Menos copias rodando por ahí
Los escaneos del DNI dejan de acumularse en buzones, chats de WhatsApp, carpetas del escritorio y bandejas de la impresora donde nadie se acuerda de borrarlos.
Copias del DNI
Recibe copias del DNI solo cuando hagan falta y bórralas a tiempo
Una empresa solo debería pedir copia del DNI cuando una norma la exige o cuando comprobar el documento no basta. Si de verdad la necesitas, Sunset Docs permite que el cliente la suba por un enlace en lugar de mandarla por correo o WhatsApp, tu equipo ve una vista previa con marca de agua y la copia se borra en la fecha que fijes.
No requiere tarjeta. Hasta 10 archivos recibidos.
Cómo funciona
De la solicitud a la eliminación
- Pregúntate si hace falta una copiaMuchas veces basta con ver el DNI o anotar el dato que necesitas. Pide copia solo si una norma o una finalidad clara lo exige, y explica al cliente para qué.
- Deja que el cliente la prepareEnvíale a la herramienta gratuita de marca de agua para que escriba tu nombre, la finalidad y la fecha, y tape los datos que no necesitas.
- Recíbela por tu enlace de subidaSin cuenta ni aplicación. La copia entra en tu espacio de trabajo, no en el correo de un empleado ni en la galería de un móvil, con un plazo de borrado corto desde que llega.
- Comprueba la vista previa y deja que caduqueEl equipo ve una imagen de la página con marca de agua, nunca el archivo original por defecto. Aperturas, impresiones y descargas quedan registradas.
Marca de agua en cada vista
Tu equipo revisa imágenes con una marca visible. Disuade de reutilizarlas y permite rastrear una captura filtrada, aunque no puede impedirla.
Un borrado que no depende de nadie
Cada copia tiene fecha de borrado desde que llega. Se eliminan el original, las vistas previas, las claves, el nombre del archivo y los datos del remitente.
Para quién es
Para negocios que a veces necesitan copia del documento de identidad de un cliente y no quieren conservarla más allá de la gestión: inmobiliarias y propietarios que alquilan, gimnasios, empresas de alquiler de coches y furgonetas, hoteles y pisos turísticos, agencias de selección, asesores financieros y corredurías de seguros, y copisterías que reciben el DNI para imprimir trámites.
La idea es sencilla: pedirlo menos, recibirlo en un solo sitio, mirarlo una vez y dejarlo ir.
Enseñar no es lo mismo que copiar
El RGPD exige que los datos sean "adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario" para la finalidad. Con el DNI, eso suele significar ver el documento y anotar uno o dos datos, no guardar una imagen completa con foto, firma y número de soporte.
La AEPD lo dejó claro para los alojamientos en su nota de junio de 2025: el registro de viajeros obliga a recoger ciertos datos, pero eso no autoriza a pedir copia del documento, porque vulneraría el principio de minimización. Añade algo útil para cualquier sector: una copia enviada no permite verificar con certeza quién la manda.
En cambio, hay normas que sí obligan a guardar copia. La Ley 10/2010 de prevención del blanqueo exige a sus sujetos obligados, como entidades financieras, asesores fiscales o ciertas inmobiliarias, conservar copia de los documentos de diligencia debida.
| Situación | Normalmente basta con | Cuándo puede justificarse una copia |
|---|---|---|
| Entrada en un hotel o piso turístico | Ver el documento y rellenar los datos del registro | Según la AEPD, la copia no está permitida |
| Alta en un gimnasio | Ver el DNI y anotar nombre y número | Rara vez |
| Alquiler de vivienda | Ver el documento para comprobar quién firma | Si la inmobiliaria está sujeta a la normativa de blanqueo en esa operación |
| Cliente nuevo de una asesoría o un asesor financiero | No basta con verlo | Diligencia debida de la Ley 10/2010 |
Esta tabla es una orientación, no asesoramiento jurídico. Comprueba la norma de tu sector antes de pedir nada.
