Keine Speicherung ohne Ende
Jedes Dokument hat einen Löschtermin. Ende der Testphase, gescheiterte Zahlung oder Kündigung schieben ihn nicht hinaus.
Automatische Löschung
Löschfristen nach DSGVO für jedes eingehende Dokument
Die DSGVO legt keine festen Löschfristen fest, verlangt aber, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie der Zweck es erfordert. Sunset Docs setzt das für eingehende Unterlagen um: Jede Datei erhält beim Eingang einen Löschtermin, und an diesem Termin werden Original, Vorschaubilder und Dateiangaben gelöscht.
Keine Karte erforderlich. Bis zu 10 empfangene Dateien.
So funktioniert es
Von der Anfrage bis zur Löschung
- Standardfrist wählenStellen Sie den Arbeitsbereich auf 1, 8 oder 24 Stunden oder auf 7, 30 oder 90 Tage ein. Team und Business bieten zusätzlich 365 Tage und ein festes Datum, das um 23:59 Uhr Madrider Zeit endet.
- Einzelne Übermittlung anpassenVerschieben Sie einen Löschtermin innerhalb der Tarifgrenze oder löschen Sie eine Übermittlung, sobald der Vorgang erledigt ist. Jede Änderung steht im Aktivitätsprotokoll.
- Löschung zum TerminSunset Docs löscht Original, Vorschaubilder, temporäre Druckdateien, Schlüssel, Dateinamen und Absenderangaben. Scheitert ein Schritt, wird er bis zum Abschluss wiederholt.
- Nur ein knapper Vermerk bleibtEin kurzer Vermerk zeigt, dass und wann Dateien gelöscht wurden. Er enthält weder Inhalt noch Dateinamen noch Absender und wird 12 Monate aufbewahrt.
Löschung, die Sie belegen können
Das Aktivitätsprotokoll erfasst Öffnen, Drucken, Herunterladen, geänderte Löschtermine und Löschungen. So können Sie zeigen, wie lange Eingangskopien existierten.
Ehrlich bei Backups
Verschlüsselte Datenbank-Backups laufen innerhalb von 30 Tagen ab. Gelöschte Daten in einem Backup werden nie für den normalen Zugriff wiederhergestellt.
Was Speicherbegrenzung bedeutet
Speicherbegrenzung gehört zu den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen Daten in einer Form, die die Identifizierung erlaubt, nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist.
Wie das praktisch aussieht, zeigt das veröffentlichte Löschkonzept der BfDI, der Datenschutzaufsicht des Bundes. Um rechtzeitig zu löschen, braucht es danach Fristen für die Löschung oder für eine regelmäßige Überprüfung, mit Verweis auf Erwägungsgrund 39 DSGVO. Eine Löschregel besteht dort aus einer Löschfrist, einem Startzeitpunkt und einer verantwortlichen Stelle.
Eingangskopie und Aufbewahrung trennen
In vielen Löschkonzepten werden zwei Dinge vermischt:
- Die Eingangskopie. Das Foto eines Ausweises oder das PDF einer Gehaltsabrechnung, die ein Mandant für eine Prüfung schickt. Ist die Prüfung erledigt, ist der Zweck meist erfüllt.
- Die aufbewahrungspflichtige Unterlage. Rechnung, Vertrag, Steuer- oder Personalakte, die Sie nach Gesetz oder eigener Regel aufbewahren müssen, oft über Jahre.
Sunset Docs deckt die erste Datenart ab. Die zweite gehört in Ihr Archiv, Ihre Buchhaltungs- oder Personalsoftware. Aufbewahrungsfristen hängen vom Land, der Branche und der Art der Unterlage ab, und eine allgemeingültige Tabelle gibt es nicht. Sie festzulegen, ist Aufgabe des Unternehmens, am besten gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsberatung.
