Bewerber- und Mitarbeiterdokumente sicher erfassen

Erfassen Sie Unterlagen von Bewerbern und Beschäftigten stufenweise. Fordern Sie nur die kleinste Dokumentenmenge an, die im jeweiligen Schritt nötig ist. Leiten Sie jede Person zu einer freigegebenen Annahmestelle, beschränken Sie die Prüfung auf die für diesen Schritt zuständigen HR-Beschäftigten und entfernen Sie die vorübergehende Kopie, sobald das Ergebnis im offiziellen HR-System erfasst ist.

Fordern Sie nicht von allen Bewerbern dieselben Unterlagen an, die jemand zum Arbeitsbeginn vorlegen muss. Ein Lebenslauf für die Vorauswahl, ein Nachweis für ein bedingtes Angebot und während des Arbeitsverhältnisses aufbewahrte Abrechnungsdaten dienen verschiedenen Zwecken, richten sich an unterschiedliche Personen und unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsregeln.

Die vier Phasen voneinander trennen

Die wirkungsvollste praktische Verbesserung besteht darin, "Bewerbungsunterlagen" nicht mehr als einen einzigen Ordner zu behandeln. Legen Sie für jede Phase eine kurze Anfrage fest.

Phase	Typischer Zweck	Jetzt anfordern	Zugriff	Ende der vorübergehenden Eingangskopie
Bewerbung	Erfahrung und Eignung beurteilen	Bewerbungsformular, Lebenslauf oder Arbeitsproben, die für die Stelle tatsächlich nötig sind	Zuständige Personalbeschaffung und am Auswahlverfahren Beteiligte	Nach der Regel für nicht ausgewählte Bewerber löschen oder die ausgewählte Unterlage in die nächste Phase überführen
Bedingtes Angebot	Freigegebene Prüfungen abschließen	Nur die für die konkrete Prüfung erforderlichen Nachweise	Benannte HR-Beschäftigte oder autorisierter Prüfdienst	Ergebnis im freigegebenen System erfassen und nicht benötigte Arbeitskopien entfernen
Arbeitsbeginn	Personal- und Entgeltabrechnungsdaten anlegen	In dieser Phase erforderliche unterzeichnete Formulare und administrative Nachweise	HR- und Entgeltabrechnungsbeschäftigte mit einer festgelegten Aufgabe	Aufzubewahrende Unterlagen in das offizielle HR- oder Abrechnungssystem übernehmen und danach Eingangskopien löschen
Beschäftigung oder Austritt	Eine festgelegte Änderung oder Austrittsaufgabe bearbeiten	Nur die für dieses Ereignis benötigten Dokumente	Das für das Ereignis zuständige Team	Aufgabe abschließen, erforderliche Unterlagen im offiziellen System erhalten und vorübergehende Übermittlungen löschen

Dies ist eine Ablaufvorlage, keine allgemeingültige Dokumentenliste. Arbeits-, Steuer-, Einwanderungs-, Gleichbehandlungs- und Aufzeichnungspflichten unterscheiden sich je nach Land und Tätigkeit. Bevor ein Dokument zur Anfrage hinzugefügt wird, sollte die für den Prozess verantwortliche Person die rechtliche Anforderung bestätigen.

Der Leitfaden der AEPD zum Datenschutz in Beschäftigungsverhältnissen behandelt Personalgewinnung, Beschäftigtendaten und Datenverarbeitung am Arbeitsplatz in Spanien. Die britische ICO-Leitlinie zur Personalgewinnung und Auswahl ist für die Prozessgestaltung hilfreich. Die Seite kennzeichnet den ausführlichen Text jedoch als Entwurf. Nutzen Sie die für Ihre Organisation zuständige Behörde und die anwendbaren Vorschriften.

Eine Anfrage auf eine Entscheidung ausrichten

Beginnen Sie jede Anfrage mit der Entscheidung, die sie unterstützt. "Bestätigen, dass die Person die Tätigkeit ausüben kann" ist noch zu weit gefasst. "Bestätigen, dass die Person die zum Bedienen dieser Maschine erforderliche Erlaubnis besitzt" ist konkret genug, um die Notwendigkeit eines Nachweises zu prüfen.

