Minder bijlagen in mailboxen
Bankafschriften en kopieën van paspoorten stapelen zich niet meer op in persoonlijke mailboxen, verzonden items en WhatsApp, juist in de drukste weken van het jaar.
Boekhouders en administratiekantoren
Een klantportaal voor binnenkomende stukken, met een verwijderdatum per bestand
Sunset Docs geeft je kantoor één uploadlink en één e-mailadres voor de loonstroken, bankafschriften, id-bewijzen en facturen die klanten aanleveren. Je team bekijkt voorbeelden met watermerk, zet wat nodig is in de eigen software en de binnengekomen kopie wordt op de gekozen datum verwijderd.
Geen creditcard nodig. Tot 10 ontvangen bestanden.
Zo werkt het
Van aanvraag tot verwijdering
- Deel je uploadlinkZet hem in de opdrachtbevestiging, in de herinnering voor de aangifte inkomstenbelasting of op je website. Klanten uploaden zonder account vanaf telefoon of computer, of mailen naar het e-mailadres van de werkruimte.
- Kies wanneer het weg moet1, 8 of 24 uur, of 7, 30 of 90 dagen. Bij Team en Business ook 365 dagen of een vaste datum. Stem de termijn af op hoe lang de verwerking echt duurt.
- Controleer en bewaar wat moetHet team ziet afbeeldingen van elke pagina met watermerk, niet het originele bestand. Staat de eigenaar het toe, dan download je het origineel voor je software of dossier. Elke download wordt vastgelegd.
- Laat de binnengekomen kopie verlopenOp de verwijderdatum wist Sunset Docs het origineel, de voorbeelden, de sleutels, de bestandsnaam en de afzendergegevens. Wat je wettelijk moet bewaren, staat dan al in je eigen dossier.
Eerst het voorbeeld, dan het origineel
Voor de meeste controles hoef je alleen de pagina te lezen. De browser krijgt afbeeldingen met watermerk en downloaden van het origineel staat uit tot de eigenaar het aanzet.
Opruimen zonder herinnering
Elke inzending heeft vanaf binnenkomst een einddatum. De loonstroken van vorig jaar staan volgend voorjaar niet meer in een gedeelde map.
Voor wie
Voor administratiekantoren, boekhouders, belastingadviseurs en salarisadministrateurs die gevoelige stukken van klanten ontvangen en die niet jarenlang in de mail willen laten staan. Het werkt voor een eenmanskantoor net zo goed als voor een team dat één gedeeld adres gebruikt.
Sunset Docs is geen volledig klantportaal. Klanten loggen niet in, zien geen eerdere uploads en sturen geen berichten. Het doet één ding: stukken veilig ontvangen, de juiste mensen laten meekijken en de binnengekomen kopie op een vaste datum verwijderen.
Wanneer de inbox volloopt
Stukken komen in golven binnen. De tabel laat de gebruikelijke momenten zien, met een redelijke verwijdertermijn om mee te beginnen.
| Moment | Wat klanten meestal sturen | Verwijdertermijn als startpunt |
|---|---|---|
| Aangifte inkomstenbelasting | Jaaropgaven, bankafschriften, hypotheekgegevens, bewijs van giften | 30 dagen |
| Nieuwe klant en cliëntenonderzoek | Id-bewijs, uittreksel uit het Handelsregister, statuten | 7 dagen, na het opslaan van de verplichte kopie |
| Nieuwe medewerker in de salarisadministratie | Id-bewijs, bankrekeningnummer, arbeidsovereenkomst, loonheffingsverklaring | 7 dagen |
| Lopende boekhouding en btw-aangifte | Verkoop- en inkoopfacturen, bankafschriften | 30 dagen |
| Losse vraag | Een brief van de Belastingdienst, een ontbrekende factuur | 24 uur of 7 dagen |
Belastingadviseurs en externe accountants vallen onder artikel 1a van de Wwft en moeten dus cliëntenonderzoek doen. De wet bepaalt wat je vastlegt en hoe lang. Sunset Docs is de plek waar stukken binnenkomen, niet waar je ze archiveert.
