Geen eindeloze opslag
Elk document heeft een verwijderdatum. Een aflopende proefperiode, een mislukte betaling of een opgezegd abonnement schuift die niet op.
Automatisch verwijderen
Automatisch verwijderen voor elk document dat je ontvangt
De AVG noemt geen vaste bewaartermijn, maar je mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het doel. Sunset Docs past dat toe op binnenkomende documenten: elk bestand krijgt bij binnenkomst een verwijderdatum, en op die datum worden het origineel, de previews en de bestandsgegevens verwijderd.
Geen creditcard nodig. Tot 10 ontvangen bestanden.
Zo werkt het
Van aanvraag tot verwijdering
- Kies een standaardtermijnStel de werkruimte in op 1, 8 of 24 uur, of op 7, 30 of 90 dagen. Team en Business bieden ook 365 dagen en een vaste datum, die eindigt om 23:59 uur Midden-Europese tijd.
- Pas een inzending aan als het moetVerschuif een verwijderdatum binnen de grens van je abonnement of verwijder een inzending zodra je klaar bent. Elke wijziging komt in het activiteitenlog.
- Verwijderen op de datumSunset Docs verwijdert het origineel, de previews, tijdelijke printbestanden, encryptiesleutels, de bestandsnaam en de gegevens van de afzender. Mislukt een stap, dan wordt die herhaald tot hij klaar is.
- Alleen een minimale registratie blijftEen korte registratie toont dat er bestanden zijn verwijderd en wanneer. Er staat geen inhoud, bestandsnaam of afzender in, en hij blijft 12 maanden bewaard.
Verwijderen dat je kunt verantwoorden
Het activiteitenlog legt openen, printen, downloaden, gewijzigde verwijderdata en verwijderingen vast. Zo laat je zien hoe lang ontvangen kopieën bestonden.
Eerlijk over back-ups
Versleutelde databaseback-ups verlopen binnen 30 dagen. Verwijderde gegevens in een back-up worden nooit teruggezet voor normaal gebruik.
Wat opslagbeperking betekent
Opslagbeperking is een van de basisbeginselen van de AVG. Artikel 5, lid 1, onder e, bepaalt dat gegevens waarmee iemand te identificeren is, niet langer worden bewaard dan nodig is voor de doelen van de verwerking.
De Autoriteit Persoonsgegevens zegt het op haar pagina over bewaren van persoonsgegevens zonder omwegen: in de AVG staat geen concrete bewaartermijn. Organisaties bepalen zelf hoe lang ze gegevens bewaren, leggen die termijn en de onderbouwing vast en vernietigen of anonimiseren de gegevens als ze niet meer nodig zijn. Andere wetten, zoals de belastingwetgeving, kunnen wel vaste termijnen voorschrijven.
De ontvangen kopie is niet je archief
Veel kleine bedrijven halen twee dingen door elkaar:
- De ontvangen kopie. De foto van een id-bewijs of de pdf van een loonstrook die een klant stuurt zodat je iets kunt controleren. Is de controle klaar, dan is het doel meestal bereikt.
- Het archiefstuk. De factuur, het contract, het fiscale dossier of het personeelsdossier dat je volgens de wet of je eigen regels moet bewaren, soms jaren.
Sunset Docs regelt het eerste. Het tweede hoort in je archief, je boekhoudpakket of je HR-systeem. Wettelijke bewaartermijnen verschillen per land, sector en soort document, en een universele tabel bestaat niet. Ze vaststellen is de verantwoordelijkheid van het bedrijf, liefst samen met je adviseur. Een brancheorganisatie weet vaak welke termijnen in jouw sector gebruikelijk zijn.
Wat Sunset Docs verwijdert, en wanneer
| Onderdeel | Op de verwijderdatum |
|---|---|
| Origineel bestand, op onze servers en in de versleutelde objectkopie | Verwijderd |
| Previews en tijdelijke printbestanden | Verwijderd |
| Encryptiesleutels van het document | Verwijderd |
| Bestandsnaam, gegevens van de afzender en andere gevoelige metadata | Verwijderd |
| Links die het document openden | Werken niet meer |
| Minimale registratie van de verwijdering, zonder inhoud, naam of afzender | 12 maanden bewaard |
| Versleutelde databaseback-ups | Restanten verlopen binnen 30 dagen |
| Kopieën buiten Sunset Docs (downloads, prints, telefoon of mailbox van de afzender) | Niet geraakt |
Werkblad: kies een verwijderdatum
Beantwoord deze vragen voor elk soort document dat je ontvangt:
- Waarom hebben we dit document nodig, in één zin?
- Wanneer is dat doel bereikt?
- Moeten we daarna volgens een wet of contract iets bewaren? Zo ja, waar komt dat te staan?
- Wie zet het voor de verwijderdatum in ons systeem?
- Wat is de kortste termijn in Sunset Docs die punt 2 tot en met 4 dekt?
Een paar voorbeelden van antwoorden op punt 5. Ze beschrijven de taak, geen wettelijke termijn:
| Taak | Gebruikelijke instelling |
|---|---|
| Een bestand van een klant printen aan de balie | 1 of 8 uur |
| Een huuraanvraag of sollicitatie beoordelen | 7 of 30 dagen |
| De jaarlijkse aangifte van een klant voorbereiden | 30 of 90 dagen |
| Een project met een bekende einddatum | Vaste datum (Team en Business) |
Wat automatisch verwijderen niet doet
Het bepaalt je bewaartermijnen niet, maakt je niet AVG-proof en verwijdert geen kopieën buiten Sunset Docs. Restanten in back-ups verdwijnen niet direct. Het doet één ding betrouwbaar: documenten die je hier ontvangt, blijven niet langer bestaan dan de datum die je koos.
Veelgestelde vragen
Voldoen we met automatisch verwijderen aan de AVG?
Geen hulpmiddel regelt dat in zijn eentje. Automatisch verwijderen helpt je opslagbeperking toe te passen op de kopieën in Sunset Docs. Je hebt nog steeds een grondslag nodig om elk document te vragen, eigen bewaartermijnen voor je archief en een privacyverklaring die beide uitlegt.
Welke bewaartermijn kiezen we?
De AVG schrijft er geen voor. Kies de kortste termijn die de klus dekt: uren voor printwerk, een paar weken voor een sollicitatie of huuraanvraag. Wettelijke termijnen voor fiscale, boekhoudkundige of personeelsstukken hangen af van de regels die voor jou gelden en gaan over je archief, niet over de ontvangen kopie.
Kan iemand de verwijderdatum verlengen?
Ja, tot het maximum van je abonnement: 90 dagen bij Starter en 365 dagen bij Team en Business. De wijziging wordt vastgelegd. Stap je over naar een kleiner abonnement, dan worden langere standaardtermijnen en data ingekort tot de nieuwe grens.
Wat gebeurt er met gedownloade of geprinte kopieën?
Die staan buiten Sunset Docs en worden niet verwijderd. Downloads en prints worden vastgelegd, dus je weet welke kopieën er zijn en wie ervoor verantwoordelijk is.
Wat als we de hele werkruimte verwijderen?
Het verwijderen van de actieve documenten begint direct. Zet eerst veilig wat je wettelijk moet bewaren.
Richt je inbox voor gevoelige documenten in
Begin met een documentinbox die bestanden ontvangt via een uploadportaal of een apart e-mailadres, met automatische verwijdering voor elke nieuwe inzending.
Probeer 14 dagen gratis