Halten Sie für jede angeforderte Unterlage Folgendes fest:

Den Zweck und die vom Arbeitgeber herangezogene Rechtsgrundlage
Weshalb eine weniger eingriffsintensive Unterlage nicht ausreichen würde
Die Phase der Bewerbung oder Beschäftigung, in der sie benötigt wird
Wer sie prüft und welches Ergebnis festgehalten wird
Ob das Original in eine offizielle Akte übernommen werden muss
Wann die Eingangskopie gelöscht wird

Kann das Team diese Felder nicht ausfüllen, halten Sie die Anfrage an. Eine vorsorgliche Erhebung erzeugt Informationen, die jemand schützen, erklären und später entfernen muss.

Die Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung der DSGVO verlangen, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das notwendige Maß beschränkt sind. In identifizierbarer Form dürfen sie nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert. Andere Gesetze können eine längere Aufbewahrung bestimmter Beschäftigtenunterlagen verlangen. Deshalb brauchen Eingangskopie und offizielle Akte getrennte Endpunkte.

Klare Informationen und einen eindeutigen Weg anbieten

Die Anfrage sollte von einem erkennbaren Unternehmenskontakt kommen und Folgendes erläutern:

Welches Dokument oder welche Seiten angefordert werden
Wofür der Arbeitgeber sie verwendet
Wer sie prüfen darf
Die Upload-Frist und akzeptierte Formate
Den erwarteten Löschzeitpunkt der Eingangskopie
Wo die Datenschutzinformationen des Arbeitgebers zu finden sind
Wie eine Übermittlung gegebenenfalls berichtigt oder zurückgezogen werden kann

Verwenden Sie eine feste Upload-Adresse und nicht das persönliche Postfach eines Personalvermittlers. Eine eigene E-Mail-Adresse kann als Ausweichlösung dienen. Informieren Sie die absendende Person aber darüber, dass Kopien in ihrem Ordner "Gesendet" oder bei ihrem E-Mail-Anbieter verbleiben können. Halten Sie den Betreff allgemein und wiederholen Sie dort keine Diagnose, kein Ergebnis einer Hintergrundprüfung, keinen Dateinamen und keine andere sensible Einzelheit.

Der allgemeinere Ablauf zur Annahme sensibler Dokumente enthält eine Anfragevorlage, die sich für Bewerbungen anpassen lässt.

Prüfzugriff eng an die Entscheidung binden

Eine Führungskraft benötigt möglicherweise die Bewerbung und Gesprächsnotizen, aber kein Identitätsdokument, keine Bankverbindung und keinen Nachweis einer Arbeitserlaubnis. Die Entgeltabrechnung braucht vielleicht freigegebene Stammdaten, aber nicht die vollständige Bewerbungsakte. Die IT benötigt Namen und Eintrittsdatum, ohne einen der beiden Dokumentensätze sehen zu müssen.

Legen Sie persönliche Konten an und gewähren Sie nur der kleinsten Gruppe Zugriff, die die Aufgabe erledigen kann. Vermeiden Sie ein gemeinsames Konto mit der Bezeichnung "HR". Wenn ein externer Personalvermittler oder Prüfdienst beteiligt ist, dokumentieren Sie, welche Organisation für welchen Schritt verantwortlich ist, welche Daten sie erhält und wie die Übergabe endet.

Mit der Checkliste zum Minimalprinzip beim Zugriff auf Kundendokumente lassen sich Ansicht, Originaldownload, Aufbewahrungsänderungen, Löschung und Benutzerverwaltung voneinander trennen. Dieselbe Methode eignet sich für Bewerberdokumente, auch wenn es um Beschäftigung und nicht um Kundenarbeit geht.

