de archivos y el análisis de malware responden a preguntas distintas.
Si la empresa debe verificar la identidad, las titulaciones o la autorización para trabajar, define esa comprobación por separado. Puede exigir una persona autorizada, un servicio oficial, una comparación presencial u otro método establecido por la ley aplicable. Registra el resultado que requiera el proceso en lugar de conservar copias adicionales sin motivo.
Sunset Docs recibe y prepara los archivos permitidos para su revisión, pero no verifica la identidad del remitente ni la exactitud de un documento.
Cierra la recepción sin perder los registros obligatorios
La recepción temporal debe terminar con una entrega explícita:
- La persona asignada revisa el envío.
- Registra el resultado en el sistema de selección, RR. HH. o nóminas.
- Si debe conservarse un original, una persona autorizada lo traslada a ese sistema aprobado.
- Elimina las notas de trabajo innecesarias y las descargas de dispositivos locales.
- Borra la copia temporal de recepción o deja que llegue su fecha documentada de eliminación.
- Conserva únicamente un registro de auditoría mínimo que no reproduzca el contenido del documento.
No utilices una fecha corta de eliminación para incumplir la obligación legal de conservar un registro laboral. Tampoco conviertas el espacio de recepción en el registro permanente solo porque otro sistema tenga una programación más larga.
Sunset Docs asigna una fecha de eliminación cuando llega un envío y permite eliminarlo antes. Los restos de sus copias de seguridad protegidas siguen el ciclo publicado, por lo que la eliminación activa no debe describirse como desaparición instantánea de todas las copias. La Política de privacidad explica estos plazos.
Plantilla de solicitud
Carga el siguiente documento mediante el enlace de la empresa:
{upload_link}
Lo necesitamos para {finalidad concreta de selección o empleo}. Envía {documento, página o campo exacto} antes del {fecha}. Lo revisará {función o equipo concreto}.
La copia temporal de recepción está programada para eliminarse el {fecha o después de un plazo}. Si debe conservarse un registro para el proceso laboral, guardaremos el registro necesario en nuestro sistema de RR. HH. aprobado conforme a la regla de conservación descrita en {enlace al aviso de privacidad}.
No utilices este enlace para información de salud, datos sobre condenas penales, datos de menores, datos de tarjetas de pago ni credenciales de cuentas. Contacta con {contacto de la empresa} si el documento solicitado contiene alguna de estas categorías o necesitas otra forma de aportarlo.
Adapta la línea sobre categorías restringidas al servicio aprobado y al proceso real. No prometas una fecha de eliminación que entre en conflicto con las obligaciones de conservación de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Deben todos los candidatos cargar documentos de identidad con su candidatura?
Normalmente conviene empezar por comprobar si esa prueba hace falta en esa etapa. Si solo un finalista o una nueva incorporación necesita una comprobación concreta, recoger copias de todas las personas aumenta la exposición sin ayudar a la preselección.
¿Pueden los responsables de contratación ver los documentos de incorporación?
Solo cuando tengan una tarea definida que necesite esa información. Ser responsable no justifica por sí solo ver pruebas de nóminas, identidad u otra información administrativa.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los documentos de candidatos no seleccionados?
No existe un único plazo para todos los países y procesos. Considera la finalidad, los plazos legales aplicables, las indicaciones del regulador, cualquier uso consentido en una bolsa de talento y los derechos de la persona. Documenta la regla y separa la recepción temporal del expediente de selección.
¿Podemos conservar el currículum para futuras vacantes?
Ese es un fin distinto de cubrir la vacante actual. Evalúa la base jurídica, facilita la información necesaria, define un plazo de conservación y permite retirar la candidatura con facilidad. No conviertas de forma silenciosa todas las candidaturas en una base de datos permanente.
¿Basta un portal para comprobar el derecho a trabajar?
No. Un portal puede recibir pruebas permitidas, pero no completa una comprobación legal ni verifica la identidad. Sigue el método oficial del país correspondiente y registra el resultado exigido en el sistema aprobado.
¿Puede Sunset Docs almacenar expedientes de empleados de forma permanente?
No. Sunset Docs es un servicio de recepción temporal, no un archivo de RR. HH., sistema de expedientes de personal ni servicio de verificación de identidad. Traslada los registros que deban conservarse al sistema aprobado de la empresa antes de que caduque la copia de recepción.