Collecte de documents et portail client

Pour qui

Pour les petites entreprises qui doivent voir un document sensible le temps d'une démarche et ne veulent pas le garder ensuite : cabinets d'expertise comptable qui préparent une déclaration, agences immobilières qui étudient un dossier de location, services RH lors d'une embauche, courtiers en assurance, ou ateliers de reprographie qui reçoivent des fichiers à imprimer.

Tous formulent la même demande : « envoyez-nous une copie de votre pièce d'identité et vos trois derniers bulletins de salaire ». Sans outil dédié, ces copies finissent en pièces jointes, dans des messageries et des dossiers partagés, et elles y restent des années.

La collecte de documents en pratique

Une agence immobilière a besoin de la pièce d'identité et d'un justificatif de revenus d'un candidat locataire. Au lieu de demander des pièces jointes, elle lui envoie un court message avec le lien de dépôt et fixe la suppression par défaut à 30 jours.

Le candidat ouvre le lien sur son téléphone, prend ses photos ou choisit ses PDF, indique son nom et envoie. L'équipe reçoit une notification par e-mail sans nom de fichier ni contenu. Elle ouvre l'envoi, vérifie les pages filigranées et note sa décision dans son propre logiciel.

Si le candidat se retire, l'agence supprime l'envoi le jour même. Sinon, Sunset Docs le supprime au bout des 30 jours. Le journal d'activité montre qui a ouvert et imprimé quoi.

E-mail, dossier partagé ou portail de dépôt

Question	Pièces jointes par e-mail	Dossier partagé	Sunset Docs
Où restent les copies ?	Envois du client, votre boîte, leurs sauvegardes	Partout où le dossier se synchronise	Dans un espace de travail, chiffrées
Le navigateur reçoit-il l'original ?	Oui	Oui	Non, par défaut seulement des aperçus filigranés
Quand le fichier est-il supprimé ?	Quand quelqu'un y pense	Quand quelqu'un y pense	À une date fixée dès l'arrivée
Les accès sont-ils tracés ?	Rarement	Selon l'offre et les réglages	Ouvertures, impressions, téléchargements, suppressions
Le client doit-il créer un compte ?	Non	Souvent	Non

Ce que Sunset Docs ne fait pas

Sunset Docs est une boîte de réception temporaire. Mieux vaut savoir où elle s'arrête :

Ce n'est ni une GED, ni un outil d'archivage, ni un espace client à long terme.
Il n'y a ni connexion client, ni messagerie, ni signature électronique, ni liste de pièces.
Il ne vérifie ni l'identité de l'expéditeur ni l'authenticité d'un document.
Le filigrane dissuade et permet de tracer une réutilisation, mais toute personne qui voit une page peut la photographier.
La suppression concerne les copies présentes dans Sunset Docs. Elle n'efface pas ce qui reste sur le téléphone du client, ni ce que votre équipe a téléchargé ou imprimé.
Les contrôles et l'analyse antivirus réduisent le risque sans détecter tous les fichiers malveillants.

Liste de contrôle avant de vous lancer

Notez les pièces dont la démarche a besoin et retirez celles que vous demanderiez « au cas où ».
Choisissez une suppression par défaut adaptée à la tâche, par exemple 8 heures pour une impression ou 30 jours pour un dossier de location.
Décidez si l'adresse e-mail de l'expéditeur est obligatoire ou facultative.
Décidez si les originaux peuvent être téléchargés et si les copies imprimées portent un filigrane.
Invitez les personnes qui examinent les documents et demandez-leur d'activer la vérification en deux étapes.
Ajoutez le lien à votre modèle de demande, à votre site ou à l'affiche du comptoir.
Convenez de l'endroit où seront archivées les pièces que la loi vous oblige à conserver, et déplacez-les avant la date de suppression.

Les offres commencent à 12 € par mois et par espace de travail, avec membres illimités, et l'essai de 14 jours se fait sans carte bancaire.

Questions fréquentes

Sunset Docs est-il un portail client complet ?

C'est un portail de dépôt pour recevoir des documents, pas un espace client permanent. Vos clients ne se connectent pas, ne voient pas leurs envois passés, ne vous écrivent pas et ne signent rien. Pour cela, utilisez votre logiciel métier ou une GED, et gardez Sunset Docs pour les pièces sensibles qui ne doivent pas rester.

Puis-je envoyer une liste de pièces ou des relances automatiques ?

Non. Sunset Docs ne gère ni listes de pièces ni relances. Indiquez ce dont vous avez besoin dans votre propre message, avec le lien de dépôt. L'expéditeur peut ajouter son nom ou une référence pour que vous rattachiez l'envoi au bon dossier.

Puis-je garder un document plus de 365 jours ?

Non. Le maximum est de 90 jours avec Starter et de 365 jours avec Team et Business. Si une loi ou un contrat vous impose de conserver une pièce, le propriétaire peut autoriser le téléchargement de l'original, qui est tracé, et vous la classez dans vos archives avant la date de suppression.

Que deviennent les documents si nous arrêtons de payer ?

Lorsque l'abonnement n'est plus actif, les nouveaux dépôts sont suspendus, mais les documents existants gardent leur date de suppression. Fin d'essai, échec de paiement ou résiliation ne prolongent jamais la durée de conservation d'un fichier.

Y a-t-il des documents à ne pas collecter ainsi ?

Oui. Par défaut, le service n'est pas prévu pour les données de santé ou d'autres catégories particulières, les casiers judiciaires, les données d'enfants, les numéros de carte complets, les mots de passe ou les clés privées. Ne demandez que les pièces vraiment nécessaires.

Collectez les documents de vos clients, puis laissez-les partir

De la demande à la suppression

Plus de pièces jointes qui traînent

Des aperçus plutôt que des originaux

Chaque fichier a une fin