Sensible Prüfungen als eigenen Prozess behandeln

Gesundheits- und Behinderungsangaben, Gewerkschaftszugehörigkeit, biometrische Identifikatoren und bestimmte Diversitätsangaben können nach der DSGVO zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten gehören. Für Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen gelten eigene Regeln. Prüfungen mit solchen Daten benötigen mehr als eine sichere Upload-Seite. Der Arbeitgeber muss eine gültige Rechtsgrundlage und gegebenenfalls eine zusätzliche Voraussetzung, geeignete Informationen, Zugriffskontrollen und eine Aufbewahrungsregel festlegen.

Übernehmen Sie solche Dateien nicht in einen allgemeinen Eingangsprozess, nur weil dasselbe Team auch andere Bewerbungsunterlagen bearbeitet. Verwenden Sie einen Dienst und eine Vereinbarung, die für die betreffende Kategorie freigegeben sind.

Sunset Docs erlaubt besondere Kategorien personenbezogener Daten, Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung und Daten von Kindern nur nach einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung. Dies betrifft etwa Tätigkeiten mit medizinischen Nachweisen, Hintergrundprüfungen oder minderjährigen Bewerbern. Der Standarddienst ist für diese Dokumente nicht der richtige Übermittlungsweg.

Dieselbe Einschränkung gilt für vollständige Zahlungskartendaten, Passwörter, Authentifizierungsgeheimnisse und private Schlüssel. Auch ein Banknachweis kann mehr offenlegen, als die Entgeltabrechnung benötigt. Fordern Sie stattdessen die genauen Felder oder ein freigegebenes Abrechnungsformular an, sofern der Prozess dies zulässt.

Dokumentenannahme nicht als Identitätsprüfung bezeichnen

Der Eingang eines Passbilds beweist weder, wer es übermittelt hat, noch ob es echt ist oder zu der Person gehört, die den Link nutzt. Dateivalidierung und Schadsoftwareprüfung beantworten andere Fragen.

Muss der Arbeitgeber Identität, Qualifikationen oder Arbeitsberechtigung prüfen, legen Sie diese Prüfung gesondert fest. Je nach anwendbarem Recht kann dafür eine autorisierte Person, ein offizieller Prüfdienst, ein persönlicher Abgleich oder eine andere vorgegebene Methode nötig sein. Erfassen Sie das vom Prozess verlangte Ergebnis, statt ohne Grund zusätzliche Kopien aufzubewahren.

Sunset Docs nimmt zulässige Dateien entgegen und bereitet sie zur Prüfung vor. Der Dienst bestätigt jedoch weder die Identität der absendenden Person noch die Richtigkeit eines Dokuments.

Den Eingang beenden, ohne erforderliche Unterlagen zu verlieren

Die vorübergehende Annahme sollte mit einer ausdrücklichen Übergabe enden:

Die zuständige prüfende Person kontrolliert die Übermittlung.
Sie erfasst das Ergebnis im Bewerbungs-, HR- oder Abrechnungssystem.
Muss ein Original aufbewahrt werden, übernimmt es eine autorisierte Person in dieses freigegebene System.
Sie entfernt nicht benötigte Arbeitsnotizen und Downloads von lokalen Geräten.
Sie löscht die vorübergehende Eingangskopie oder lässt den dokumentierten Löschtermin eintreten.
Sie bewahrt nur einen knappen Prüfvermerk auf, der keine Dokumentinhalte wiedergibt.

Ein kurzer Löschzeitraum für den Eingang darf keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Beschäftigtenunterlagen verdrängen. Umgekehrt sollte der Eingangsarbeitsbereich nicht zur Dauerakte werden, nur weil für ein anderes System eine längere Aufbewahrungsfrist gilt.

Sunset Docs weist jeder Übermittlung bei Eingang einen Löschtermin zu und unterstützt eine frühere Löschung. Verbleibende geschützte Sicherungskopien folgen dem veröffentlichten Sicherungszyklus. Deshalb sollte eine aktive Löschung nicht als sofortige Entfernung aus jeder Sicherung beschrieben werden. Die Datenschutzerklärung erläutert diese Zeiträume.

