In deze verklaring leest u hoe Esteve Castells Calpe persoonsgegevens verwerkt wanneer u sunsetdocs.com bezoekt, een account aanmaakt of gebruikt, contact met ons opneemt, voor de dienst betaalt of documenten indient in de werkruimte van een klant.
1. Toepassingsgebied
Deze verklaring is van toepassing op de website, accounts, werkruimten, support, facturatie-integratie, uploadportalen en documentontvangst per e-mail van Sunset Docs. Een klant kan een eigen privacyverklaring hebben waarin staat waarom hij documenten opvraagt en hoe hij die gebruikt.
2. Wie bepaalt hoe gegevens worden gebruikt
Esteve Castells Calpe is de verwerkingsverantwoordelijke voor account-, facturatie-, support-, website- en dienstbeveiligingsgegevens. Contact: [email protected].
Een klant bepaalt waarom documenten worden opgevraagd, wie er toegang toe heeft en hoe de informatie wordt gebruikt. Die klant is doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke. Sunset Docs verwerkt ingediende documenten namens de klant op grond van de Verwerkersovereenkomst.
3. Persoonsgegevens die wij verwerken
Accountgegevens omvatten naam, zakelijk e-mailadres, wachtwoordhash, optionele gegevens voor tweestapsverificatie, lidmaatschap van werkruimten, instellingen en servicevoorkeuren. Facturatiegegevens omvatten abonnement, factuur, belasting, valuta en betalingsstatus. Stripe verzamelt betaalkaartgegevens rechtstreeks; Sunset Docs slaat geen volledige kaartnummers op.
Gegevens in de werkruimte van een klant kunnen bestaan uit documentinhoud, bestandsnamen, e-mailadressen van afzenders, bestandsmetadata, inzendingsreferenties, van IP-adressen afgeleide beveiligingsgegevens, toegangsactiviteit en verwijderingsinstellingen. Supportgegevens omvatten ticketberichten en bijbehorende accountgegevens.
4. Doeleinden en rechtsgronden
Wij verwerken account-, abonnements-, support- en servicecommunicatiegegevens om een overeenkomst met de klant te sluiten en uit te voeren. Facturatie- en belastinggegevens verwerken wij om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Beperkte verzoek-, toegangs- en beveiligingsgegevens verwerken wij op grond van ons gerechtvaardigd belang om de dienst te beschermen, misbruik te voorkomen, storingen te onderzoeken en rechtsvorderingen in te stellen of ons daartegen te verdedigen. Klantdocumenten worden uitsluitend verwerkt volgens de gedocumenteerde instructies van de klant, waaronder de in de dienst gekozen verwijderingsinstellingen.
5. Klantdocumenten
Documentgegevens zijn afkomstig van afzenders, leden van de werkruimte en de documentontvangst per e-mail van de klant. Geautomatiseerde controles kunnen niet-ondersteunde, beschadigde, met een wachtwoord beveiligde of verdachte bestanden weigeren. Deze controles bepalen of een bestand tot de werkruimte wordt toegelaten; zij nemen geen besluit over de afzender waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft.
Wij verkopen geen documentgegevens, gebruiken ze niet voor advertenties en gebruiken documentinhoud niet om AI-modellen te trainen.
6. Wie gegevens ontvangt
Wij delen gegevens uitsluitend voor zover nodig met de leveranciers die op de pagina Subverwerkers staan vermeld, betaal- en financiële dienstverleners, tot geheimhouding verplichte professionele adviseurs, autoriteiten wanneer verstrekking wettelijk verplicht is, en een rechtsopvolger bij een fusie, overname of verkoop, onder passende waarborgen.
Transactionele e-mails worden via Cloudflare verzonden en bevatten nooit documenten, bestandsnamen, voorbeeldweergaven, de identiteit van afzenders of documentinhoud.
7. Internationale doorgiften
De primaire applicatie en database draaien op infrastructuur in de Europese Unie. Cloudflare en Stripe kunnen beperkte verkeers-, e-mail-, account- of betalingsgegevens buiten de EER verwerken. Bij een doorgifte waarvoor beperkingen gelden, baseren wij ons op een toepasselijk adequaatheidsbesluit, modelcontractbepalingen of een ander rechtmatig mechanisme, waar passend met aanvullende maatregelen.
De actuele rollen, gegevens en regio's van leveranciers staan op de pagina Subverwerkers.
8. Bewaartermijnen
Elk klantdocument heeft een verwijderingsdatum. Geplande of geautoriseerde handmatige verwijdering verwijdert het actieve origineel, voorbeeldweergaven, tijdelijke afdrukbestanden, versleuteld opgeslagen sleutels, de bestandsnaam, afzendergegevens en gevoelige metadata uit de actieve opslag. Versleutelde restanten in databaseback-ups verlopen binnen 30 dagen.
Minimale verwijderingsregistraties zonder inhoud en bijbehorende auditregistraties blijven 12 maanden bewaard. Voltooide achtergrondtaken blijven 30 dagen bewaard. Account- en werkruimtegegevens blijven bewaard zolang het account actief is en worden na verwijdering van het account verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wij op grond van de wet een registratie moeten bewaren. Facturatie- en belastinggegevens worden bewaard gedurende de termijnen die het toepasselijke recht voorschrijft.
9. Uw rechten
Wanneer Esteve Castells Calpe de verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u, voor zover van toepassing, verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar of overdraagbaarheid van gegevens. Berust de verwerking op toestemming, dan kunt u die toestemming intrekken. Stuur een e-mail naar [email protected]; wij moeten mogelijk uw identiteit verifiëren.
Hebt u documenten ingediend in de werkruimte van een klant, neem dan eerst contact op met die klant over de reden van verzameling, inzage, rectificatie, wissing, beperking of intrekking. Sunset Docs helpt de klant bij geldige verzoeken. Kunt u de klant niet identificeren of bereiken, neem dan contact met ons op met uw ontvangstbevestiging van de inzending en voeg het document niet bij.
U kunt een klacht indienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit. In Spanje is dat de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit, AEPD, via aepd.es.
10. Cookies
Sunset Docs gebruikt eigen (first-party) cookies die nodig zijn voor inloggen, sessiebeveiliging, CSRF-bescherming, taal en voorkeuren voor de factuurvaluta. Wij gebruiken geen advertentiecookies en geen analysediensten van derden in de documentviewer. Stripe kan eigen technologieën gebruiken wanneer u de gehoste Checkout of het facturatieportaal bezoekt. Het Cookiebeleid bevat de actuele details.
11. Beveiliging
Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die bedoeld zijn om persoonsgegevens te beschermen, zoals beschreven op de pagina Beveiliging en in de Verwerkersovereenkomst. Geen enkele internetdienst kan elk risico uitsluiten.
12. Zakelijk gebruik en kinderen
Sunset Docs is bedoeld voor zakelijk en professioneel gebruik. Accounts zijn niet bedoeld voor kinderen. Klanten mogen via de dienst geen gegevens van kinderen of bijzondere categorieën van persoonsgegevens opvragen, tenzij Sunset Docs schriftelijk met die verwerking heeft ingestemd.
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring bijwerken wanneer de dienst, de leveranciers of wettelijke vereisten veranderen. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij u, waar passend, een redelijke tijd vooraf. De actuele versie staat altijd op deze pagina.
14. Contact
Vragen over privacy en verzoeken om uw rechten uit te oefenen kunt u sturen naar [email protected]. Algemene support is bereikbaar via help@sunsetdocs.com. Stuur geen documenten naar een van beide adressen.