Was Sunset Docs wann löscht
| Bestandteil | Zum Löschtermin |
|---|---|
| Originaldatei, auf unseren Servern und in der verschlüsselten Objektkopie | Gelöscht |
| Vorschaubilder und temporäre Druckdateien | Gelöscht |
| Dokumentbezogene, umschlossene Schlüssel | Gelöscht |
| Dateiname, Absenderangaben und weitere sensible Metadaten | Gelöscht |
| Links, die das Dokument geöffnet haben | Funktionieren nicht mehr |
| Knapper Löschvermerk ohne Inhalt, Dateinamen oder Absender | 12 Monate aufbewahrt |
| Verschlüsselte Datenbank-Backups | Restbestände laufen innerhalb von 30 Tagen ab |
| Kopien außerhalb von Sunset Docs (Downloads, Ausdrucke, Smartphone oder Postfach des Absenders) | Nicht betroffen |
Vorlage: Löschregel für Ihr Löschkonzept
Übernehmen Sie diese Zeile in Ihr Löschkonzept und passen Sie sie je Unterlagenart an:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Datenart | Eingehende Einkommensnachweise zur Mieterprüfung |
| Datenbestand | Sunset Docs, Arbeitsbereich „Vermietung“ |
| Löschfrist | 30 Tage |
| Startzeitpunkt | Eingang der Übermittlung |
| Verantwortlich | Teamleitung Vermietung |
| Aufbewahrungspflichtige Teile | Werden vor dem Löschtermin ins Archiv übernommen, dort gilt eine eigene Löschregel |
Typische Einstellungen für andere Vorgänge. Sie beschreiben die Aufgabe, keine gesetzliche Frist:
| Vorgang | Übliche Einstellung |
|---|---|
| Druckauftrag am Empfang | 1 oder 8 Stunden |
| Bewerbungs- oder Mieterprüfung | 7 oder 30 Tage |
| Vorbereitung einer Jahressteuererklärung | 30 oder 90 Tage |
| Projekt mit bekanntem Enddatum | Festes Datum (Team und Business) |
Was die automatische Löschung nicht leistet
Sie legt Ihre Fristen nicht fest, macht Sie nicht DSGVO-konform und löscht keine Kopien außerhalb von Sunset Docs. Restbestände in Backups verschwinden nicht sofort. Sie erledigt eine klar umrissene Aufgabe zuverlässig: Die Unterlagen, die hier eingehen, überdauern den gewählten Termin nicht.
Häufige Fragen
Macht uns die automatische Löschung DSGVO-konform?
Das kann kein Werkzeug allein. Die automatische Löschung hilft Ihnen, die Speicherbegrenzung für die Kopien in Sunset Docs umzusetzen. Sie brauchen weiterhin eine Rechtsgrundlage für jede Anforderung, eigene Fristen für Ihr Archiv und Datenschutzhinweise, die beides erklären.
Welche Löschfrist ist die richtige?
Die DSGVO nennt keine. Wählen Sie die kürzeste Frist, die den Vorgang abdeckt, etwa Stunden für einen Druckauftrag oder einige Wochen für eine Bewerbungs- oder Mieterprüfung. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für steuerliche, handelsrechtliche oder arbeitsrechtliche Unterlagen hängen von Ihrem Fall ab und gelten für Ihr Archiv, nicht für die Eingangskopie.
Kann jemand den Löschtermin verlängern?
Ja, bis zur Tarifgrenze: 90 Tage in Starter, 365 Tage in Team und Business. Die Änderung wird protokolliert. Bei einem Wechsel in einen kleineren Tarif werden längere Standardfristen und Termine auf die neue Grenze verkürzt.
Was ist mit heruntergeladenen oder gedruckten Kopien?
Diese Kopien liegen außerhalb von Sunset Docs und werden nicht gelöscht. Downloads und Ausdrucke werden protokolliert, sodass Sie wissen, welche Kopien es gibt und wer dafür verantwortlich ist.
Was passiert, wenn wir den ganzen Arbeitsbereich löschen?
Die Löschung der aktiven Dokumente beginnt sofort. Sichern Sie vorher alles, was Sie gesetzlich aufbewahren müssen.
Richten Sie Ihren Eingang für sensible Dokumente ein
Beginnen Sie mit einem Dokumenteneingang, der Dateien über ein Upload-Portal oder eine eigene E-Mail-Adresse annimmt und jede neue Übermittlung automatisch löscht.
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