Zo werkt het in de praktijk
Een administratiekantoor stuurt de herinnering voor de aangifte met de uploadlink en een korte lijst: "jaaropgave van je werkgever, jaaroverzicht van je hypotheek, bewijs van giften". De standaard verwijdertermijn is 30 dagen.
Klanten uploaden vanaf hun telefoon. Het team krijgt een melding zonder bestandsnamen of inhoud, opent de inzending en controleert elke pagina als voorbeeld met watermerk. Heeft de eigenaar originele download aangezet, dan haalt de medewerker de stukken binnen die nodig zijn voor het aangifteprogramma. Elke keer openen, printen en downloaden staat in het activiteitenlogboek.
Is de aangifte ingediend, dan verwijder je de inzending. Doet niemand dat, dan verwijdert Sunset Docs hem op dag 30. Dat wist het origineel, de voorbeelden, tijdelijke printbestanden, sleutels, bestandsnaam en afzendergegevens. Versleutelde databaseback-ups verlopen binnen 30 dagen, niet direct.
Wat het niet doet
- Het vervangt geen DMS, praktijksoftware, digitale handtekening of archief.
- Het controleert niet wie de klant is en ook niet of een document echt is. Die identificatie blijft jouw werk.
- Het verwijdert geen kopieën buiten Sunset Docs, zoals foto's op de telefoon van de klant of een gedownload bestand.
- Een watermerk ontmoedigt hergebruik en maakt het herleidbaar, maar houdt niemand tegen die het scherm fotografeert.
- Bestandscontrole en malwarescan verkleinen het risico, maar vangen niet alles af.
Checklist voor het volgende aangifteseizoen
- Leg per soort opdracht vast welke stukken echt nodig zijn en schrap wat je "voor de zekerheid" vraagt.
- Bepaal welke stukken als origineel gedownload mogen worden en door wie.
- Kies per soort verzoek een standaard verwijdertermijn.
- Spreek af waar stukken staan die je wettelijk moet bewaren en zet ze daar vóór de verwijderdatum.
- Nodig iedereen uit die stukken beoordeelt en vraag ze tweestapsverificatie aan te zetten.
- Vervang "stuur het maar als bijlage" in je sjablonen door je uploadlink.
Abonnementen beginnen bij 12 euro per maand per werkruimte, met een onbeperkt aantal leden. Lees op de beveiligingspagina hoe we bestanden beschermen.
Veelgestelde vragen
Vervangt Sunset Docs onze praktijksoftware of ons DMS?
Nee. Het is een tijdelijke inbox. Er zijn geen klantlogins, berichten, taken, digitale handtekening of boekhoudfuncties, en het is geen archief. Gebruik het op het moment dat een klant gevoelige stukken stuurt en zet daarna wat nodig is in de systemen die je al hebt.
Heeft een klant een account of app nodig?
Nee. De klant opent de link in de browser of mailt naar het adres van de werkruimte. Jij bepaalt of een e-mailadres verplicht of optioneel is. Maximaal 10 bestanden per inzending, 20 MB per bestand en 25 MB in totaal.
Voor het cliëntenonderzoek moeten we een kopie van het id-bewijs bewaren. Botst dat met automatisch verwijderen?
Nee, zolang de kopie die je moet bewaren in je Wwft-dossier staat en niet in Sunset Docs. Zet originele download aan, sla het stuk op volgens je eigen procedure en laat de binnengekomen kopie verlopen.
Welke verwijdertermijn past bij de aangifteperiode?
De termijn van je eigen doorlooptijd. Een redelijk startpunt is 30 dagen voor een aangifte en 7 dagen voor een korte vraag. Eerder verwijderen kan altijd, langer dan het maximum van je abonnement niet.
Kunnen we ziekmeldingen of medische verklaringen voor de salarisadministratie ontvangen?
Niet standaard. Gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, gegevens van kinderen, volledige kaartnummers en wachtwoorden vallen buiten waar de dienst voor bedoeld is. Gebruik daarvoor een kanaal dat daarop is ingericht.
Richt je inbox voor gevoelige documenten in
Begin met een documentinbox die bestanden ontvangt via een uploadportaal of een apart e-mailadres, met automatische verwijdering voor elke nieuwe inzending.
Probeer 14 dagen gratis