Meno allegati nelle caselle email
Estratti conto e copie della carta d'identità smettono di accumularsi nelle caselle personali, nella posta inviata e nelle chat di WhatsApp proprio nei mesi più pieni.
Commercialisti e studi
Un portale di caricamento per i documenti dei clienti, con data di eliminazione
Sunset Docs dà al tuo studio un link di caricamento e un indirizzo email per le buste paga, gli estratti conto, i documenti d'identità e le fatture che i clienti ti inviano. Il team consulta anteprime con filigrana, archivia ciò che serve nei gestionali dello studio e la copia ricevuta viene eliminata alla data stabilita.
Nessuna carta richiesta. Fino a 10 file ricevuti.
Come funziona
Dalla richiesta alla eliminazione
- Condividi il link di caricamentoInseriscilo nella lettera d'incarico, nel promemoria per il 730 o sul sito dello studio. Il cliente carica i file da telefono o computer senza creare un account, oppure li invia all'indirizzo email dello spazio di lavoro.
- Scegli quando cancellare1, 8 o 24 ore, oppure 7, 30 o 90 giorni. I piani Team e Business consentono anche 365 giorni o una data precisa. Regola il termine sul tempo reale di lavorazione.
- Controlla e archivia ciò che va conservatoIl team vede immagini delle pagine con filigrana, mai il file originale. Se il proprietario lo consente, l'originale si scarica per il gestionale o il fascicolo, e ogni download viene registrato.
- Lascia scadere la copia ricevutaAlla data prevista Sunset Docs elimina originale, anteprime, chiavi, nome del file e dati del mittente. Ciò che devi conservare per legge è già nel tuo fascicolo.
Prima l'anteprima, poi l'originale
Per verificare un dato basta leggere la pagina. Il browser riceve immagini con filigrana e il download dell'originale resta disattivato finché il proprietario non lo abilita.
Pulizia senza promemoria
Ogni invio ha una data di fine dal momento in cui arriva. Le buste paga della scorsa dichiarazione non restano in una cartella condivisa fino all'anno dopo.
Per chi è
Per studi di commercialisti, consulenti del lavoro, centri elaborazione paghe e professionisti che tengono la contabilità per conto terzi, che ricevono documenti sensibili e non vogliono lasciarli per anni nelle email. Funziona per lo studio con due persone come per il team che condivide un unico indirizzo di ricezione.
Sunset Docs non è un'area riservata completa. Il cliente non accede con credenziali, non vede gli invii precedenti e non scrive messaggi. Serve a una cosa: ricevere i documenti in modo ordinato, farli consultare alle persone giuste e cancellare la copia ricevuta a una data fissa.
Quando la casella si riempie
I documenti arrivano a ondate. La tabella riassume i momenti tipici e un termine di eliminazione ragionevole da cui partire.
| Momento | Cosa invia di solito il cliente | Termine indicativo |
|---|---|---|
| Dichiarazione dei redditi, modello 730 o Redditi PF | Certificazione Unica, scontrini e ricevute per detrazioni, estratti conto | 30 giorni |
| Nuovo cliente e adeguata verifica | Documento d'identità, codice fiscale, visura camerale, statuto | 7 giorni, dopo aver archiviato la copia obbligatoria |
| Assunzione di un dipendente | Documento d'identità, codice fiscale, IBAN, contratto | 7 giorni |
| Contabilità e liquidazioni IVA | Fatture di vendita e di acquisto, estratti conto | 30 giorni |
| Richiesta singola | Una comunicazione dell'Agenzia delle Entrate, una fattura mancante | 24 ore o 7 giorni |
I contabili esterni e i consulenti tributari rientrano tra i professionisti soggetti agli obblighi di adeguata verifica della direttiva antiriciclaggio, recepita nel diritto italiano. È la normativa nazionale a stabilire cosa conservare e per quanto tempo. Sunset Docs è il punto di arrivo dei documenti, non il loro archivio.
