Weniger Kopien im Umlauf
Ausweisscans sammeln sich nicht mehr in Postfächern, Messenger-Chats, Desktop-Ordnern und Druckerfächern, in denen niemand aufräumt.
Ausweiskopien
Ausweiskopien nur bei Bedarf empfangen und fristgerecht löschen
Ein Personalausweis darf nur vom Inhaber oder mit seiner Zustimmung kopiert werden, und die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Wenn Sie eine Kopie wirklich brauchen, lädt der Kunde sie bei Sunset Docs über einen Link hoch statt per E-Mail oder WhatsApp, Ihr Team sieht eine Vorschau mit Wasserzeichen, und die Kopie wird zum festgelegten Termin gelöscht.
Keine Karte erforderlich. Bis zu 10 empfangene Dateien.
So funktioniert es
Von der Anfrage bis zur Löschung
- Klären, ob eine Kopie nötig istOft reicht es, den Ausweis anzusehen oder einzelne Angaben zu notieren. Bitten Sie nur um eine Kopie, wenn ein Gesetz oder ein klarer Zweck sie erfordert, und sagen Sie dem Kunden, wofür.
- Den Kunden die Kopie vorbereiten lassenVerweisen Sie auf das kostenlose Wasserzeichen-Werkzeug. Damit vermerkt der Kunde „Kopie“, Ihren Namen, den Zweck und das Datum und schwärzt, was Sie nicht brauchen.
- Über Ihren Upload-Link annehmenOhne Konto und ohne App. Die Kopie landet im Arbeitsbereich, nicht im Postfach einer Mitarbeiterin oder in der Galerie eines Diensthandys, mit kurzer Löschfrist ab Eingang.
- Vorschau prüfen, dann ablaufen lassenDas Team sieht ein Seitenbild mit Wasserzeichen, standardmäßig nie die Originaldatei. Öffnen, Drucken und Herunterladen werden protokolliert.
Wasserzeichen bei jeder Ansicht
Ihr Team prüft Bilder mit sichtbarem Wasserzeichen. Das schreckt von Weiterverwendung ab und macht einen abfotografierten Bildschirm nachvollziehbar, verhindert ihn aber nicht.
Löschen, ohne daran zu denken
Jede Kopie hat ab Eingang ein Löschdatum. Entfernt werden Original, Vorschauen, Schlüssel, Dateiname und Absenderangaben.
Für wen
Für Betriebe, die gelegentlich eine Ausweiskopie brauchen und sie nicht länger behalten wollen als nötig: Fitnessstudios, Auto- und Transportervermietungen, Hotels und Ferienwohnungen, Personaldienstleister, Finanz- und Versicherungsvermittler sowie Copyshops, die Ausweise für Formulare ausdrucken.
Der Grundsatz ist einfach: seltener fragen, an einer Stelle annehmen, einmal ansehen und dann löschen.
Was das Gesetz sagt
§ 20 Abs. 2 des Personalausweisgesetzes legt drei Regeln fest. Der Ausweis darf nur vom Inhaber oder mit seiner Zustimmung kopiert werden. Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Und wer nicht Inhaber ist, darf die Kopie nicht an Dritte weitergeben. Werden dabei personenbezogene Daten erhoben, braucht es die Einwilligung des Inhabers. Das allgemeine Datenschutzrecht gilt zusätzlich.
Die DSGVO verlangt, dass Daten „dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sind. Beim Ausweis heißt das oft: ansehen, eine oder zwei Angaben notieren, fertig.
Eine Ausnahme bilden Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz. Werden ihnen Ausweisdokumente zur Identifizierung vorgelegt, haben sie nach § 8 Abs. 2 GwG das Recht und die Pflicht, Kopien anzufertigen.
| Situation | Meist ausreichend | Wann eine Kopie in Frage kommt |
|---|---|---|
| Anmeldung im Fitnessstudio | Ausweis ansehen, Name notieren | Selten |
| Mietinteressent bei der Hausverwaltung | Ausweis ansehen und die Prüfung vermerken | Nicht nötig, laut Datenschutzkonferenz unzulässig |
| Neues Mandat beim Steuerberater | Reicht nicht, Identifizierungspflicht | Pflicht nach GwG |
| Druckauftrag im Copyshop | Kunde druckt selbst, Datei wird danach gelöscht | Kein Grund für eine eigene Kopie |
Die Tabelle ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Vorschriften Ihrer Branche, bevor Sie eine Kopie verlangen.
Wenn Sie eine Kopie brauchen
Bitten Sie den Kunden, die Kopie vorher zu kennzeichnen und zu schwärzen. Die Verbraucherzentrale Niedersachsen empfiehlt, nicht benötigte Angaben unkenntlich zu machen und ein Wasserzeichen mit Zweck, Empfänger und Datum aufzulegen, etwa „Kopie für Autovermietung Muster, Mietvertrag Transporter, 10.10.2026“. Unser Wasserzeichen-Werkzeug für Ausweiskopien läuft im Browser, das Bild wird nirgendwohin hochgeladen.
