Sin opción de guardar para siempre
Todos los documentos tienen fecha de borrado. Que termine la prueba, falle un pago o se cancele la suscripción no la alarga.
Eliminación automática
Eliminación automática de cada documento que recibes
El plazo de conservación de los datos personales debe limitarse al tiempo necesario para la finalidad: así lo exige el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD. Sunset Docs lo aplica a los documentos que recibes: cada archivo llega con una fecha de borrado y, al cumplirse, se eliminan el original, las vistas previas y los datos del archivo.
No requiere tarjeta. Hasta 10 archivos recibidos.
Cómo funciona
De la solicitud a la eliminación
- Elige un plazo por defectoConfigura el espacio de trabajo con 1, 8 o 24 horas, o 7, 30 o 90 días. Team y Business añaden 365 días y una fecha exacta, que termina a las 23:59 hora de Madrid.
- Ajusta un envío si hace faltaMueve la fecha de borrado dentro del límite de tu plan o borra el envío en cuanto termines. Cada cambio queda en el registro de actividad.
- El borrado se ejecuta en la fechaSunset Docs elimina el original, las vistas previas, los archivos temporales de impresión, las claves de cifrado, el nombre del archivo y los datos del remitente. Si un paso falla, se reintenta hasta completarse.
- Solo queda un registro mínimoUn registro breve indica que se borraron archivos y cuándo. No contiene el documento, el nombre del archivo ni la identidad del remitente, y se guarda 12 meses.
Un borrado que puedes justificar
El registro de actividad anota aperturas, impresiones, descargas, cambios de fecha y borrados, así que puedes demostrar cuánto tiempo existieron las copias.
Claridad sobre las copias de seguridad
Las copias de seguridad cifradas de la base de datos caducan en un máximo de 30 días. Lo borrado que quede en ellas nunca se restaura para el uso normal.
Qué significa limitar el plazo de conservación
La limitación del plazo de conservación es uno de los principios básicos del RGPD. El artículo 5.1.e) exige que los datos personales se mantengan de forma que permita identificar a las personas solo durante el tiempo necesario para los fines del tratamiento.
La AEPD lo resume en su página sobre los principios del tratamiento: la conservación debe limitarse en el tiempo al logro de los fines, y una vez alcanzados, los datos deben borrarse, bloquearse o anonimizarse. El reglamento no da una tabla de plazos. Cada responsable decide cuánto tiempo los necesita para su finalidad.
La copia recibida no es tu archivo
Muchas pequeñas empresas mezclan dos cosas distintas:
- La copia de entrada. La foto del DNI o el PDF de la nómina que te envía un cliente para comprobar algo. Hecha la comprobación, la finalidad suele haber terminado.
- El documento de archivo. La factura, el contrato, el expediente fiscal o laboral que la ley o tus propias normas te obligan a guardar, a veces durante años.
Sunset Docs se ocupa de lo primero. Lo segundo corresponde a tu archivo, tu programa de contabilidad o tu sistema de personal. Los plazos legales cambian según el país, el sector y el tipo de documento, y no hay una tabla universal. Determinarlos es responsabilidad de la empresa, mejor con ayuda de tu asesor.
Qué borra Sunset Docs y cuándo
| Elemento | En la fecha de borrado |
|---|---|
| Archivo original, en nuestros servidores y en la copia cifrada de objetos | Se elimina |
| Vistas previas y archivos temporales de impresión | Se eliminan |
| Claves de cifrado propias del documento | Se eliminan |
| Nombre del archivo, datos del remitente y otros metadatos sensibles | Se eliminan |
| Enlaces que abrían el documento | Dejan de funcionar |
| Registro mínimo de borrado, sin contenido, nombre ni remitente | Se guarda 12 meses |
| Copias de seguridad cifradas de la base de datos | Los restos caducan en un máximo de 30 días |
| Copias fuera de Sunset Docs (descargas, impresiones, el móvil o el correo del cliente) | No se ven afectadas |
Hoja de trabajo: elige la fecha de borrado
Responde a estas preguntas para cada tipo de documento que recibes:
- ¿Para qué necesitamos este documento, en una frase?
- ¿Cuándo termina esa finalidad?
- ¿Alguna ley o contrato nos obliga a guardar un registro después? Si es así, ¿dónde se guardará?
- ¿Quién lo pasa a nuestro sistema antes de la fecha de borrado?
- ¿Cuál es el plazo más corto de Sunset Docs que cubre los pasos 2 a 4?
Algunos ejemplos de cómo responden las empresas al paso 5. Describen la tarea, no un plazo legal:
| Tarea | Ajuste habitual |
|---|---|
| Imprimir el archivo de un cliente en el mostrador | 1 u 8 horas |
| Estudiar una solicitud de alquiler o de empleo | 7 o 30 días |
| Preparar la declaración anual de un cliente | 30 o 90 días |
| Un proyecto con fecha de fin conocida | Fecha exacta (Team y Business) |
Lo que la eliminación automática no hace
No decide tus plazos de conservación, no te hace cumplir el RGPD y no borra copias guardadas fuera de Sunset Docs. Tampoco elimina al instante los restos en copias de seguridad. Hace una sola cosa con fiabilidad: los documentos que recibes aquí no duran más que la fecha que elegiste.
Preguntas frecuentes
¿La eliminación automática nos hace cumplir el RGPD?
Ninguna herramienta lo consigue por sí sola. La eliminación automática te ayuda a aplicar la limitación del plazo de conservación a las copias que guardas en Sunset Docs. Sigues necesitando una base jurídica para pedir cada documento, tus propios plazos para tu archivo y una cláusula informativa que explique ambas cosas.
¿Qué plazo de conservación elegimos?
El RGPD no fija ninguno. Elige el más corto que cubra la tarea: horas para una impresión, unas semanas para estudiar una solicitud. Los plazos legales de documentos fiscales, contables o laborales dependen de la normativa que te aplique y afectan a tu archivo, no a la copia recibida.
¿Se puede alargar la fecha de borrado de un documento?
Sí, dentro del máximo del plan contado desde la recepción: 90 días en Starter y 365 en Team y Business. Hace falta que la prueba o la suscripción estén activas; sin ellas solo puedes acortarla. El cambio queda registrado. Si bajas de plan, los plazos por defecto y las fechas más largas se acortan al nuevo límite.
¿Y si necesitamos bloquear los datos en lugar de borrarlos?
Sunset Docs no bloquea datos: los borra. Si debes conservar un documento bloqueado por una obligación legal o para posibles reclamaciones, el propietario puede permitir la descarga del original, que queda registrada, y guardarlo en tu propio sistema antes de la fecha de borrado.
¿Qué pasa con lo que alguien descargó o imprimió?
Esas copias están fuera de Sunset Docs y no se borran. Las descargas e impresiones quedan registradas, así que sabes qué copias existen y quién responde de ellas.
Configura tu buzón de documentos confidenciales
Empieza con un buzón que recibe archivos mediante un portal de carga o una dirección de correo dedicada, con eliminación automática para cada envío nuevo.
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