Moins de copies qui traînent
Les scans de pièces d'identité ne s'accumulent plus dans les boîtes mail, les conversations WhatsApp, les dossiers du bureau ou le bac de l'imprimante.
Copies de pièces d'identité
Copies de carte d'identité : demandez-les filigranées, recevez-les proprement, supprimez-les à la date prévue
Quand une copie de carte d'identité est vraiment nécessaire, demandez au client d'y apposer un filigrane avec votre nom, l'objet et la date. Sunset Docs lui permet ensuite de la déposer par un lien plutôt que par e-mail ou WhatsApp. Votre équipe consulte un aperçu filigrané et la copie est supprimée à la date choisie.
Aucune carte bancaire requise. Jusqu'à 10 fichiers reçus.
Fonctionnement
De la demande à la suppression
- Vérifiez qu'une copie est utileSouvent, voir la pièce ou noter une information suffit. Ne demandez une copie que si un texte ou une finalité précise l'exige, et dites au client pourquoi.
- Laissez le client la filigranerOrientez-le vers l'outil gratuit de filigrane pour inscrire votre nom, l'objet et la date, et masquer ce dont vous n'avez pas besoin.
- Recevez-la par votre lien de dépôtSans compte ni application. La copie arrive dans votre espace de travail, pas dans la messagerie d'un collaborateur ni dans la galerie d'un téléphone, avec une date de suppression courte.
- Contrôlez l'aperçu, puis laissez-la expirerL'équipe voit une image de la page avec filigrane, jamais le fichier d'origine par défaut. Ouvertures, impressions et téléchargements sont journalisés.
Un filigrane à chaque consultation
Votre équipe consulte des images portant un filigrane visible. Il dissuade la réutilisation et rend une capture d'écran traçable, sans pouvoir l'empêcher.
Une suppression qui ne dépend de personne
Chaque copie a une date de suppression dès son arrivée. L'original, les aperçus, les clés, le nom du fichier et les coordonnées de l'expéditeur sont effacés.
Pour qui
Pour les professionnels qui ont parfois besoin d'une copie de pièce d'identité et ne veulent pas la garder au-delà de la démarche : agences immobilières et bailleurs, salles de sport, loueurs de voitures et d'utilitaires, hôtels et locations saisonnières, cabinets de recrutement, conseillers en gestion de patrimoine et courtiers en assurance, et boutiques de reprographie qui reçoivent des pièces à imprimer.
Le principe est simple : en demander moins souvent, les recevoir au même endroit, les consulter une fois, puis les laisser partir.
Montrer n'est pas copier
Le RGPD exige que les données soient « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire » au regard de la finalité. Pour une pièce d'identité, cela veut souvent dire la regarder et noter une ou deux informations, plutôt que conserver une image complète avec photo, signature et numéro.
La CNIL l'applique par exemple aux demandes d'exercice des droits : pas de pièce d'identité, sauf en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur. Pour la location d'un logement, la liste des justificatifs est encadrée : le bailleur ou l'agence peut exiger une pièce d'identité, mais réclamer un justificatif non autorisé expose à une amende.
| Situation | Ce qui suffit souvent | Quand une copie peut se justifier |
|---|---|---|
| Demande d'accès ou d'effacement de données | Une information connue du client, comme un numéro client | En cas de doute raisonnable sur l'identité |
| Dossier de location | Une pièce d'identité parmi la liste autorisée | La pièce fait partie des justificatifs autorisés |
| Inscription à une salle de sport | Voir la pièce et noter nom et numéro | Rarement |
| Entrée en relation avec un cabinet d'expertise comptable | Selon la procédure de vigilance du cabinet | Obligations anti-blanchiment de la profession |
Ce tableau est un repère, pas un conseil juridique. Vérifiez les règles de votre secteur avant de demander une copie.
Quand la copie est nécessaire
Demandez au client de la filigraner avant l'envoi. Une mention en diagonale comme « Copie pour Agence Exemple, dossier de location, 10/10/2026 » la rend bien moins exploitable par un tiers. Le client peut utiliser FiligraneFacile, le service gratuit de l'État, ou notre outil de filigrane pour pièce d'identité, qui fonctionne dans le navigateur sans envoyer l'image. Dans les deux cas, il peut aussi masquer ce dont vous n'avez pas besoin.