Schicken Sie dem Kunden danach Ihren Upload-Link statt einer E-Mail-Adresse oder Handynummer. Er lädt die Kopie ohne Konto vom Handy hoch, und sie landet mit Löschdatum in Ihrem Arbeitsbereich.
Wie Ihr Team damit umgeht
Die prüfende Person öffnet die Übermittlung und sieht im Browser ein Seitenbild mit Wasserzeichen. Die Originaldatei wird nicht an den Browser übertragen, es sei denn, der Inhaber gibt den Original-Download frei. Jeder Download wird protokolliert. Auch Drucke werden protokolliert, und der Inhaber legt fest, ob Ausdrucke ein Wasserzeichen tragen.
Ist die Prüfung erledigt, löschen Sie die Übermittlung. Sonst verschwindet sie zu ihrem Termin: 1, 8 oder 24 Stunden oder 7, 30 oder 90 Tage in jedem Tarif. Verschlüsselte Datenbanksicherungen laufen innerhalb von 30 Tagen ab, nicht sofort. Gespeichert wird in der EU, bei Hetzner in Deutschland.
Was Sunset Docs nicht tut
- Es prüft keine Identität und erkennt keine gefälschten oder veränderten Ausweise.
- Es macht Ihr Vorgehen nicht rechtmäßig. Ob Sie eine Kopie verlangen dürfen, entscheiden Sie.
- Es löscht keine Kopie auf dem Handy des Kunden und keine Datei, die jemand aus Ihrem Team heruntergeladen hat.
- Das Wasserzeichen schreckt ab und macht Weitergaben nachvollziehbar, verhindert aber kein Abfotografieren.
Checkliste, bevor Sie um eine Ausweiskopie bitten
- Schreiben Sie den Zweck auf und, falls vorhanden, die Vorschrift, die eine Kopie verlangt.
- Reicht das Ansehen des Ausweises, verzichten Sie auf die Kopie.
- Holen Sie die Zustimmung des Kunden ein und sagen Sie ihm, was er schwärzen und was im Wasserzeichen stehen soll.
- Schicken Sie den Upload-Link, keine E-Mail-Adresse und keine Handynummer.
- Wählen Sie die kürzeste Löschfrist, die für die Prüfung reicht.
- Müssen Sie die Kopie aufbewahren, legen Sie sie vor dem Ablauf gemäß Ihrem Verfahren ab.
Häufige Fragen
Darf ein Unternehmen eine Kopie meines Personalausweises verlangen?
Nur mit Ihrer Zustimmung und nur, wenn das Datenschutzrecht es zulässt. Die Kopie muss als Kopie erkennbar sein und darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Für Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz, etwa Banken oder Steuerberater, gilt dagegen eine eigene Pflicht, Kopien anzufertigen.
Sollen wir eine geschwärzte Kopie mit Wasserzeichen annehmen?
Ja, wenn die verbleibenden Angaben für Ihren Zweck reichen. Ein Vermerk mit Ihrem Namen, dem Zweck und dem Datum ist sogar erwünscht. Nur wenn eine Vorschrift eine unveränderte Kopie verlangt, brauchen Sie mehr.
Prüft Sunset Docs, ob der Ausweis echt ist?
Nein. Sunset Docs prüft weder Identität noch Echtheit. Es ist ein befristeter Posteingang, der Ihrem Team eine Vorschau mit Wasserzeichen zeigt. Die Identifizierung bleibt Teil Ihres eigenen Verfahrens.
Was, wenn wir die Kopie aufbewahren müssen?
Legen Sie sie in dem System ab, das Ihr Verfahren vorsieht, nicht in Sunset Docs. Der Inhaber des Arbeitsbereichs kann den Original-Download freigeben, der protokolliert wird, damit die Kopie vor dem Löschtermin abgelegt werden kann.
Können wir Ausweise von Kindern annehmen?
Standardmäßig nicht. Daten von Kindern, Gesundheitsdaten, Daten über Straftaten, vollständige Kartennummern und Passwörter liegen außerhalb dessen, wofür der Dienst gedacht ist.
Und wenn der Kunde den Ausweis lieber per WhatsApp schickt?
Dann bleibt die Kopie auf seinem Handy, in Chat-Sicherungen und auf dem Gerät des Empfängers. Mit dem Upload-Link liegt sie bei Ihnen an einer Stelle mit Löschdatum. Die E-Mail-Adresse des Arbeitsbereichs geht auch, die gesendete Kopie bleibt aber in seinem Postfach.
Richten Sie Ihren Eingang für sensible Dokumente ein
Beginnen Sie mit einem Dokumenteneingang, der Dateien über ein Upload-Portal oder eine eigene E-Mail-Adresse annimmt und jede neue Übermittlung automatisch löscht.
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