Dokumente von Mandanten einsammeln und danach wieder löschen

Für wen

Für kleine Unternehmen und Kanzleien, die ein sensibles Dokument für einen bestimmten Vorgang sehen müssen und es danach nicht behalten wollen. Typisch sind Steuerberater bei der Erklärung, Hausverwaltungen und Makler bei der Prüfung von Mietinteressenten, Personalabteilungen beim Onboarding, Versicherungsmakler und Copyshops, die Dateien zum Drucken bekommen.

Alle stellen dieselbe Bitte: „Schicken Sie uns bitte eine Ausweiskopie und die letzten drei Gehaltsabrechnungen.“ Ohne passendes Werkzeug landen diese Kopien in E-Mail-Anhängen, Messengern und geteilten Ordnern, und dort bleiben sie jahrelang.

So läuft das Einsammeln in der Praxis

Eine Hausverwaltung hat sich für einen Mietinteressenten entschieden und braucht vor der Vertragsunterzeichnung einen Einkommensnachweis, etwa die letzten Gehaltsabrechnungen, auf denen nicht benötigte Angaben geschwärzt sind. Statt um Anhänge zu bitten, schickt sie eine kurze Nachricht mit dem Upload-Link und stellt die Standardlöschung auf 30 Tage.

Der Interessent öffnet den Link auf dem Smartphone, fotografiert die Unterlagen oder wählt PDFs aus, gibt seinen Namen ein und sendet ab. Das Team bekommt eine Benachrichtigung ohne Dateinamen und ohne Inhalt. Es öffnet die Übermittlung, prüft die Seiten mit Wasserzeichen und hält die Entscheidung in der eigenen Software fest.

Springt der Interessent ab, löscht das Team die Übermittlung am selben Tag. Sonst löscht Sunset Docs sie nach 30 Tagen. Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer was geöffnet und gedruckt hat.

E-Mail, geteilter Ordner oder Upload-Portal

Was Sunset Docs nicht leistet

Sunset Docs ist ein befristeter Dokumenteneingang. Die Grenzen sollten Sie kennen:

• Es ist kein DMS, kein Archiv und kein dauerhaftes Mandantenportal.
• Es gibt keine Mandanten-Logins, keine Nachrichten, keine elektronische Signatur und keine Unterlagenlisten.
• Es prüft weder die Identität des Absenders noch die Echtheit eines Dokuments.
• Ein Wasserzeichen schreckt ab und macht Weitergabe nachvollziehbar, aber wer eine Seite sieht, kann sie abfotografieren.
• Die Löschung betrifft Kopien in Sunset Docs. Sie entfernt nichts vom Smartphone des Absenders und keine Dateien, die Ihr Team heruntergeladen oder gedruckt hat.
• Prüfungen und Virenscan senken das Risiko, erkennen aber nicht jede schädliche Datei.

Checkliste vor dem Start

1. Notieren Sie, welche Unterlagen der Vorgang braucht, und streichen Sie alles, was Sie nur „für alle Fälle“ anfordern würden.
2. Wählen Sie eine passende Standardlöschung, etwa 8 Stunden für einen Druckauftrag oder 30 Tage für eine Mieterprüfung.
3. Legen Sie fest, ob Absender eine E-Mail-Adresse angeben müssen oder ob sie optional bleibt.
4. Entscheiden Sie, ob Originale heruntergeladen werden dürfen und ob Ausdrucke ein Wasserzeichen tragen.
5. Laden Sie die Personen ein, die Unterlagen prüfen, und bitten Sie sie, die Bestätigung in zwei Schritten zu aktivieren.
6. Setzen Sie den Link in Ihre Anfragevorlage, auf Ihre Website oder auf den Aufsteller am Empfang.
7. Klären Sie, wo aufbewahrungspflichtige Unterlagen abgelegt werden, und verschieben Sie sie vor dem Löschtermin dorthin.

Die Tarife beginnen bei 12 EUR pro Monat und Arbeitsbereich, mit unbegrenzt vielen Mitgliedern. Die 14-tägige Testphase kommt ohne Karte aus.