Envoyez-lui ensuite votre lien de dépôt plutôt qu'une adresse e-mail ou un numéro WhatsApp. Le client dépose sa copie depuis son téléphone sans compte, et elle arrive dans votre espace de travail avec une date de suppression.
Comment votre équipe la traite
Le collaborateur ouvre le dépôt et voit dans le navigateur une image de la page avec filigrane. Le fichier d'origine n'est pas transmis au navigateur, sauf si le propriétaire de l'espace de travail autorise le téléchargement des originaux, et chaque téléchargement est journalisé. L'impression l'est aussi, et le propriétaire choisit si les copies imprimées portent le filigrane.
Une fois le contrôle fait, supprimez le dépôt. Sinon, il disparaît à sa date : 1, 8 ou 24 heures, ou 7, 30 ou 90 jours sur toutes les offres. Les sauvegardes chiffrées de la base de données expirent sous 30 jours, pas immédiatement.
Ce que l'outil ne fait pas
- Il ne vérifie pas l'identité et ne détecte pas les pièces falsifiées ou modifiées.
- Il ne rend pas votre pratique conforme. C'est à vous de déterminer si vous pouvez demander une copie.
- Il ne supprime pas la copie du téléphone du client ni un fichier téléchargé par un collaborateur.
- Le filigrane dissuade et permet de remonter à la source, mais n'empêche pas de photographier l'écran.
Checklist avant de demander une copie de pièce d'identité
- Notez la finalité et, s'il existe, le texte qui impose une copie.
- Si voir la pièce suffit, ne demandez pas de copie.
- Indiquez au client quoi masquer et quoi écrire dans le filigrane.
- Envoyez votre lien de dépôt, pas une adresse e-mail ni un numéro de téléphone.
- Choisissez la durée de suppression la plus courte compatible avec le contrôle.
- Si vous devez la conserver, classez-la selon vos procédures avant son expiration.
Questions fréquentes
Une entreprise peut-elle exiger une copie de ma carte d'identité ?
Cela dépend du secteur et de la finalité. Le RGPD impose de ne collecter que le nécessaire, et la CNIL rappelle que, pour exercer ses droits, une copie de pièce d'identité n'est demandée qu'en cas de doute raisonnable. Certains textes, comme la réglementation anti-blanchiment, imposent au contraire de conserver une copie.
Faut-il accepter une copie déjà filigranée ou partiellement masquée ?
Oui. Une copie portant votre nom, l'objet et la date est précisément ce qu'il faut. Acceptez-la, sauf si le texte sur lequel vous vous appuyez exige une copie non modifiée.
Sunset Docs vérifie-t-il l'authenticité de la pièce ?
Non. Sunset Docs ne vérifie ni l'identité ni l'authenticité des documents. C'est une boîte de réception temporaire qui montre à votre équipe un aperçu filigrané. Le contrôle d'identité reste dans votre procédure.
Et si nous devons légalement conserver la copie ?
Conservez-la dans le système prévu par vos procédures, pas dans Sunset Docs. Le propriétaire de l'espace de travail peut autoriser le téléchargement de l'original, journalisé, pour la classer avant la date de suppression.
Peut-on recueillir les pièces d'identité d'enfants ?
Pas par défaut. Les données d'enfants, de santé, les condamnations pénales, les numéros complets de carte bancaire et les mots de passe sortent du cadre prévu par le service.
Si le client préfère l'envoyer par WhatsApp ?
La copie reste alors sur son téléphone, dans les sauvegardes de la conversation et sur l'appareil du destinataire. Le lien de dépôt regroupe tout de votre côté avec une date de suppression. L'adresse e-mail de l'espace de travail fonctionne aussi, mais la copie envoyée restera dans sa messagerie.
Configurez votre boîte de réception de documents sensibles
Commencez avec une boîte de réception qui accepte les fichiers depuis un portail de dépôt ou une adresse e-mail dédiée, avec suppression automatique de chaque nouveau dépôt.
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