Dossier de location : collecter puis supprimer les pièces
Les pièces qu'un bailleur peut demander (décret 2015-1437), celles à refuser, et combien de temps garder le dossier d'un candidat non retenu selon la CNIL.
Pour un dossier de location, le bailleur ou l'agence ne peut demander au candidat et à sa caution que les pièces figurant sur la liste limitative du décret n° 2015-1437 : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, des justificatifs d'activité professionnelle et de ressources. Les pièces des candidats non retenus doivent ensuite être supprimées dès qu'elles ne servent plus, et la CNIL considère qu'une conservation de trois mois en base active est en principe adéquate pour les données collectées à l'étape de l'appréciation de la solvabilité.
Cet article s'adresse aux agences immobilières, administrateurs de biens et bailleurs qui reçoivent des dizaines de dossiers par logement. Il propose un tableau des pièces autorisées et à refuser, une règle de suppression pour les candidats écartés et une façon de collecter les dossiers sans les laisser s'accumuler dans les boîtes mail.
Ce que dit la loi
L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 renvoie à un décret en Conseil d'État la liste des pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location ou de sa caution. Le même article interdit au bailleur d'imposer, avant l'établissement du bail, la cosignature d'un ascendant ou d'un descendant du candidat. Les manquements sont punis d'une amende administrative prononcée par le préfet, qui ne peut dépasser 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.
Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe cette liste. Son annexe I vise chaque candidat, son annexe II les cautions. L'article 1er précise trois règles pratiques :
- les pièces produites peuvent être des copies ;
- elles sont rédigées ou traduites en français, et les montants sont convertis en euros ;
- les originaux doivent pouvoir être présentés à la demande du bailleur.
L'ANIL rappelle que la liste est limitative et qu'elle s'applique aux logements loués vides ou meublés à titre de résidence principale, y compris en colocation, à chacun des colocataires. Les demandes de logement social relèvent d'un autre régime, que le décret exclut expressément.
Tableau des pièces autorisées
Ce tableau reprend l'annexe I du décret dans sa version en vigueur. Pour la caution, l'annexe II suit la même logique avec quelques différences, notamment pour le justificatif de domicile (facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, attestation d'assurance logement) et pour les cautions personnes morales (extrait K bis ou statuts et pièce d'identité du représentant).
| Catégorie | Pièces que le bailleur peut demander au candidat | Nombre |
|---|---|---|
| Identité | Carte nationale d'identité, passeport ou permis de conduire, français ou étranger, en cours de validité avec photographie ; ou document justifiant du droit au séjour pour un candidat étranger | Une seule pièce |
| Domicile | Trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur ; attestation d'élection de domicile ; attestation sur l'honneur de l'hébergeant ; dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété | Une seule pièce |
| Activité professionnelle | Contrat de travail ou de stage, ou attestation de l'employeur ; extrait K ou K bis de moins de trois mois ; fiche d'immatriculation au registre national des entreprises de moins de trois mois pour l'artisanat ; certificat d'identification Insee ; carte professionnelle ; toute pièce récente attestant de l'activité ; carte d'étudiant ou certificat de scolarité | Une ou plusieurs |
| Ressources | Dernier ou avant-dernier avis d'imposition ; trois derniers bulletins de salaire ; justificatif d'indemnités de stage ; deux derniers bilans ou attestation d'un comptable ; justificatifs de prestations, pensions ou allocations des trois derniers mois ; simulation d'aide au logement ; avis d'attribution de bourse ; titre de propriété ou avis de taxe foncière ; justificatif de revenus fonciers ou mobiliers | Une ou plusieurs |
Ce qu'il ne faut pas demander
Tout ce qui ne figure pas sur la liste est exclu. Pour éviter les doutes, le référentiel de la CNIL sur la gestion locative (adopté le 6 mai 2021) cite des exemples de pièces qui ne sont en principe pas pertinentes.
