Ein Mandantenportal für den Belegeingang, mit Löschdatum für jede Datei

Für wen

Für Steuerberatungskanzleien, Buchhaltungsbüros, Lohnbüros und Steuerbevollmächtigte, die sensible Unterlagen von Mandanten erhalten und diese nicht jahrelang in E-Mails liegen lassen wollen. Das passt zur Zwei-Personen-Kanzlei ebenso wie zu einem Team, das eine gemeinsame Eingangsadresse nutzt.

Sunset Docs ist kein vollständiges Mandantenportal. Mandanten melden sich nicht an, sehen keine früheren Uploads und schreiben keine Nachrichten. Es löst eine Aufgabe: Unterlagen sicher annehmen, von den richtigen Personen prüfen lassen und die Eingangskopie zu einem festen Termin löschen.

Wann der Posteingang voll wird

Mandantenunterlagen kommen in Wellen. Die Tabelle zeigt typische Anlässe und eine sinnvolle Löschfrist für den Start.

Steuerberater sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. Werden Ausweisdokumente zur Identifizierung vorgelegt, haben Sie nach § 8 Abs. 2 GwG das Recht und die Pflicht, Kopien anzufertigen. Diese Aufzeichnungen sind in der Regel fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach zehn Jahren zu vernichten. Sie gehören in Ihre GwG-Akte. Sunset Docs ist der Eingang, nicht das Archiv.

So läuft es in der Praxis

Ein Büro verschickt die Erinnerung zur Steuererklärung mit dem Upload-Link und einer kurzen Liste: „Lohnsteuerbescheinigung, Handwerkerrechnungen, Spendenquittungen“. Die Standard-Löschfrist beträgt 30 Tage.

Mandanten laden vom Handy hoch. Das Team erhält eine Benachrichtigung ohne Dateinamen und ohne Inhalt, öffnet die Übermittlung und prüft jede Seite als Vorschau mit Wasserzeichen. Hat der Inhaber den Original-Download freigegeben, lädt die bearbeitende Person die Belege für die Kanzleisoftware herunter. Jedes Öffnen, Drucken und Herunterladen steht im Aktivitätsprotokoll.

Ist die Erklärung abgegeben, löscht das Team die Übermittlung. Tut das niemand, löscht Sunset Docs sie am 30. Tag. Gelöscht werden Original, Vorschauen, temporäre Druckdateien, Schlüssel, Dateiname und Absenderangaben. Verschlüsselte Datenbanksicherungen laufen innerhalb von 30 Tagen ab, nicht sofort. Die Daten liegen in der EU, bei Hetzner in Deutschland, mit einer verschlüsselten Kopie bei Cloudflare R2 in der EU.

Was Sunset Docs nicht tut

• Es ersetzt weder DMS noch Kanzleisoftware, elektronische Signatur oder Archiv.
• Es prüft weder die Identität des Mandanten noch die Echtheit eines Dokuments. Die Identifizierung bleibt Ihre Aufgabe.
• Es löscht keine Kopien außerhalb von Sunset Docs, etwa Fotos auf dem Handy des Mandanten oder eine heruntergeladene Datei.
• Das Wasserzeichen schreckt ab und macht Weitergaben nachvollziehbar, verhindert aber kein Abfotografieren des Bildschirms.
• Dateiprüfung und Malware-Scan senken das Risiko, erkennen aber nicht alles.

Checkliste vor der nächsten Saison

1. Legen Sie pro Mandatsart fest, welche Unterlagen wirklich gebraucht werden, und streichen Sie alles „für alle Fälle“.
2. Bestimmen Sie, welche Unterlagen im Original heruntergeladen werden dürfen und von wem.
3. Wählen Sie eine Standard-Löschfrist pro Anfrageart.
4. Klären Sie, wo aufbewahrungspflichtige Unterlagen liegen, und übertragen Sie sie vor dem Löschtermin.
5. Laden Sie alle prüfenden Personen ein und bitten Sie sie, die Bestätigung in zwei Schritten zu aktivieren.
6. Ersetzen Sie „bitte als Anhang zurückschicken“ in Ihren Vorlagen durch den Upload-Link.

Die Tarife beginnen bei 12 Euro pro Monat und Arbeitsbereich, mit unbegrenzt vielen Mitgliedern. Wie wir Dateien schützen, steht auf der Sicherheitsseite.