Minder kopieën die rondslingeren
Scans van paspoorten stapelen zich niet meer op in mailboxen, WhatsApp-chats, mappen op het bureaublad en de printerlade, waar niemand ze opruimt.
Kopie id-bewijs
Een veilige kopie van een paspoort of id-kaart ontvangen, en weer opruimen
De meeste bedrijven mogen niet zomaar om een kopie van een id-bewijs vragen, en vaak is het tonen van het document genoeg. Heb je wel een kopie nodig, dan uploadt de klant hem bij Sunset Docs via een link in plaats van per mail of WhatsApp. Je team ziet een voorbeeld met watermerk en de kopie wordt op de gekozen datum verwijderd.
Geen creditcard nodig. Tot 10 ontvangen bestanden.
Zo werkt het
Van aanvraag tot verwijdering
- Ga na of je een kopie nodig hebtVaak volstaat het om het id-bewijs te bekijken of het documentnummer te noteren. Vraag alleen om een kopie als de wet of een duidelijk doel dat vereist, en vertel de klant waarom.
- Laat de klant de kopie veilig makenVerwijs naar de gratis watermerktool of de KopieID-app. De klant zet jouw naam, het doel en de datum op de kopie en streept door wat je niet nodig hebt, zoals het BSN.
- Ontvang hem via je uploadlinkZonder account of app. De kopie komt in je werkruimte, niet in de mailbox van een medewerker of op een zakelijke telefoon, met een korte verwijdertermijn vanaf binnenkomst.
- Bekijk het voorbeeld en laat hem verlopenHet team ziet een afbeelding van de pagina met watermerk, standaard nooit het originele bestand. Openen, printen en downloaden worden vastgelegd.
Watermerk bij elke weergave
Je team bekijkt afbeeldingen met een zichtbaar watermerk. Dat ontmoedigt hergebruik en maakt een gelekte schermafbeelding herleidbaar, maar kan die niet voorkomen.
Verwijderen zonder eraan te denken
Elke kopie heeft vanaf binnenkomst een verwijderdatum. Het origineel, de voorbeelden, de sleutels, de bestandsnaam en de afzendergegevens worden gewist.
Voor wie
Voor bedrijven die soms een kopie van een id-bewijs nodig hebben en die niet langer willen bewaren dan nodig: makelaars en verhuurders, sportscholen, autoverhuur, hotels en vakantieverhuur, uitzend- en recruitmentbureaus, financieel adviseurs en verzekeringstussenpersonen, en copyshops die id-bewijzen ontvangen om formulieren te printen.
Het idee is eenvoudig: minder vaak vragen, op één plek ontvangen, één keer bekijken en dan loslaten.
Tonen is iets anders dan kopiëren
De AVG eist dat gegevens "toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is" voor het doel. Bij een id-bewijs betekent dat vaak: bekijken, één of twee gegevens noteren en klaar.
De Rijksoverheid is daar duidelijk over. Slechts enkele organisaties mogen om een kopie vragen, zoals overheidsinstanties, banken, notarissen, casino's, levensverzekeraars en werkgevers. Andere bedrijven, zoals een telecomaanbieder, mogen een id-bewijs soms kopiëren of scannen, maar moeten de pasfoto en het BSN afschermen. Een hotel of camping mag alleen het soort document noteren.
| Situatie | Meestal genoeg | Wanneer een kopie kan passen |
|---|---|---|
| Inchecken bij hotel of camping | Soort document noteren | Niet toegestaan |
| Inschrijving bij een sportschool | Id-bewijs bekijken, naam noteren | Zelden |
| Nieuwe medewerker | Niet genoeg | De werkgever moet een kopie in de loonadministratie opnemen |
| Nieuwe klant bij een accountant of belastingadviseur | Niet genoeg | Cliëntenonderzoek volgens de Wwft |
Deze tabel is een richtlijn, geen juridisch advies. Controleer de regels in je eigen branche voordat je om een kopie vraagt.
Als je echt een kopie nodig hebt
Vraag de klant om eerst een veilige kopie te maken. Met de KopieID-app van de overheid streept hij gegevens door die jij niet nodig hebt en zet hij als watermerk op de kopie voor wie en waarvoor die is, met de datum. Op een computer kan het ook met onze watermerktool voor een kopie id, die in de browser werkt zonder de afbeelding te uploaden. Een tekst als "Kopie voor Verhuur Voorbeeld, huurovereenkomst, 10-10-2026" maakt de kopie voor anderen veel minder bruikbaar.
