Aucune conservation illimitée
Chaque document a une date de suppression. La fin de l'essai, un échec de paiement ou une résiliation ne la repoussent pas.
Suppression automatique
Une suppression automatique pour chaque document reçu
Selon le RGPD, la durée de conservation des données personnelles doit être limitée à ce qu'exige la finalité du traitement. Sunset Docs l'applique aux documents que vous recevez : chaque fichier arrive avec une date de suppression, et l'original, les aperçus et les informations du fichier sont effacés à cette date.
Aucune carte bancaire requise. Jusqu'à 10 fichiers reçus.
Fonctionnement
De la demande à la suppression
- Choisissez une durée par défautRéglez l'espace de travail sur 1, 8 ou 24 heures, ou 7, 30 ou 90 jours. Team et Business ajoutent 365 jours et une date précise, qui se termine à 23 h 59, heure de Madrid.
- Ajustez un envoi si besoinDéplacez une date de suppression dans la limite de votre offre ou supprimez l'envoi dès que le travail est fini. Chaque modification figure dans le journal d'activité.
- La suppression s'exécute à la date prévueSunset Docs efface l'original, les aperçus, les fichiers d'impression temporaires, les clés de chiffrement, le nom du fichier et les informations sur l'expéditeur. Une étape qui échoue est relancée jusqu'à son terme.
- Seule une trace minimale subsisteUne courte trace indique que des fichiers ont été supprimés et quand. Elle ne contient ni document, ni nom de fichier, ni identité de l'expéditeur, et reste 12 mois.
Une suppression dont vous pouvez rendre compte
Le journal d'activité consigne ouvertures, impressions, téléchargements, changements de date et suppressions, pour montrer combien de temps les copies ont existé.
Transparence sur les sauvegardes
Les sauvegardes chiffrées de la base de données expirent sous 30 jours. Les données supprimées qui y figurent ne sont pas restaurées pour l'accès ordinaire des clients.
Ce que veut dire limiter la conservation
La limitation de la conservation fait partie des principes fondamentaux du RGPD. L'article 5, paragraphe 1, point e), prévoit que les données permettant d'identifier une personne ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités du traitement.
La CNIL le rappelle dans sa page sur les durées de conservation des données : les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Pour de nombreux traitements, aucun texte ne fixe la durée, et c'est au responsable de traitement de la déterminer selon l'objectif poursuivi.
La CNIL décrit aussi le cycle de vie des données : conservation en base active pendant le temps nécessaire à l'objectif, puis, le cas échéant, archivage intermédiaire et archivage définitif. Pour les documents reçus, Sunset Docs ne couvre que la base active.
La copie reçue n'est pas votre archive
Il faut distinguer deux choses :
- La copie de collecte. La photo d'une pièce d'identité ou le PDF d'un bulletin de salaire qu'un client vous envoie pour une vérification. Une fois la vérification faite, la finalité est en général atteinte.
- La pièce d'archive. La facture, le contrat, le dossier fiscal ou du personnel que la loi ou vos règles internes vous imposent de garder, parfois des années.
Sunset Docs s'occupe de la première. La seconde relève de votre archive, de votre logiciel comptable ou de votre SIRH. Les durées légales varient selon le pays, le secteur et le type de document, et il n'existe pas de tableau universel. Les fixer reste la responsabilité de l'entreprise, idéalement avec votre conseil.
Ce que Sunset Docs supprime, et quand
| Élément | À la date de suppression |
|---|---|
| Fichier original, sur nos serveurs et dans la copie chiffrée des objets | Supprimé |
| Aperçus et fichiers d'impression temporaires | Supprimés |
| Clés de chiffrement propres au document | Supprimées |
| Nom du fichier, informations sur l'expéditeur et autres métadonnées sensibles | Supprimés |
| Liens qui ouvraient le document | Ne fonctionnent plus |
| Trace minimale de suppression, sans contenu, nom ni expéditeur | Conservée 12 mois |
| Sauvegardes chiffrées de la base de données | Les reliquats expirent sous 30 jours |
| Copies hors de Sunset Docs (téléchargements, impressions, téléphone ou messagerie du client) | Non concernées |
Fiche pratique : choisir la date de suppression
Répondez à ces questions pour chaque type de document collecté :
- Pourquoi avons-nous besoin de ce document, en une phrase ?
- Quand cette finalité est-elle atteinte ?
- Une loi ou un contrat nous oblige-t-il à garder une trace ensuite ? Si oui, où sera-t-elle archivée ?
- Qui la transfère dans notre système avant la date de suppression ?
- Quelle est la durée Sunset Docs la plus courte qui couvre les points 2 à 4 ?
Quelques exemples de réponses au point 5. Ils décrivent une tâche, pas une durée légale :
| Tâche | Réglage courant |
|---|---|
| Imprimer le fichier d'un client au comptoir | 1 ou 8 heures |
| Étudier un dossier de location ou une candidature | 7 ou 30 jours |
| Préparer la déclaration annuelle d'un client | 30 ou 90 jours |
| Un projet avec une date de fin connue | Date précise (Team et Business) |
Ce que la suppression automatique ne fait pas
Elle ne fixe pas vos durées de conservation, ne vous rend pas conforme et n'efface pas les copies conservées hors de Sunset Docs. Elle ne supprime pas non plus instantanément les reliquats de sauvegarde. Elle fait une seule chose, de façon fiable : les documents reçus ici ne survivent pas à la date que vous avez choisie.
Questions fréquentes
La suppression automatique nous rend-elle conformes au RGPD ?
Aucun outil n'y suffit à lui seul. La suppression automatique vous aide à appliquer la limitation de la conservation aux copies présentes dans Sunset Docs. Il vous faut toujours une base légale pour demander chaque pièce, vos propres durées pour vos archives et une information des personnes qui explique les deux.
Quelle durée de conservation choisir ?
Le RGPD n'en fixe pas. Choisissez la plus courte qui couvre la tâche : quelques heures pour une impression, quelques semaines pour étudier un dossier. Les durées légales des pièces fiscales, comptables ou sociales dépendent des textes qui s'appliquent à vous et concernent vos archives, pas la copie reçue.
Peut-on prolonger la date de suppression d'un document ?
Oui, dans la limite de l'offre : 90 jours avec Starter et 365 jours avec Team et Business. La modification est tracée. En cas de passage à une offre inférieure, les durées par défaut et les dates plus longues sont ramenées à la nouvelle limite.
Et si nous devons passer en archivage intermédiaire ?
Sunset Docs ne fait pas d'archivage intermédiaire : il supprime. Si une obligation légale vous impose de conserver une pièce, le propriétaire peut autoriser le téléchargement de l'original, qui est tracé, et vous la placez dans votre propre archive avant la date de suppression.
Que deviennent les copies téléchargées ou imprimées ?
Elles sont hors de Sunset Docs et ne sont pas supprimées. Les téléchargements et impressions sont tracés, vous savez donc quelles copies existent et qui en est responsable.
Configurez votre boîte de réception de documents sensibles
Commencez avec une boîte de réception qui accepte les fichiers depuis un portail de dépôt ou une adresse e-mail dédiée, avec suppression automatique de chaque nouveau dépôt.
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