| Pièce à ne pas demander | Source |
|---|---|
| Relevé de compte bancaire ou postal, justificatifs de situation financière | Référentiel CNIL, point 26 |
| Carte d'assuré social | Référentiel CNIL, point 26 |
| Extrait de casier judiciaire | Référentiel CNIL, point 26 |
| Dossier médical | Référentiel CNIL, point 26 |
| Document attestant du versement ou du non-versement de pensions alimentaires | Référentiel CNIL, point 26 |
| Contrat de mariage, certificat de concubinage | Référentiel CNIL, point 26 |
| Cosignature d'un ascendant ou d'un descendant | Article 22-2 de la loi de 1989 |
| Toute somme d'argent avant la signature du bail | Service-Public.fr |
La CNIL admet des pièces supplémentaires dans un cas précis : lorsque la location relève d'un dispositif réservé aux ménages modestes, comme le Pinel, et qu'un texte d'un niveau au moins égal à un décret fixe les conditions à vérifier.
Si le candidat envoie trop de pièces
C'est fréquent : un dossier « complet » trouvé en ligne contient souvent des relevés bancaires ou une copie de carte Vitale. Le référentiel de la CNIL (point 28) indique que l'organisme doit alors supprimer les pièces superflues ou les renvoyer au candidat. Ne les classez pas « au cas où ».
Combien de temps garder les dossiers
Le référentiel de la CNIL donne des durées indicatives, sauf disposition légale contraire :
- Candidats, à l'étape de l'appréciation de la solvabilité : trois mois en base active sont en principe adéquats.
- Candidat retenu : la durée du bail jusqu'à la clôture des comptes du locataire en base active, puis un archivage intermédiaire qui ne devrait pas dépasser en principe trois ans en gestion directe ou cinq ans en gestion déléguée.
- Prospects, avant toute candidature : trois ans à compter du dernier contact pour les données de prospection (identité, coordonnées, critères de recherche).
Lors de contrôles menés auprès d'agences immobilières, la CNIL a insisté sur la limitation de la conservation des pièces, « tout particulièrement dans le cas où la demande est finalement rejetée par l'agence ». Les pièces doivent être détruites dès qu'elles n'apparaissent plus utiles à la décision d'attribution.
Trois mois sont donc un plafond raisonnable, pas un objectif. Une approche simple pour les candidats non retenus :
- Fixez une date de suppression dès la réception du dossier, au plus tard trois mois après.
- Supprimez plus tôt dès que le logement est attribué et que le bail est signé.
- Si vous estimez devoir garder une trace en cas de contestation, par exemple pour discrimination, conservez une fiche de décision sans les pièces (date, logement, motif objectif) et justifiez cette durée d'archivage, comme le prévoit le point 54 du référentiel.
- Ne réutilisez pas un dossier pour un autre logement sans en informer le candidat. Le référentiel (point 18) interdit de réutiliser les données pour un objectif incompatible avec la finalité initiale.
Pour le candidat retenu, transférez uniquement les pièces nécessaires vers votre logiciel de gestion locative, puis supprimez la copie de réception.
DossierFacile : accepter un lien plutôt que des copies
DossierFacile est le dossier de location numérique de l'État. Selon ses conditions générales, le service est développé et opéré par le ministère de la Transition écologique, et son utilisation est « libre, facultative et gratuite ». Le candidat dépose les pièces demandées, qui sont recouvertes du filigrane « Document exclusivement destiné à la location d'appartement » pour lutter contre la fraude. Le service vérifie et labellise les dossiers, sans garantir l'authenticité des pièces. Le candidat transmet ensuite son dossier par un lien plutôt que par des copies.
Pour une agence, accepter un lien DossierFacile évite de stocker des copies. Attention toutefois : si vous téléchargez les pièces depuis ce lien, vous en redevenez responsable et votre règle de suppression s'applique.
Collecter les dossiers par lien de dépôt avec suppression automatique
Tous les candidats n'ont pas de dossier DossierFacile. Beaucoup envoient leurs pièces par e-mail, ce qui multiplie les copies : boîte de réception de l'agent, transferts au propriétaire, téléchargements sur le poste. Personne ne les supprime trois mois plus tard.
