Niente allegati sparsi
I documenti arrivano in un unico spazio di lavoro, non in caselle personali, cartelle della posta inviata o chat di WhatsApp che nessuno ripulisce.
Raccolta documenti
Raccogli i documenti dei clienti, poi lasciali andare
Sunset Docs è un portale di caricamento per raccogliere dai clienti i documenti sensibili che ti servono solo per un periodo. I clienti inviano documento d'identità, buste paga, contratti o estratti conto tramite il tuo link di caricamento o all'indirizzo email dedicato, senza creare un account. Il tuo team consulta anteprime con filigrana e ogni file viene eliminato alla data che scegli.
Nessuna carta richiesta. Fino a 10 file ricevuti.
Come funziona
Dalla richiesta alla eliminazione
- Condividi il link di caricamentoIncollalo nella tua richiesta, stampalo come codice QR per il bancone o comunica l'indirizzo email del tuo spazio di lavoro. Chi invia non ha bisogno di un account.
- Il cliente carica dallo smartphoneSono accettati PDF, JPG, PNG, HEIC, WebP, AVIF, TIFF, GIF e BMP. Fino a 10 file per invio, 20 MB ciascuno e 25 MB in totale. Il contenuto dei file viene verificato e sottoposto a scansione antimalware.
- Il team consulta le anteprimeI membri vedono immagini delle pagine con filigrana nel browser, non il file originale. Aperture, stampe e download finiscono nel registro attività.
- L'eliminazione arriva da solaOgni invio ha una data di eliminazione da 1 ora a 90 giorni, o fino a 365 giorni con Team e Business. Puoi eliminarlo prima, a lavoro concluso.
Anteprime al posto degli originali
Il browser riceve immagini con filigrana. Il download dell'originale resta disattivato finché il proprietario non lo consente, e ogni download viene registrato.
Ogni file ha una scadenza
Non esiste un'impostazione per conservare tutto per sempre. L'eliminazione prosegue anche se la prova finisce, un pagamento non va a buon fine o l'abbonamento viene annullato.
A chi serve
Alle piccole imprese e agli studi che devono vedere un documento sensibile per una pratica e non vogliono tenerlo dopo. Per esempio commercialisti e CAF che preparano una dichiarazione, agenzie immobiliari che valutano un inquilino, uffici del personale durante un'assunzione, broker assicurativi e copisterie che ricevono file da stampare.
Tutti fanno la stessa richiesta: «mandaci una copia del documento d'identità e le ultime tre buste paga». Senza uno strumento dedicato, quelle copie finiscono in allegati email, chat e cartelle condivise, e ci restano per anni.
Come funziona la raccolta documenti in pratica
Un'agenzia immobiliare ha bisogno del documento d'identità e di una prova di reddito di un aspirante inquilino. Invece di chiedere allegati, gli manda un breve messaggio con il link di caricamento e imposta l'eliminazione predefinita a 30 giorni.
L'inquilino apre il link sullo smartphone, scatta le foto o sceglie i PDF, indica il proprio nome e invia. Il team riceve una notifica email senza nomi di file né contenuti. Apre l'invio, controlla le pagine con filigrana e annota la decisione nel proprio gestionale.
Se l'inquilino rinuncia, il team elimina l'invio il giorno stesso. Altrimenti lo elimina Sunset Docs allo scadere dei 30 giorni. Il registro attività mostra chi ha aperto e stampato cosa.
Email, cartella condivisa o portale di caricamento
| Domanda | Allegati email | Cartella condivisa | Sunset Docs |
|---|---|---|---|
| Dove restano le copie? | Posta inviata del cliente, la tua casella, i loro backup | Ovunque la cartella si sincronizzi | In uno spazio di lavoro, cifrate |
| Il browser riceve l'originale? | Sì | Sì | No, di norma solo anteprime con filigrana |
| Quando viene eliminato il file? | Quando qualcuno se ne ricorda | Quando qualcuno se ne ricorda | A una data fissata all'arrivo |
| Gli accessi sono registrati? | Raramente | Dipende dal piano e dalle impostazioni | Aperture, stampe, download ed eliminazioni |
| Il cliente deve creare un account? | No | Spesso sì | No |
Cosa non fa
Sunset Docs è una casella temporanea per i documenti. Meglio sapere dove si ferma:
- Non è un sistema di gestione documentale, un archivio o un'area clienti a lungo termine.
- Non ha accesso per i clienti, messaggi, firma elettronica né elenchi di documenti.
- Non verifica l'identità di chi invia né l'autenticità di un documento.
- La filigrana scoraggia e rende tracciabile il riutilizzo, ma chi vede una pagina può comunque fotografarla.
- L'eliminazione riguarda le copie in Sunset Docs. Non cancella ciò che resta sullo smartphone del cliente né quello che il tuo team ha scaricato o stampato.
- I controlli e l'antimalware riducono il rischio, ma non intercettano ogni file dannoso.
Lista di controllo per iniziare
- Scrivi quali documenti servono davvero alla pratica e togli quelli che chiederesti «per sicurezza».
- Scegli un'eliminazione predefinita adatta al lavoro, per esempio 8 ore per una stampa o 30 giorni per valutare un affitto.
- Decidi se l'email di chi invia è obbligatoria o facoltativa.
- Decidi se gli originali si possono scaricare e se le copie stampate portano la filigrana.
- Invita chi esamina i documenti e chiedigli di attivare la verifica in due passaggi.
- Inserisci il link nel tuo modello di richiesta, sul sito o sul cartello del bancone.
- Stabilisci dove archiviare i documenti che la legge ti obbliga a conservare e spostali lì prima della data di eliminazione.
I piani partono da 12 euro al mese per spazio di lavoro, con membri illimitati, e la prova di 14 giorni non richiede carta.
Domande frequenti
Sunset Docs è un portale clienti completo?
No. È un portale per ricevere documenti, non un'area riservata permanente. I clienti non accedono, non vedono gli invii precedenti, non ti scrivono messaggi e non firmano nulla. Per queste funzioni usa il tuo gestionale o un sistema documentale, e tieni Sunset Docs per i documenti sensibili che non devono restare.
Posso inviare un elenco di documenti o promemoria automatici?
No. Sunset Docs non gestisce elenchi di documenti né solleciti. Scrivi nel tuo messaggio cosa ti serve e aggiungi il link. Chi invia può indicare il proprio nome o un riferimento, così abbini l'invio alla pratica giusta.
Posso conservare un documento oltre 365 giorni?
No. Il massimo è 90 giorni con Starter e 365 giorni con Team e Business. Se una legge o un contratto ti impone di conservarlo, il proprietario può consentire il download dell'originale, che viene registrato, e tu lo archivi nel tuo sistema prima della data di eliminazione.
Cosa succede ai documenti se smettiamo di pagare?
I nuovi caricamenti si fermano, ma i documenti esistenti mantengono la loro data di eliminazione. Fine della prova, pagamento non riuscito o disdetta non allungano mai la conservazione di un file.
Ci sono documenti da non raccogliere così?
Sì. Per impostazione predefinita il servizio non è pensato per dati sanitari o di altre categorie particolari, dati giudiziari, dati di minori, numeri di carta completi, password o chiavi private. Chiedi solo ciò che serve davvero.
Configura la casella per documenti sensibili
Inizia con una casella che accetta file tramite un portale di caricamento o un indirizzo email dedicato, con eliminazione automatica per ogni nuovo invio.
Inizia la prova di 14 giorni