Inviare la carta d'identità in modo sicuro: la checklist

Per inviare un documento d'identità in modo sicuro, manda una copia solo se serve davvero, tramite un link di caricamento del destinatario invece che via email o WhatsApp, con una filigrana che indichi destinatario, finalità e data. Prima di inviarla chiedi perché la vogliono, copri i dati che non servono e chiedi quando verrà cancellata.

Una foto della carta d'identità di solito non basta da sola per aprire un conto a tuo nome, ma spesso aiuta a rendere credibile un contratto, un finanziamento o una truffa. Una volta inviata, resta in chat, caselle email e cartelle condivise. Meno copie girano, e più ognuna dichiara a cosa serve, meglio è.

Serve davvero una copia?

Spesso no. Il Garante per la protezione dei dati personali lo ha chiarito per banche e uffici postali già nel 2005, con il provvedimento generale su quando identificare e fotocopiare i documenti dei clienti. L'identificazione può basarsi sulla conoscenza personale, su documenti già acquisiti, sull'esibizione del documento o sull'annotazione dei suoi estremi.

Secondo lo stesso provvedimento, chiedere e conservare una copia si giustifica solo in due casi: quando una norma lo prevede espressamente, oppure quando serve dimostrare un'identificazione più accurata per il tipo di operazione.

Il principio vale anche per l'ospitalità. Con una nota del 29 aprile 2026, il Garante ha ricordato ad alberghi, B&B e affittacamere che l'obbligo di comunicare i dati degli ospiti tramite Alloggiati Web non autorizza a conservare copie dei documenti. Le eventuali copie vanno cancellate o distrutte subito dopo la trasmissione. Si conserva solo la ricevuta del portale.

Checklist prima di inviare la carta d'identità

Ripassa questi sei punti a ogni richiesta. Se non riesci a spuntarne uno, chiarisci prima di inviare qualsiasi cosa.

Passo	Cosa fai	Perché è utile
1. Chiedi perché	Chiedi la finalità e, se ti dicono che è obbligatoria, quale norma la prevede	A volte basta mostrare il documento o annotarne il numero
2. Chiedi un link di caricamento	Chiedi un link o un portale invece di un indirizzo email o un numero WhatsApp	Il file non resta in caselle di posta e chat inoltrabili
3. Copri ciò che non serve	Nascondi i dati che la pratica non usa, salvo che serva una copia integrale	Meno dati esposti se la copia finisce in mani sbagliate
4. Aggiungi una filigrana	Scrivi destinatario, finalità e data su tutta l'immagine	La copia è più difficile da riutilizzare e se ne riconosce l'origine
5. Annota a chi l'hai data	Tieni nota di destinatario, data, canale e finalità	In caso di problemi sai a chi rivolgerti
6. Chiedi quando la cancellano	Chiedi per quanto tempo la conservano	Una copia cancellata non può più finire in mani sbagliate

Per il punto 5 basta una riga per invio: "10/10/2026, agenzia X, link di caricamento, richiesta di affitto, cancellazione dopo 30 giorni". Quella nota diventa preziosa il giorno in cui arriva un sollecito per un finanziamento che non hai mai chiesto.

Mandare la carta d'identità via WhatsApp: è sicuro?

Meglio evitarlo. Il problema non è solo la cifratura. La foto resta nella chat e nella galleria di entrambi i telefoni, può finire nei backup e si inoltra con due tocchi. Dopo l'invio non controlli più la cancellazione.

Il Garante è stato esplicito. Nella stessa nota del 2026 segnala la pratica, diffusa soprattutto tra B&B e affittacamere, di fotografare i documenti con lo smartphone o di farseli inviare con app di messaggistica come WhatsApp. Secondo l'Autorità, questi comportamenti espongono le persone senza giustificazione a rischi concreti, tra cui il furto d'identità.

Se ti chiedono il documento su WhatsApp, chiedi se esiste un modulo o un link di caricamento. Per l'alloggio puoi proporre di mostrare la carta all'arrivo. Se proprio non c'è alternativa, invia una copia con filigrana e dati coperti, e chiedi per iscritto di cancellarla appena registrata.

Cosa coprire sulla copia e cosa lasciare leggibile

Dipende da cosa deve verificare il destinatario. La regola pratica: lascia leggibile ciò che la pratica richiede e copri il resto.

Sulla carta d'identità elettronica (CIE) sono stampati o memorizzati molti più dati di quanti servano di solito. Il sito ufficiale della CIE elenca, tra gli altri, statura, immagine della firma, codice fiscale anche in codice a barre, estremi dell'atto di nascita e indirizzo di residenza. Sul documento è stampato anche il CAN, un codice numerico che serve a leggere i dati del microchip.

Di solito necessari: nome, cognome, numero del documento e, se devono verificare la validità, la data di scadenza.
Spesso superflui: firma, statura, estremi dell'atto di nascita, indirizzo di residenza e il codice per la lettura del chip, se la pratica non li usa.
Dipende dal caso: la foto e il codice fiscale. Se nessuno deve confrontare la foto con il tuo viso o usare il codice fiscale, chiedi se puoi coprirli.