Si de verdad necesitas la copia
Pide al cliente que le ponga marca de agua antes de enviarla. Un texto en diagonal como "Copia para Inmobiliaria Ejemplo, alquiler calle Mayor, 10/10/2026" la hace mucho menos útil para cualquier otro. Nuestra marca de agua para el DNI funciona en el navegador, sin subir la imagen a ningún sitio, y permite tapar los datos que no necesitas.
Después envíale tu enlace de subida en lugar de pedirla por correo o WhatsApp. El cliente la sube desde el móvil sin crear cuenta y la copia llega a tu espacio de trabajo con fecha de borrado, no al correo personal de un empleado.
Cómo la trata tu equipo
Quien revisa abre el envío y ve en el navegador una imagen de la página con marca de agua. El archivo original no llega al navegador salvo que el propietario active la descarga de originales, y cada descarga queda registrada. La impresión también se registra, y el propietario decide si las copias impresas llevan marca de agua.
Cuando la comprobación está hecha, borra el envío. Si nadie lo hace, se borra en su fecha: 1, 8 o 24 horas, o 7, 30 o 90 días en todos los planes. Las copias de seguridad cifradas de la base de datos caducan en un máximo de 30 días, no al instante.
Lo que no hace
- No verifica identidades ni detecta documentos falsificados o alterados.
- No convierte en legal tu forma de trabajar. Decidir si puedes pedir copia te corresponde a ti.
- No puede borrar la copia del móvil del cliente ni un archivo que alguien de tu equipo haya descargado.
- La marca de agua disuade y permite rastrear, pero no impide fotografiar la pantalla.
Lista de comprobación antes de pedir una copia del DNI
- Escribe la finalidad y, si existe, la norma que obliga a tener copia.
- Si basta con ver el documento, no pidas copia.
- Dile al cliente qué datos tapar y qué escribir en la marca de agua.
- Envía tu enlace de subida, no una dirección de correo ni un número de teléfono.
- Elige el plazo de borrado más corto que permita la comprobación.
- Si debes conservarla, archívala donde marque tu procedimiento antes de que caduque.
Preguntas frecuentes
¿Puede una empresa exigirme fotocopia del DNI?
Solo cuando una norma lo prevé o la finalidad lo hace realmente necesario. La AEPD considera excesivo pedir copia cuando basta con comprobar los datos, y en alojamientos turísticos ha dicho expresamente que no está permitido. Otras normas, como la de prevención del blanqueo, sí obligan a conservar copia.
¿Sunset Docs comprueba que el DNI es auténtico?
No. Sunset Docs no verifica identidades ni detecta documentos falsos. Es un buzón temporal que muestra a tu equipo una vista previa con marca de agua. La comprobación de identidad sigue siendo parte de tu procedimiento.
¿Y si la ley me obliga a guardar la copia?
Guárdala en el sistema que marque tu procedimiento, no en Sunset Docs. El propietario del espacio de trabajo puede permitir la descarga del original, que queda registrada, para archivarla antes de la fecha de borrado.
¿Acepto una copia que el cliente ya ha marcado o tachado?
Sí. Una copia con tu nombre, la finalidad y la fecha escritas encima es justo lo que conviene. Acéptala salvo que la norma en la que te apoyas exija una copia sin alterar.
¿Puedo recoger DNI de menores?
No por defecto. Los datos de menores, los de salud, los antecedentes penales, los números completos de tarjeta y las contraseñas quedan fuera de lo que admite el servicio.
¿Y si el cliente prefiere mandarlo por WhatsApp?
Esa copia se queda en su móvil, en las copias de seguridad del chat y en el teléfono de quien la recibe. El enlace de subida concentra tu parte en un solo sitio con fecha de borrado. También puedes darle la dirección de correo del espacio, aunque la copia enviada seguirá en su buzón.
Configura tu buzón de documentos confidenciales
Empieza con un buzón que recibe archivos mediante un portal de carga o una dirección de correo dedicada, con eliminación automática para cada envío nuevo.
Iniciar prueba de 14 días