Geen bijlagen meer in de mailbox
Documenten komen binnen in één gedeelde werkruimte, niet in persoonlijke mailboxen, verzonden items en WhatsApp-gesprekken die niemand opruimt.
Documenten verzamelen
Een klantportaal laten maken alleen om documenten te ontvangen?
Voor het verzamelen van gevoelige documenten hoef je geen klantportaal te laten maken. Met Sunset Docs sturen klanten hun id-bewijs, loonstroken, contracten of bankafschriften via jouw uploadlink of documentadres, zonder account. Je team bekijkt previews met watermerk, en elk bestand wordt verwijderd op de datum die je kiest.
Geen creditcard nodig. Tot 10 ontvangen bestanden.
Zo werkt het
Van aanvraag tot verwijdering
- Deel je uploadlinkZet de link in je verzoek, print hem als QR-code voor de balie of geef klanten het e-mailadres van je werkruimte. Afzenders hebben geen account nodig.
- De klant uploadt vanaf de telefoonPDF, JPG, PNG, HEIC, WebP, AVIF, TIFF, GIF en BMP worden geaccepteerd. Maximaal 10 bestanden per inzending, 20 MB per bestand en 25 MB in totaal. Bestanden worden op inhoud gecontroleerd en op malware gescand.
- Je team bekijkt de previewsTeamleden zien afbeeldingen van elke pagina met watermerk in de browser, niet het originele bestand. Openen, printen en downloaden komen in het activiteitenlog.
- Verwijderen gaat vanzelfElke inzending krijgt een verwijderdatum tussen 1 uur en 90 dagen, of tot 365 dagen bij Team en Business. Ben je eerder klaar, dan verwijder je eerder.
Previews in plaats van originelen
De browser krijgt afbeeldingen met watermerk. Het origineel downloaden staat uit tot de eigenaar het toestaat, en elke download wordt vastgelegd.
Elk bestand heeft een einddatum
Er is geen instelling om alles voor altijd te bewaren. Verwijderen gaat door, ook als de proefperiode afloopt, een betaling mislukt of het abonnement wordt opgezegd.
Voor wie
Voor kleine bedrijven die een gevoelig document voor één klus moeten zien en het daarna niet willen houden. Denk aan boekhouders die een aangifte voorbereiden, makelaars en verhuurders die een huurder beoordelen, HR bij een indiensttreding, verzekeringsadviseurs en copyshops die bestanden krijgen om te printen.
Ze stellen allemaal dezelfde vraag: "Stuur je een kopie van je id en je laatste drie loonstroken?" Zonder goed hulpmiddel belanden die kopieën in e-mailbijlagen, chats en gedeelde mappen, en daar blijven ze jaren staan.
Zo werkt documenten verzamelen in de praktijk
Een verhuurmakelaar heeft van een woningzoekende een id-bewijs en een inkomensbewijs nodig. In plaats van om bijlagen te vragen, stuurt hij een kort bericht met de uploadlink en zet de standaard verwijderdatum op 30 dagen.
De woningzoekende opent de link op de telefoon, maakt foto's of kiest pdf's, vult zijn naam in en verstuurt. Het team krijgt een melding zonder bestandsnamen of inhoud. Het opent de inzending, controleert de pagina's met watermerk en legt het besluit vast in de eigen software.
Haakt de woningzoekende af, dan verwijdert het team de inzending dezelfde dag. Anders doet Sunset Docs dat na 30 dagen. Het activiteitenlog laat zien wie wat heeft geopend en geprint.