Come funziona in pratica
Uno studio invia il promemoria per il 730 con il link di caricamento e un elenco breve: "Certificazione Unica, contratto d'affitto, ricevute dei bonifici per i lavori in casa". Il termine di eliminazione predefinito è di 30 giorni.
I clienti caricano dal telefono. Il team riceve una notifica senza nomi di file né contenuti, apre l'invio e controlla ogni pagina come anteprima con filigrana. Se il proprietario ha abilitato il download degli originali, chi prepara la dichiarazione scarica ciò che serve per il software. Ogni apertura, stampa e download compare nel registro attività.
Presentata la dichiarazione, puoi eliminare l'invio. Se nessuno lo fa, Sunset Docs lo elimina al trentesimo giorno. La cancellazione elimina originale, anteprime, file temporanei di stampa, chiavi, nome del file e dati del mittente. I backup cifrati del database scadono entro 30 giorni, non subito.
Cosa non fa
- Non sostituisce il sistema documentale, il gestionale fiscale, la firma elettronica o l'archivio dello studio.
- Non verifica l'identità del cliente né l'autenticità di un documento. Il controllo resta a te.
- Non cancella copie al di fuori di Sunset Docs, come le foto nel telefono del cliente o un file già scaricato.
- La filigrana scoraggia il riutilizzo e permette di risalire all'origine, ma non impedisce di fotografare lo schermo.
- Il controllo dei file e la scansione antimalware riducono il rischio senza intercettare tutto.
Checklist prima della prossima stagione
- Elenca i documenti davvero necessari per ogni tipo di incarico ed elimina quelli chiesti "per sicurezza".
- Decidi quali documenti si possono scaricare in originale e chi può farlo.
- Fissa un termine di eliminazione per ogni tipo di richiesta.
- Stabilisci dove stanno i documenti da conservare per legge e trasferiscili prima della data di eliminazione.
- Invita chi controlla i documenti e chiedigli di attivare la verifica in due passaggi.
- Nei modelli di email sostituisci "rispondimi con gli allegati" con il tuo link di caricamento.
I piani partono da 12 euro al mese per spazio di lavoro, con membri illimitati. Per i dettagli sulle protezioni, consulta la pagina sicurezza.
Domande frequenti
Sunset Docs sostituisce il gestionale dello studio o il sistema documentale?
No. È una casella di ricezione temporanea. Non prevede accesso per i clienti, messaggistica, gestione delle attività, firma elettronica o contabilità, e non è un archivio. Usalo quando il cliente invia documenti sensibili, poi sposta ciò che serve nei programmi che lo studio usa già.
Il cliente deve registrarsi o installare un'app?
No. Apre il link nel browser oppure scrive all'indirizzo dello spazio di lavoro. Sei tu a decidere se la sua email è obbligatoria o facoltativa. Fino a 10 file per invio, 20 MB ciascuno e 25 MB in totale.
Per l'adeguata verifica dobbiamo conservare copia del documento del cliente. È compatibile con l'eliminazione automatica?
Sì, se la copia da conservare si trova nel fascicolo antiriciclaggio e non in Sunset Docs. Abilita il download dell'originale, archivia il documento secondo le procedure dello studio e lascia scadere la copia ricevuta.
Che termine di eliminazione conviene durante la stagione del 730?
Quello dei tuoi tempi di lavorazione. Un buon punto di partenza è 30 giorni per una dichiarazione e 7 giorni per una richiesta veloce. Puoi sempre eliminare un invio prima, ma non puoi superare il massimo previsto dal tuo piano.
Possiamo ricevere certificati medici per le paghe?
Non per impostazione predefinita. Dati sanitari, dati giudiziari, dati di minori, numeri completi di carta e password sono fuori da ciò per cui il servizio è pensato. Usa un canale adatto a quei dati.
Configura la casella per documenti sensibili
Inizia con una casella che accetta file tramite un portale di caricamento o un indirizzo email dedicato, con eliminazione automatica per ogni nuovo invio.
Inizia la prova di 14 giorni