C'è un'eccezione importante. Se una norma impone al destinatario di acquisire una copia completa, come può accadere in banca, una copia coperta o con filigrana può essere rifiutata. In quel caso invia la copia integrale dal canale ufficiale, non via email.

Cosa scrivere nella filigrana

Un formato semplice che funziona:

"Copia per [destinatario] · [finalità] · [data]"

Per esempio: "Copia per Agenzia Rossi · richiesta di affitto · 10/10/2026". Ripeti il testo in diagonale su tutta l'immagine, lasciando leggibili i dati che servono davvero.

Sii realista su cosa ottiene. Una filigrana scoraggia il riutilizzo per altri scopi e aiuta a capire da dove è uscita una copia. Non impedisce che qualcuno la ritagli, la modifichi o la fotografi.

Se l'hai già inviata o temi che venga usata

Aver mandato una copia non significa che verrà usata male. Se hai dubbi o vedi segnali di furto d'identità, procedi così.

Chiedi la cancellazione. Scrivi al destinatario e chiedi di cancellare la copia e di confermartelo. È il diritto alla cancellazione previsto dall'articolo 17 del GDPR quando i dati non servono più.
Raccogli le prove. Conserva chat, email, solleciti di pagamento, contratti o attivazioni che non riconosci ed estratti conto.
Sporgi denuncia. Rivolgiti alla Polizia di Stato o ai Carabinieri. In alcuni uffici del Lazio la Polizia sta sperimentando una pre-denuncia online per reati come truffa, frode informatica o uso indebito di carte di pagamento, da formalizzare di persona entro 48 ore.
Controlla i finanziamenti a tuo nome. La Banca d'Italia permette di consultare gratis i dati della Centrale dei Rischi, cioè i debiti segnalati a tuo nome da banche e finanziarie.
Contesta all'intermediario. Se trovi un finanziamento che non hai chiesto, rivolgiti alla banca o finanziaria che lo ha segnalato, allegando la denuncia.
Presenta reclamo al Garante. Se un'azienda ha chiesto la copia senza motivo, l'ha diffusa o non l'ha cancellata, puoi rivolgerti al Garante.

Se hai perso la carta, e non solo una copia, la procedura è diversa: denuncia e richiesta di una nuova CIE al tuo Comune.

Se sei l'azienda che chiede il documento

La protezione migliore, per te e per i tuoi clienti, è chiedere meno copie. Prima di inserire "copia del documento d'identità" in una richiesta, annota perché ti serve, su quale base, chi la vedrà e quando la cancellerai. Se basta vedere il documento o annotarne gli estremi, non chiedere l'immagine.

Quando la copia serve davvero, evita che arrivi su WhatsApp o nella casella di un collaboratore. Sunset Docs dà a ogni spazio di lavoro un link di caricamento e un indirizzo email dedicato, senza account per chi invia. Il tuo team vede nel browser immagini delle pagine con filigrana, mai il file originale, salvo che il proprietario consenta il download, che viene registrato. Ogni documento ha una data di eliminazione, da 1 ora a 90 giorni su tutti i piani.

Trovi più dettagli nella pagina sulla raccolta di copie dei documenti d'identità. Ai tuoi clienti puoi indicare il nostro strumento gratuito per la filigrana, che funziona nel browser senza caricare l'immagine su un server.

Nessuno strumento verifica che un documento sia autentico, né ti rende conforme al GDPR da solo. L'obiettivo è più concreto: meno copie in giro e una data di fine per ognuna di quelle che ricevi.

Domande

La banca rifiuta la copia con la filigrana. Cosa faccio?

Può succedere quando una norma impone alla banca di acquisire la copia del documento. Chiedi qual è il canale ufficiale, di solito l'app, l'area riservata o la filiale, e invia lì la copia completa invece che via email.

Il B&B mi chiede la foto della carta su WhatsApp prima dell'arrivo. Devo mandarla?

Il Garante sconsiglia proprio questa pratica. La struttura deve comunicare i tuoi dati all'autorità di pubblica sicurezza, non conservare l'immagine del documento. Proponi di compilare i dati in un modulo e di mostrare la carta al check-in.

Per quanto tempo possono tenere la mia copia?

Dipende dalla finalità e dalla norma. Una struttura ricettiva deve cancellarla subito dopo la comunicazione ad Alloggiati Web, mentre altri soggetti possono avere obblighi di conservazione più lunghi. Chiedi il termine preciso e annotalo.

Copia in bianco e nero o a bassa risoluzione: serve?

Può renderla meno utile per altri scopi, ma non la rende innocua. Controlla che i dati necessari restino leggibili, altrimenti ti verrà chiesta di nuovo.

Come capisco se la richiesta è autentica?

Contatta l'azienda con un canale che conosci già, come il sito ufficiale o un numero di telefono che hai usato in passato. Non inviare nulla a link o numeri che arrivano senza contesto.