Eine Anfragevorlage

Bitte laden Sie das folgende Dokument über den unten stehenden Unternehmenslink hoch:

{upload_link}

Wir benötigen es für {konkreter Zweck der Bewerbung oder Beschäftigung}. Bitte stellen Sie {genaues Dokument, genaue Seite oder genaues Feld} bis zum {Datum} bereit. {Benannte Rolle oder benanntes Team} prüft die Unterlage.

Die vorübergehende Eingangskopie soll am {Datum oder nach einem Zeitraum} gelöscht werden. Muss eine Aufzeichnung für das Beschäftigungsverfahren aufbewahrt werden, übernehmen wir die erforderliche Aufzeichnung in unser freigegebenes HR-System. Dafür gilt die unter {Link zum Datenschutzhinweis} beschriebene Aufbewahrungsregel.

Verwenden Sie diesen Link nicht für Gesundheitsdaten, Angaben zu Straftaten, Daten von Kindern, Zahlungskartendaten oder Zugangsdaten. Wenden Sie sich an {Unternehmenskontakt}, wenn das angeforderte Dokument eine dieser Kategorien enthält oder Sie einen anderen Übermittlungsweg benötigen.

Passen Sie die Zeile zu beschränkten Kategorien an den freigegebenen Dienst und den tatsächlichen Prozess an. Versprechen Sie keinen Löschtermin, der den Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers widerspricht.

Häufig gestellte Fragen

Sollten alle Bewerber mit ihrer Bewerbung ein Identitätsdokument hochladen?

In der Regel sollten Sie zuerst prüfen, ob der Identitätsnachweis in dieser Phase nötig ist. Wenn nur eine Person in der Endauswahl oder zum Arbeitsbeginn eine festgelegte Prüfung benötigt, erhöht die Erhebung von Kopien aller Bewerber das Risiko, ohne die Vorauswahl zu unterstützen.

Dürfen Führungskräfte Onboarding-Unterlagen sehen?

Nur wenn sie eine festgelegte Aufgabe haben, die diese Informationen erfordert. Die Stellung als Führungskraft allein ist kein Grund, Entgeltabrechnungs-, Identitäts- oder andere administrative Nachweise zu sehen.

Wie lange sollten Unterlagen nicht ausgewählter Bewerber aufbewahrt werden?

Es gibt keinen einheitlichen Zeitraum für alle Länder und Verfahren. Berücksichtigen Sie den Zweck, geltende Verjährungsfristen, behördliche Leitlinien, eine etwaige Einwilligung in die Nutzung für einen Talentpool und die Rechte der Person. Dokumentieren Sie die Regel und halten Sie die vorübergehende Eingangskopie von der Bewerbungsakte getrennt.

Dürfen wir den Lebenslauf einer Person für spätere Stellen behalten?

Das ist ein anderer Zweck als die Besetzung der aktuellen Stelle. Prüfen Sie die Rechtsgrundlage, stellen Sie die erforderlichen Informationen bereit, legen Sie einen Aufbewahrungszeitraum fest und ermöglichen Sie einen einfachen Widerruf. Wandeln Sie nicht stillschweigend jede Bewerbung in einen dauerhaften Talente-Pool um.

Reicht ein Dokumentenportal für die Prüfung der Arbeitsberechtigung aus?

Nein. Ein Portal kann zulässige Nachweise entgegennehmen, führt aber keine gesetzlich vorgeschriebene Prüfung durch und bestätigt keine Identität. Befolgen Sie das offizielle Verfahren des jeweiligen Landes und erfassen Sie das erforderliche Ergebnis im freigegebenen System.

Kann Sunset Docs Personalakten dauerhaft speichern?

Nein. Sunset Docs dient der vorübergehenden Annahme. Es ist weder ein HR-Archiv oder Personalaktensystem noch ein Dienst zur Identitätsprüfung. Übernehmen Sie aufzubewahrende Unterlagen in das freigegebene System des Arbeitgebers, bevor die Eingangskopie abläuft.