Nessuna conservazione senza fine
Ogni documento ha una data di eliminazione. La fine della prova, un pagamento non riuscito o la disdetta non la spostano in avanti.
Eliminazione automatica
Eliminazione automatica per ogni documento che ricevi
Per il principio di limitazione della conservazione del GDPR, i dati personali vanno conservati per un tempo non superiore a quello necessario agli scopi del trattamento. Sunset Docs lo applica ai documenti che ricevi: ogni file arriva con una data di eliminazione e, a quella data, originale, anteprime e dati del file vengono cancellati.
Nessuna carta richiesta. Fino a 10 file ricevuti.
Come funziona
Dalla richiesta alla eliminazione
- Scegli un periodo predefinitoImposta lo spazio di lavoro su 1, 8 o 24 ore, oppure 7, 30 o 90 giorni. Team e Business aggiungono 365 giorni e una data precisa, che termina alle 23:59 ora di Madrid.
- Modifica un invio se serveSposta la data di eliminazione entro il limite del tuo piano o elimina l'invio appena hai finito. Ogni modifica resta nel registro attività.
- L'eliminazione parte alla data previstaSunset Docs cancella originale, anteprime, file di stampa temporanei, chiavi di cifratura, nome del file e dati del mittente. Se un passaggio non riesce, viene ripetuto fino al completamento.
- Resta solo una traccia minimaUna breve traccia indica che dei file sono stati eliminati e quando. Non contiene il documento, il nome del file né l'identità del mittente, e resta per 12 mesi.
Un'eliminazione che puoi dimostrare
Il registro attività annota aperture, stampe, download, cambi di data ed eliminazioni, così puoi mostrare per quanto tempo sono esistite le copie.
Chiarezza sui backup
I backup cifrati del database scadono entro 30 giorni. I dati eliminati che vi restano non vengono mai ripristinati per l'uso normale.
Cosa significa limitare la conservazione
La limitazione della conservazione è uno dei principi di base del GDPR. L'articolo 5, paragrafo 1, lettera e), stabilisce che i dati che consentono di identificare una persona si conservano solo per il tempo necessario agli scopi del trattamento.
Il Garante lo riassume nella pagina sui doveri del titolare: occorre conservare i dati per un tempo non superiore a quello necessario rispetto agli scopi. Il regolamento non contiene una tabella di termini. Ogni titolare decide per quanto tempo gli servono i dati, in base allo scopo.
La copia ricevuta non è il tuo archivio
Molte piccole imprese confondono due cose diverse:
- La copia in entrata. La foto di un documento d'identità o il PDF di una busta paga che un cliente ti manda per una verifica. Fatta la verifica, lo scopo di solito è raggiunto.
- Il documento d'archivio. La fattura, il contratto, la pratica fiscale o del personale che la legge o le tue regole interne ti impongono di conservare, a volte per anni.
Sunset Docs si occupa della prima. La seconda spetta al tuo archivio, al software contabile o al gestionale del personale. I termini di legge cambiano in base al paese, al settore e al tipo di documento, e non esiste una tabella universale. Stabilirli è responsabilità dell'impresa, meglio se con l'aiuto di un consulente.
Cosa elimina Sunset Docs, e quando
| Elemento | Alla data di eliminazione |
|---|---|
| File originale, sui nostri server e nella copia cifrata degli oggetti | Eliminato |
| Anteprime e file di stampa temporanei | Eliminati |
| Chiavi di cifratura proprie del documento | Eliminate |
| Nome del file, dati del mittente e altri metadati sensibili | Eliminati |
| Link che aprivano il documento | Non funzionano più |
| Traccia minima dell'eliminazione, senza contenuto, nome né mittente | Conservata 12 mesi |
| Backup cifrati del database | I residui scadono entro 30 giorni |
| Copie fuori da Sunset Docs (download, stampe, smartphone o posta del mittente) | Non interessate |
Scheda di lavoro: scegli la data di eliminazione
Rispondi a queste domande per ogni tipo di documento che ricevi:
- Perché ci serve questo documento, in una frase?
- Quando termina quello scopo?
- Una legge o un contratto ci obbliga a conservarlo anche dopo? Se sì, dove verrà archiviato?
- Chi lo sposta nel nostro sistema prima della data di eliminazione?
- Qual è il periodo più breve di Sunset Docs che copre i punti da 2 a 4?
Alcuni esempi di risposta al punto 5. Descrivono il lavoro, non un termine di legge:
| Lavoro | Impostazione abituale |
|---|---|
| Stampare il file di un cliente al bancone | 1 o 8 ore |
| Valutare una richiesta di affitto o una candidatura | 7 o 30 giorni |
| Preparare la dichiarazione annuale di un cliente | 30 o 90 giorni |
| Un progetto con data di fine nota | Data precisa (Team e Business) |
Cosa non fa l'eliminazione automatica
Non stabilisce i tuoi tempi di conservazione, non ti rende conforme e non cancella le copie tenute fuori da Sunset Docs. Non elimina all'istante i residui nei backup. Fa una cosa sola, in modo affidabile: i documenti che ricevi qui non sopravvivono alla data che hai scelto.
Domande frequenti
L'eliminazione automatica ci rende conformi al GDPR?
No, nessuno strumento può farlo da solo. L'eliminazione automatica ti aiuta ad applicare la limitazione della conservazione alle copie presenti in Sunset Docs. Ti servono comunque una base giuridica per chiedere ogni documento, tempi di conservazione per il tuo archivio e un'informativa che spieghi entrambe le cose.
Quale periodo di conservazione scegliere?
Il GDPR non ne fissa uno. Scegli il più breve che copre il lavoro: ore per una stampa, qualche settimana per valutare una candidatura o un affitto. I termini di legge per documenti fiscali, contabili o del personale dipendono dalle norme che ti si applicano e riguardano il tuo archivio, non la copia ricevuta.
Si può prorogare la data di eliminazione?
Sì, entro il massimo del piano: 90 giorni con Starter e 365 con Team e Business. La modifica viene registrata. Se passi a un piano inferiore, periodi predefiniti e date più lunghe vengono ridotti al nuovo limite.
E le copie scaricate o stampate?
Sono fuori da Sunset Docs e non vengono eliminate. Download e stampe sono registrati, quindi sai quali copie esistono e chi ne risponde.
Cosa succede se eliminiamo l'intero spazio di lavoro?
L'eliminazione dei documenti attivi parte subito. Prima salva ciò che sei tenuto per legge a conservare.
Configura la casella per documenti sensibili
Inizia con una casella che accetta file tramite un portale di caricamento o un indirizzo email dedicato, con eliminazione automatica per ogni nuovo invio.
Inizia la prova di 14 giorni