Menos adjuntos en los correos del equipo
Los extractos y las copias del DNI dejan de acumularse en buzones personales, carpetas de enviados y chats de WhatsApp justo en las semanas de más trabajo.
Asesorías y gestorías
Un buzón de entrada para la documentación de tus clientes, con fecha de borrado
Sunset Docs da a tu asesoría un enlace de subida y una dirección de correo para las nóminas, extractos bancarios, DNI y facturas que te mandan los clientes. Tu equipo revisa vistas previas con marca de agua, guarda lo necesario en vuestros propios programas y la copia de entrada se borra sola en la fecha que elijas.
No requiere tarjeta. Hasta 10 archivos recibidos.
Cómo funciona
De la solicitud a la eliminación
- Comparte tu enlace de subidaPonlo en la hoja de encargo, en el aviso de la campaña de la Renta o en tu web. El cliente sube los archivos desde el móvil o el ordenador sin crear una cuenta, o los envía a la dirección de correo del espacio de trabajo.
- Elige cuándo se borran1, 8 o 24 horas, o 7, 30 o 90 días. Los planes Team y Business permiten también 365 días o una fecha exacta. Ajusta el plazo a lo que de verdad tardas en revisar.
- Revisa y traslada lo que debas conservarEl equipo ve imágenes de cada página con marca de agua, no el archivo original. Si el propietario lo permite, se descarga el original para el programa fiscal o el expediente, y la descarga queda registrada.
- Deja que la copia de entrada caduqueEn la fecha de borrado se eliminan el original, las vistas previas, las claves, el nombre del archivo y los datos del remitente. Tu expediente conserva lo que la ley te obligue a guardar.
Vista previa antes que original
Para comprobar un dato basta con leer la página. El navegador recibe imágenes con marca de agua y la descarga del original está desactivada hasta que el propietario la activa.
Limpieza sin acordarse de nada
Cada envío tiene fecha de fin desde que llega, así que las nóminas de la Renta pasada no siguen en una carpeta compartida al año siguiente.
Para quién es
Para asesorías fiscales y laborales, gestorías, despachos de contabilidad y autónomos que llevan la contabilidad o la nómina de otros. Encaja igual en un despacho de dos personas que en un equipo que comparte una sola dirección de entrada.
Sunset Docs no es un portal del cliente completo. El cliente no entra con usuario, no ve envíos anteriores ni escribe mensajes. Cubre una tarea: recibir los documentos con seguridad, que los revise quien debe y borrar la copia de entrada en una fecha fija.
Cuándo se llena el buzón
La documentación llega a oleadas. Esta tabla resume los momentos típicos y un plazo de borrado razonable para empezar.
| Momento | Qué suele enviar el cliente | Plazo de borrado orientativo |
|---|---|---|
| Campaña de la Renta | Certificados de retenciones, extractos, recibos de deducciones, datos de alquiler | 30 días |
| Alta de un cliente nuevo | DNI o NIE, escrituras, justificante de domicilio | 7 días, tras archivar la copia obligatoria |
| Alta de un trabajador en nómina | DNI o NIE, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria, contrato | 7 días |
| Contabilidad mensual o trimestral | Facturas emitidas y recibidas, extractos bancarios | 30 días |
| Consulta puntual | Una notificación de Hacienda, una factura que falta | 24 horas o 7 días |
Los asesores fiscales y contables externos son sujetos obligados de la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales, que exige conservar copia de los documentos de diligencia debida durante diez años desde que termina la relación de negocios. Esa copia va a tu expediente. Sunset Docs es donde llega el documento, no donde se archiva.
Cómo funciona en la práctica
Una gestoría envía el aviso de la Renta con el enlace de subida y una lista corta: "certificado de retenciones de tu empresa, recibos del alquiler y justificantes de donativos". El plazo de borrado por defecto es de 30 días.
Los clientes suben los archivos desde el móvil. El equipo recibe un aviso sin nombres de archivo ni contenido, abre el envío y comprueba cada página como vista previa con marca de agua. Si el propietario ha activado la descarga de originales, quien prepara la declaración descarga lo que necesita para el programa. Cada apertura, impresión y descarga queda en el registro de actividad.
Cuando la declaración está presentada, se borra el envío. Si nadie lo hace, Sunset Docs lo borra el día 30. El borrado elimina el original, las vistas previas, los archivos temporales de impresión, las claves, el nombre del archivo y los datos del remitente. Las copias de seguridad cifradas de la base de datos caducan en un máximo de 30 días, no al instante.
Lo que no hace
- No sustituye al gestor documental, al programa fiscal, a la firma electrónica ni al archivo del despacho.
- No verifica la identidad del cliente ni la autenticidad de un documento. Esa comprobación sigue siendo tuya.
- No puede borrar copias fuera de Sunset Docs, como las fotos del móvil del cliente o un archivo que alguien descargó.
- La marca de agua disuade y permite rastrear un uso indebido, pero no impide fotografiar la pantalla.
- La comprobación de archivos y el análisis antimalware reducen el riesgo, pero no detectan todo.
Lista de comprobación antes de la próxima campaña
- Anota qué documentos necesita cada tipo de encargo y quita lo que pides "por si acaso".
- Decide qué documentos se pueden descargar en original y quién puede hacerlo.
- Fija un plazo de borrado por tipo de solicitud.
- Acuerda dónde se guardan los documentos que la ley obliga a conservar y trasládalos antes de la fecha de borrado.
- Invita a quien revisa documentos y pídele que active la verificación en dos pasos.
- Cambia "respóndeme con los adjuntos" por tu enlace de subida en las plantillas.
Los planes empiezan en 12 euros al mes por espacio de trabajo, con miembros ilimitados. Consulta cómo protegemos los archivos en la página de seguridad.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye a nuestro programa de gestión o al gestor documental?
No. Es un buzón de entrada temporal. No tiene área de clientes, mensajería, tareas, firma electrónica ni contabilidad, y no es un archivo. Úsalo para el momento en que el cliente te manda documentación sensible y después pasa lo necesario a los programas que ya usáis.
¿El cliente necesita registrarse o instalar algo?
No. Abre el enlace en el navegador o escribe a la dirección del espacio de trabajo. Tú decides si su correo electrónico es obligatorio u opcional. Admite hasta 10 archivos por envío, de 20 MB cada uno y 25 MB en total.
La normativa de prevención del blanqueo nos obliga a guardar copia del DNI del cliente. ¿Choca con el borrado automático?
No, siempre que la copia que debes conservar esté en tu expediente de diligencia debida y no en Sunset Docs. Permite la descarga del original, guárdalo donde marque vuestro procedimiento y deja que caduque la copia de entrada.
¿Qué plazo de borrado conviene en la campaña de la Renta?
El que tardes en presentar la declaración. Un buen punto de partida son 30 días para la Renta y 7 días para consultas rápidas. Siempre puedes borrar antes, pero nunca ampliar más allá del máximo de tu plan.
¿Podemos recibir bajas médicas o informes de salud para la nómina?
No por defecto. Los datos de salud, los antecedentes penales, los datos de menores, los números completos de tarjeta y las contraseñas quedan fuera de lo que admite el servicio. Usa un canal pensado para ellos.
Configura tu buzón de documentos confidenciales
Empieza con un buzón que recibe archivos mediante un portal de carga o una dirección de correo dedicada, con eliminación automática para cada envío nuevo.
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