Klantportaal laten maken of een kant-en-klaar uploadportaal
| Vraag | Maatwerk klantportaal | E-mailbijlagen | Sunset Docs |
|---|---|---|---|
| Hoe snel kun je starten? | Na bouw en testen | Direct | Direct, na aanmelden |
| Waar blijven kopieën? | Afhankelijk van hoe het is gebouwd | Verzonden items, je inbox, back-ups | In één werkruimte, versleuteld |
| Krijgt de browser het origineel? | Afhankelijk van de bouw | Ja | Nee, standaard alleen previews met watermerk |
| Wanneer wordt een bestand verwijderd? | Zoals jij het laat bouwen | Als iemand eraan denkt | Op een vaste datum, vanaf binnenkomst |
| Heeft de klant een account nodig? | Vaak wel | Nee | Nee |
Wat het niet doet
Sunset Docs is een tijdelijke documentinbox. Dit zijn de grenzen:
- Het is geen DMS, geen archief en geen klantomgeving voor de lange termijn.
- Er zijn geen klantlogins, berichten, e-handtekening of documentlijsten.
- Het controleert niet de identiteit van de afzender of de echtheid van een document.
- Een watermerk ontmoedigt en maakt hergebruik herleidbaar, maar wie een pagina ziet, kan die nog steeds fotograferen.
- Verwijderen geldt voor kopieën in Sunset Docs. Het haalt niets weg van de telefoon van de afzender, en ook niet wat je team heeft gedownload of geprint.
- Controles en malwarescans verkleinen het risico, maar vangen niet elk schadelijk bestand af.
Checklist voordat je begint
- Schrijf op welke documenten de klus nodig heeft en schrap wat je "voor de zekerheid" zou vragen.
- Kies een standaard verwijderdatum die bij de taak past, bijvoorbeeld 8 uur voor printwerk of 30 dagen voor een huurbeoordeling.
- Bepaal of afzenders hun e-mailadres moeten opgeven of dat het optioneel is.
- Bepaal of originelen gedownload mogen worden en of prints een watermerk krijgen.
- Nodig de mensen uit die documenten beoordelen en vraag ze tweestapsverificatie aan te zetten.
- Zet de link in je standaardverzoek, op je website of op het bordje bij de balie.
- Spreek af waar je stukken bewaart die je wettelijk moet houden, en zet ze daar voor de verwijderdatum neer.
Abonnementen beginnen bij 12 euro per maand per werkruimte, met een onbeperkt aantal teamleden. De proefperiode van 14 dagen vraagt geen creditcard.
Veelgestelde vragen
Is Sunset Docs een volledig klantportaal?
Nee. Het is een uploadportaal om documenten te ontvangen, geen blijvende klantomgeving. Klanten loggen niet in, zien geen eerdere inzendingen, sturen geen berichten en ondertekenen niets. Daarvoor gebruik je je praktijksoftware of een DMS, en Sunset Docs voor de gevoelige stukken die niet mogen blijven.
Wanneer is een klantportaal laten maken wel zinvol?
Als klanten jarenlang dossiers willen inzien, met je willen chatten of documenten moeten ondertekenen. Gaat het alleen om tijdelijk documenten ontvangen, dan is maatwerk meestal duurder en trager dan nodig.
Kan ik een checklist of automatische herinneringen sturen?
Nee. Sunset Docs beheert geen documentlijsten en stuurt geen herinneringen. Zet in je eigen bericht wat je nodig hebt, met de uploadlink erbij. Afzenders kunnen hun naam of een kenmerk invullen, zodat je de inzending aan het juiste dossier koppelt.
Kan ik een document langer dan 365 dagen bewaren?
Nee. Het maximum is 90 dagen bij Starter en 365 dagen bij Team en Business. Moet je een stuk wettelijk bewaren, dan kan de eigenaar het downloaden van het origineel toestaan, wat wordt vastgelegd, en zet je het voor de verwijderdatum in je archief.
Welke documenten verzamel ik beter niet zo?
Standaard is de dienst niet bedoeld voor gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens, gegevens van kinderen, volledige kaartnummers, wachtwoorden of privésleutels. Vraag alleen wat je echt nodig hebt.
Richt je inbox voor gevoelige documenten in
Begin met een documentinbox die bestanden ontvangt via een uploadportaal of een apart e-mailadres, met automatische verwijdering voor elke nieuwe inzending.
Probeer 14 dagen gratis