Meno copie in giro
Le scansioni dei documenti smettono di accumularsi in chat di WhatsApp, caselle email, cartelle del desktop e vassoi della stampante dove nessuno pensa a cancellarle.
Copie dei documenti d'identità
Carta d'identità via WhatsApp? Per la tua azienda c'è un modo più ordinato
Mandare la carta d'identità via WhatsApp è comodo, ma la copia resta nel telefono del cliente, nei backup della chat e sui dispositivi di chi la riceve. Se ti serve davvero una copia, con Sunset Docs il cliente la carica tramite un link, il tuo team vede un'anteprima con filigrana e la copia viene cancellata alla data che hai scelto.
Nessuna carta richiesta. Fino a 10 file ricevuti.
Come funziona
Dalla richiesta alla eliminazione
- Chiediti se la copia serveSpesso basta vedere il documento o annotare un dato. Chiedi una copia solo se una norma o una finalità precisa lo richiede, e spiega al cliente a cosa serve.
- Lascia che il cliente la prepariIndicagli lo strumento gratuito di filigrana per scrivere il tuo nome, lo scopo e la data, e coprire i dati che non ti servono.
- Ricevila con il tuo link di caricamentoSenza account né app. La copia arriva nel tuo spazio di lavoro, non nella chat di un collaboratore o nella galleria di un telefono aziendale, con un termine di eliminazione breve.
- Controlla l'anteprima, poi lasciala scadereIl team vede un'immagine della pagina con filigrana: per impostazione predefinita, mai il file originale. Aperture, stampe e download vengono registrati.
Filigrana a ogni visualizzazione
Il team consulta immagini con una filigrana visibile. Scoraggia il riutilizzo e rende riconoscibile uno screenshot finito altrove, anche se non può impedirlo.
Una cancellazione che non dipende da nessuno
Ogni copia ha una data di eliminazione dal momento in cui arriva. Vengono eliminati originale, anteprime, chiavi, nome del file e dati del mittente.
Per chi è
Per le attività che ogni tanto hanno bisogno della copia di un documento d'identità e non vogliono tenerla più del necessario: agenzie immobiliari e proprietari che affittano, palestre, autonoleggi, hotel e case vacanza, agenzie per il lavoro e società di selezione, consulenti finanziari e intermediari assicurativi, copisterie che ricevono documenti da stampare.
Il principio è semplice: chiederla meno spesso, riceverla in un solo posto, guardarla una volta e poi lasciarla andare.
Mostrare non è copiare
Il GDPR chiede che i dati siano "adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario" rispetto alle finalità. Per un documento d'identità spesso significa guardarlo e annotare uno o due dati, non conservare un'immagine completa con foto, firma e numero.
Il Garante lo ha ribadito agli albergatori nell'aprile 2026: l'obbligo di comunicare i dati degli ospiti all'autorità di pubblica sicurezza non legittima la conservazione di fotocopie o immagini dei documenti, che dopo la trasmissione vanno cancellate o distrutte. Diverso il caso dei soggetti tenuti all'adeguata verifica antiriciclaggio, come banche e commercialisti, che seguono regole proprie.
| Situazione | Di solito basta | Quando una copia può avere senso |
|---|---|---|
| Check-in in hotel o casa vacanza | Vedere il documento e trasmettere i dati richiesti | La copia va cancellata dopo la comunicazione |
| Iscrizione in palestra | Vedere il documento e annotare nome e numero | Raramente |
| Nuovo cliente di un commercialista | Non basta vederlo | Obblighi di adeguata verifica |
| Stampa in copisteria | Il cliente stampa e il file viene cancellato | Nessun motivo per tenerne una copia |
La tabella è un orientamento, non una consulenza legale. Verifica le regole del tuo settore prima di chiedere una copia.
Quando la copia serve davvero
Chiedi al cliente di applicare una filigrana prima dell'invio. Una scritta in diagonale come "Copia per Agenzia Esempio, contratto d'affitto, 10/10/2026" la rende molto meno utile a chiunque altro. Il nostro strumento di filigrana per documenti d'identità funziona nel browser, senza caricare l'immagine da nessuna parte, e permette di coprire i dati che non ti servono.
Poi mandagli il tuo link di caricamento invece del numero WhatsApp o dell'indirizzo email. Il cliente carica la copia dal telefono senza account e questa arriva nel tuo spazio di lavoro con una data di eliminazione.
Come la gestisce il team
Chi controlla apre l'invio e vede nel browser un'immagine della pagina con filigrana. Il file originale non arriva al browser, a meno che il proprietario non abiliti il download degli originali, e ogni download viene registrato. Anche le stampe vengono registrate, e il proprietario decide se le copie stampate portano la filigrana.
Finito il controllo, cancella l'invio. Altrimenti sparisce alla sua data: 1, 8 o 24 ore, oppure 7, 30 o 90 giorni con ogni piano. I backup cifrati del database scadono entro 30 giorni, non subito.
Cosa non fa
- Non verifica l'identità e non riconosce documenti falsi o alterati.
- Non rende lecito il tuo modo di lavorare. Sei tu a decidere se puoi chiedere una copia.
- Non cancella la copia dal telefono del cliente né un file scaricato da qualcuno del team.
- La filigrana scoraggia e permette di risalire all'origine, ma non impedisce di fotografare lo schermo.
Checklist prima di chiedere una copia del documento
- Scrivi lo scopo e, se c'è, la norma che richiede la copia.
- Se basta vedere il documento, non chiedere la copia.
- Spiega al cliente cosa coprire e cosa scrivere nella filigrana.
- Manda il link di caricamento, non un numero di telefono né un indirizzo email.
- Scegli il termine di eliminazione più breve compatibile con il controllo.
- Se devi conservarla, archiviala secondo le tue procedure prima che scada.
Domande frequenti
È sicuro mandare la carta d'identità via WhatsApp?
Anche con la chat cifrata, la copia resta salvata nel telefono di chi invia e di chi riceve, nei backup e spesso nella galleria. Più copie esistono, più è difficile controllarle. Un link di caricamento con data di eliminazione riduce le copie dal lato della tua azienda.
Un'azienda può chiedermi la fotocopia della carta d'identità?
Dipende dal settore e dallo scopo. Il GDPR chiede di raccogliere solo i dati necessari, e il Garante ha ricordato agli alberghi che dopo la comunicazione all'autorità di pubblica sicurezza le copie vanno cancellate. Alcune norme, come quelle antiriciclaggio, impongono invece di acquisire una copia.
Sunset Docs verifica che il documento sia autentico?
No. Sunset Docs non verifica identità né autenticità. È una casella di ricezione temporanea che mostra al team un'anteprima con filigrana. L'identificazione resta parte della tua procedura.
E se per legge dobbiamo conservare la copia?
Conservala nel sistema previsto dalle vostre procedure, non in Sunset Docs. Il proprietario dello spazio può abilitare il download dell'originale, che viene registrato, così la copia si archivia prima della data di eliminazione.
Possiamo raccogliere i documenti di minori?
Non per impostazione predefinita. Dati di minori, dati sanitari, dati giudiziari, numeri completi di carta e password sono fuori da ciò per cui il servizio è pensato.
Configura la casella per documenti sensibili
Inizia con una casella che accetta file tramite un portale di caricamento o un indirizzo email dedicato, con eliminazione automatica per ogni nuovo invio.
Inizia la prova di 14 giorni