Un portail de dépôt pour les pièces de vos clients, avec une date de suppression

Pour qui

Pour les cabinets d'expertise comptable, les comptables indépendants, les gestionnaires de paie externalisés et les conseils fiscaux qui reçoivent des pièces sensibles et ne veulent pas les voir rester des années dans les e-mails. L'outil convient aussi bien à un cabinet de trois personnes qu'à une équipe qui partage une seule adresse de réception.

Sunset Docs n'est pas un espace client complet. Le client ne se connecte pas, ne retrouve pas ses envois précédents et n'écrit pas de messages. L'outil fait une chose : recevoir les pièces proprement, les faire consulter par les bonnes personnes et supprimer la copie de dépôt à une date fixe.

Les moments où les pièces affluent

Les documents arrivent par vagues. Ce tableau reprend les moments habituels et une durée de suppression raisonnable pour commencer.

Les experts-comptables externes figurent parmi les professions soumises aux obligations de vigilance de la directive anti-blanchiment, transposées en droit français. Le droit national fixe ce que vous devez conserver et pendant combien de temps. Sunset Docs est le point d'arrivée des pièces, pas leur lieu d'archivage.

Comment ça se passe concrètement

Un cabinet envoie sa relance pour la déclaration de revenus avec le lien de dépôt et une liste courte : « dernier bulletin de paie de décembre, reçus de dons, factures de travaux ». La durée de suppression par défaut est de 30 jours.

Les clients déposent depuis leur téléphone. L'équipe reçoit une notification sans nom de fichier ni contenu, ouvre le dépôt et contrôle chaque page sous forme d'aperçu filigrané. Si le propriétaire de l'espace de travail a autorisé le téléchargement des originaux, le collaborateur récupère ce qu'il faut pour son logiciel. Chaque ouverture, impression et téléchargement figure dans le journal d'activité.

Une fois la déclaration faite, le dépôt est supprimé. Si personne ne s'en charge, Sunset Docs le supprime au trentième jour. La suppression efface l'original, les aperçus, les fichiers d'impression temporaires, les clés, le nom du fichier et les coordonnées de l'expéditeur. Les sauvegardes chiffrées de la base de données expirent sous 30 jours, pas immédiatement.

Ce que l'outil ne fait pas

• Il ne remplace ni votre GED, ni votre logiciel de production, ni la signature électronique, ni votre archivage.
• Il ne vérifie ni l'identité du client ni l'authenticité d'un document. Ce contrôle reste le vôtre.
• Il ne supprime pas les copies conservées ailleurs, comme les photos sur le téléphone du client ou un fichier téléchargé par un collaborateur.
• Le filigrane dissuade la réutilisation et permet d'en retrouver l'origine, mais n'empêche pas de photographier l'écran.
• Le contrôle des fichiers et l'analyse antivirus réduisent le risque sans tout détecter.

Checklist avant la prochaine période fiscale

1. Listez les pièces réellement nécessaires pour chaque type de mission et retirez celles demandées « au cas où ».
2. Décidez quelles pièces peuvent être téléchargées en original, et par qui.
3. Fixez une durée de suppression par type de demande.
4. Définissez où seront conservés les documents à garder légalement et transférez-les avant la date de suppression.
5. Invitez les collaborateurs concernés et demandez-leur d'activer la vérification en deux étapes.
6. Remplacez « répondez avec les pièces jointes » par votre lien de dépôt dans vos modèles de courrier.

Les offres commencent à 12 euros par mois et par espace de travail, avec un nombre illimité de membres. Pour le détail des protections, consultez la page sécurité.