Stuur de klant daarna je uploadlink in plaats van een e-mailadres of telefoonnummer. Hij uploadt de kopie zonder account vanaf zijn telefoon, en die komt met een verwijderdatum in je werkruimte terecht.
Hoe je team ermee omgaat
Wie controleert, opent de inzending en ziet in de browser een afbeelding van de pagina met watermerk. Het originele bestand gaat niet naar de browser, tenzij de eigenaar originele download aanzet, en elke download wordt vastgelegd. Printen wordt ook vastgelegd, en de eigenaar bepaalt of geprinte kopieën een watermerk krijgen.
Is de controle klaar, verwijder dan de inzending. Anders verdwijnt hij op zijn datum: 1, 8 of 24 uur, of 7, 30 of 90 dagen in elk abonnement. Versleutelde databaseback-ups verlopen binnen 30 dagen, niet direct.
Wat het niet doet
- Het controleert geen identiteit en herkent geen vervalste of bewerkte id-bewijzen.
- Het maakt je werkwijze niet rechtmatig. Of je om een kopie mag vragen, bepaal je zelf.
- Het verwijdert geen kopie van de telefoon van de klant en geen bestand dat iemand uit je team heeft gedownload.
- Een watermerk ontmoedigt en maakt herleidbaar, maar houdt niemand tegen die het scherm fotografeert.
Checklist voordat je om een kopie id vraagt
- Schrijf het doel op en, als die er is, de wettelijke plicht die een kopie vereist.
- Is bekijken genoeg, vraag dan geen kopie.
- Vertel de klant wat hij moet doorstrepen en wat er in het watermerk moet staan.
- Stuur je uploadlink, geen e-mailadres of telefoonnummer.
- Kies de kortste verwijdertermijn die voor de controle nodig is.
- Moet je de kopie bewaren, zet hem dan vóór de verwijderdatum op de plek die je procedure voorschrijft.
Veelgestelde vragen
Mag een bedrijf een kopie van mijn paspoort of id-kaart vragen?
Alleen bepaalde organisaties mogen dat, zoals overheidsinstanties, banken, notarissen, casino's, levensverzekeraars en je werkgever. Zij moeten je vertellen welke wettelijke plicht er geldt. Andere bedrijven mogen soms een kopie maken, maar moeten dan de pasfoto en het BSN afschermen.
Moeten we een kopie accepteren waarop de klant gegevens heeft doorgestreept?
Ja, als de overgebleven gegevens voor jouw doel genoeg zijn. Een kopie met jouw naam, het doel en de datum erop is precies wat je wilt. Alleen als een wet een onbewerkte kopie vereist, heb je meer nodig.
Controleert Sunset Docs of het id-bewijs echt is?
Nee. Sunset Docs controleert geen identiteit en geen echtheid. Het is een tijdelijke inbox die je team een voorbeeld met watermerk laat zien. De identificatie blijft onderdeel van je eigen procedure.
En als we de kopie wettelijk moeten bewaren?
Bewaar hem in het systeem dat je procedure voorschrijft, niet in Sunset Docs. De eigenaar van de werkruimte kan originele download aanzetten, wat wordt vastgelegd, zodat je de kopie vóór de verwijderdatum archiveert.
Kunnen we id-bewijzen van kinderen ontvangen?
Niet standaard. Gegevens van kinderen, gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, volledige kaartnummers en wachtwoorden vallen buiten waar de dienst voor bedoeld is.
En als de klant de kopie liever via WhatsApp stuurt?
Dan blijft de kopie op zijn telefoon, in back-ups van de chat en op het toestel van de ontvanger. Met de uploadlink staat hij aan jouw kant op één plek met een verwijderdatum. Mailen naar het adres van de werkruimte kan ook, maar de verzonden kopie blijft in zijn mailbox.
Richt je inbox voor gevoelige documenten in
Begin met een documentinbox die bestanden ontvangt via een uploadportaal of een apart e-mailadres, met automatische verwijdering voor elke nieuwe inzending.
Probeer 14 dagen gratis