Sin adjuntos en el correo
Los documentos llegan a un único espacio de trabajo, no a buzones personales, carpetas de enviados ni chats de WhatsApp que nadie limpia.
Recogida de documentos
Recoge documentos de tus clientes y bórralos cuando ya no hagan falta
Sunset Docs es un portal de clientes para la recogida de documentos sensibles que solo necesitas durante un tiempo. Tus clientes envían el DNI, nóminas, contratos o extractos bancarios desde tu enlace de carga o tu correo de documentos, sin crear cuenta. Tu equipo los revisa con marca de agua y cada archivo se borra en la fecha que elijas.
No requiere tarjeta. Hasta 10 archivos recibidos.
Cómo funciona
De la solicitud a la eliminación
- Comparte tu enlace de cargaPégalo en tu mensaje, imprímelo como código QR para el mostrador o da a tus clientes la dirección de correo del espacio de trabajo. No necesitan cuenta.
- El cliente sube los archivos desde el móvilAdmite PDF, JPG, PNG, HEIC, WebP, AVIF, TIFF, GIF y BMP. Hasta 10 archivos por envío, 20 MB cada uno y 25 MB en total. Se comprueba el contenido de cada archivo y se analiza en busca de malware.
- Tu equipo revisa las vistas previasLos miembros ven imágenes de cada página con marca de agua, no el archivo original. Las aperturas, impresiones y descargas quedan en el registro de actividad.
- El borrado llega soloCada envío tiene una fecha de borrado de 1 hora a 90 días, o hasta 365 días en Team y Business. Puedes borrarlo antes si ya has terminado.
Vistas previas en lugar de originales
El navegador recibe imágenes con marca de agua. La descarga del original está desactivada salvo que el propietario la permita, y cada descarga queda registrada.
Cada archivo tiene fecha de caducidad
No existe la opción de guardar para siempre. El borrado sigue su curso aunque termine la prueba, falle un pago o canceles la suscripción.
Para quién es
Para pequeñas empresas que necesitan ver un documento sensible para un trámite concreto y no quieren quedárselo después. Por ejemplo, asesorías y gestorías que preparan una declaración, inmobiliarias que estudian a un inquilino, departamentos de personal que dan de alta a alguien, corredurías de seguros y copisterías que reciben archivos para imprimir.
Todas hacen la misma petición: «envíanos una copia del DNI y las tres últimas nóminas». Sin una herramienta pensada para ello, esas copias acaban en adjuntos de correo, chats y carpetas compartidas, y allí se quedan durante años.
Cómo funciona la recogida de documentos en la práctica
Una inmobiliaria necesita el DNI y un justificante de ingresos de un candidato a inquilino. En lugar de pedir adjuntos, le manda un mensaje corto con el enlace de carga y deja el borrado por defecto en 30 días.
El candidato abre el enlace en el móvil, hace las fotos o elige los PDF, añade su nombre y envía. El equipo recibe un aviso por correo sin nombres de archivo ni contenido. Abre el envío, revisa las páginas con marca de agua y anota su decisión en su propio programa.
Si el candidato se retira, borran el envío ese mismo día. Si no, Sunset Docs lo borra al cumplirse los 30 días. El registro de actividad muestra quién abrió e imprimió cada documento.
Correo, carpeta compartida o portal de carga
| Pregunta | Adjuntos por correo | Carpeta compartida | Sunset Docs |
|---|---|---|---|
| ¿Dónde quedan copias? | Enviados del cliente, tu bandeja y sus copias de seguridad | Allí donde se sincronice la carpeta | En un espacio de trabajo, cifradas |
| ¿El navegador recibe el original? | Sí | Sí | No, por defecto solo vistas con marca de agua |
| ¿Cuándo se borra? | Cuando alguien se acuerda | Cuando alguien se acuerda | En una fecha fija, desde que llega |
| ¿Queda registro de accesos? | Casi nunca | Depende del plan y la configuración | Aperturas, impresiones, descargas y borrados |
| ¿El cliente necesita cuenta? | No | A menudo, sí | No |
Lo que no hace
Sunset Docs es un buzón temporal de documentos. Conviene tener claro dónde termina:
- No es un gestor documental, ni un archivo, ni un área de clientes a largo plazo.
- No tiene acceso de clientes, mensajería, firma electrónica ni listas de documentos.
- No verifica la identidad del remitente ni la autenticidad de un documento.
- La marca de agua disuade y permite rastrear el uso indebido, pero quien ve una página puede fotografiarla.
- El borrado afecta a las copias de Sunset Docs. No elimina lo que el cliente guarda en su móvil ni lo que tu equipo haya descargado o impreso.
- Las comprobaciones y el análisis antimalware reducen el riesgo, pero no detectan todos los archivos dañinos.
Lista de comprobación antes de empezar
- Escribe qué documentos necesita el trámite y quita lo que pedirías «por si acaso».
- Elige un borrado por defecto acorde a la tarea, por ejemplo 8 horas para imprimir o 30 días para estudiar un alquiler.
- Decide si el remitente debe dar su correo o si es opcional.
- Decide si se pueden descargar originales y si las copias impresas llevan marca de agua.
- Invita a quienes revisan documentos y pídeles que activen la verificación en dos pasos.
- Pon el enlace en tu plantilla de petición, en tu web o en el cartel del mostrador.
- Acuerda dónde se guardan los documentos que la ley te obliga a conservar y muévelos allí antes de la fecha de borrado.
Los planes empiezan en 12 EUR al mes por espacio de trabajo, con miembros ilimitados, y la prueba de 14 días no pide tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Sunset Docs es un portal de clientes completo?
Es un portal para recibir documentos, no un área de clientes permanente. Tus clientes no inician sesión, no ven envíos anteriores, no te escriben mensajes ni firman documentos. Si necesitas eso, usa tu programa de gestión o un gestor documental y deja Sunset Docs para los documentos sensibles que no deben quedarse.
¿Puedo enviar al cliente una lista de documentos o recordatorios automáticos?
No. Sunset Docs no crea listas de documentos ni persigue a nadie. Explica lo que necesitas en tu propio mensaje e incluye el enlace. El remitente puede añadir su nombre o una referencia para que sepas a qué expediente corresponde.
¿Puedo conservar un documento más de 365 días?
No. El máximo es de 90 días en Starter y 365 días en Team y Business. Si una ley o un contrato te obliga a conservarlo, el propietario puede permitir la descarga del original, que queda registrada, y lo archivas en tu sistema antes de la fecha de borrado.
¿Qué pasa con los documentos si dejamos de pagar?
Se pausan los envíos nuevos, pero los documentos existentes mantienen su fecha de borrado. Ni el fin de la prueba, ni un pago fallido, ni una cancelación alargan el tiempo que se guarda un archivo.
¿Hay documentos que no debería pedir así?
Sí. Por defecto el servicio no está pensado para datos de salud u otras categorías especiales, antecedentes penales, datos de menores, números completos de tarjeta, contraseñas ni claves privadas. Pide solo lo que el trámite necesita de verdad.
Configura tu buzón de documentos confidenciales
Empieza con un buzón que recibe archivos mediante un portal de carga o una dirección de correo dedicada, con eliminación automática para cada envío nuevo.
Iniciar prueba de 14 días