Un lien de dépôt permet de recevoir les pièces au même endroit, avec une date de suppression fixée d'avance. Avec Sunset Docs, chaque espace de travail dispose d'un lien de dépôt, également imprimable en QR code pour la vitrine ou l'accueil, et d'une adresse e-mail dédiée. Le candidat n'a pas besoin de compte, et l'agence peut rendre son adresse e-mail facultative. Les formats courants sont acceptés (PDF, JPG, PNG, HEIC et autres), jusqu'à 10 fichiers par envoi.
Chaque document reçoit une date de suppression : 1, 8 ou 24 heures, ou 7, 30 ou 90 jours sur toutes les offres. Un délai de 90 jours correspond au plafond de trois mois retenu par la CNIL pour les candidats, et vous pouvez supprimer plus tôt dès l'attribution du logement. La suppression efface les originaux, les aperçus, les clés, les noms de fichiers et les informations sur l'expéditeur. Il reste un enregistrement minimal sans contenu. Les sauvegardes chiffrées de la base de données expirent sous 30 jours, pas instantanément.
L'équipe consulte des images de pages filigranées dans le navigateur, pas le fichier original, sauf si le propriétaire de l'espace de travail autorise le téléchargement de l'original, qui est alors journalisé. Les ouvertures, impressions, téléchargements et suppressions apparaissent dans un journal d'activité. Le fonctionnement détaillé est décrit sur la page collecte de documents.
Les limites sont importantes dans ce métier :
- Sunset Docs ne vérifie ni l'identité du candidat ni l'authenticité des pièces. Les contrôles de fichiers ne détectent pas les faux documents.
- Ce n'est pas un logiciel de gestion locative ni un archivage. Le dossier du locataire retenu doit être transféré dans votre outil habituel.
- Le filigrane décourage et trace la réutilisation, mais n'empêche pas une capture d'écran ou une photo.
- Les données de santé et les données relatives aux condamnations pénales ne sont pas prises en charge par défaut. C'est cohérent avec la liste du décret, qui ne les prévoit pas, mais pensez-y pour d'autres démarches, comme une réduction de préavis justifiée par l'état de santé.
Pour réduire encore ce que vous recevez, la checklist de minimisation des données aide à rédiger une demande de pièces précise.
Questions
Le bailleur peut-il exiger l'original d'une pièce ?
Le candidat peut fournir des copies. Le décret prévoit seulement que les originaux doivent pouvoir être présentés à la demande du bailleur : il s'agit de pouvoir les montrer, pas de les remettre.
La liste s'applique-t-elle à chaque colocataire ?
Oui. L'ANIL précise qu'en colocation, la liste s'applique à chaque colocataire. Chaque dossier suit la même règle de suppression s'il n'est pas retenu.
Peut-on garder un bon dossier pour un prochain logement ?
Pas sans prévenir le candidat. La réutilisation pour un autre bien est une nouvelle finalité. Demandez-lui s'il souhaite rester en lice, informez-le de la durée de conservation et supprimez le dossier à l'échéance.
Que faire d'un relevé bancaire reçu sans l'avoir demandé ?
Supprimez-le ou renvoyez-le au candidat, comme l'indique le référentiel de la CNIL. Demandez une pièce de la liste à la place, par exemple les trois derniers bulletins de salaire.
Le propriétaire veut recevoir tous les dossiers par e-mail. Est-ce un problème ?
Chaque transfert crée une copie hors de votre contrôle, que votre règle de suppression n'atteindra pas. Transmettez plutôt une synthèse ou un accès limité dans le temps, et uniquement pour les candidats présélectionnés.
Les mêmes règles s'appliquent-elles à un bailleur particulier ?
L'interdiction de demander d'autres pièces que celles du décret s'applique à tout bailleur. Le référentiel de la CNIL vise les professionnels et les organismes qui louent à titre professionnel, mais les principes de minimisation et de durée limitée du RGPD restent un bon repère pour tous.