Darf man den Personalausweis kopieren? Was erlaubt ist

Ja, den Personalausweis darf man kopieren, aber nur Sie selbst oder andere mit Ihrer Zustimmung, und die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. So steht es in § 20 Abs. 2 des Personalausweisgesetzes. Ob ein Unternehmen die Kopie behalten darf, ist eine zweite Frage: Meist reicht das Vorzeigen, Pflicht ist die Kopie vor allem bei Banken und anderen Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz.

Dieser Beitrag fasst Gesetzestexte und Hinweise der Datenschutzaufsicht zusammen. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens oder eine Fachanwältin.

Vorzeigen ist nicht dasselbe wie eine Kopie abgeben

Eine Kopie des Personalausweises ist also erlaubt, aber nicht in jeder Situation nötig. Der Unterschied zwischen Vorzeigen und Abgeben entscheidet fast alles.

Beim Vorzeigen prüft Ihr Gegenüber, ob Name und Foto zu Ihnen passen, und notiert bei Bedarf einzelne Angaben. Der Ausweis geht zurück in Ihre Tasche.

Eine Kopie bleibt dagegen in einer Akte, einem Postfach oder auf einem Handy. Sie enthält alles, was auf dem Ausweis steht, auch Angaben, die für den Zweck niemand braucht. Genau deshalb sind die Regeln für Kopien strenger.

Was § 20 PAuswG verlangt

Absatz 2 der Vorschrift enthält vier Regeln:

Zustimmung. Kopieren dürfen nur Sie selbst oder andere Personen mit Ihrer Zustimmung.
Als Kopie erkennbar. Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie zu erkennen sein.
Keine Weitergabe. Wer nicht Ausweisinhaber ist, darf die Kopie nicht an Dritte weitergeben.
Datenschutzrecht gilt zusätzlich. Werden über die Kopie personenbezogene Daten erhoben, braucht die Stelle Ihre Einwilligung, und die allgemeinen Datenschutzvorschriften bleiben anwendbar.

Für den Reisepass gilt nach § 18 Abs. 3 Passgesetz fast dieselbe Regel, mit einer Ausnahme für die Weitergabe zur Visumbeantragung.

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) erläutert auf seiner Seite zum Personalausweis, was daraus praktisch folgt: Betroffene sind auf die Möglichkeit hinzuweisen, nicht benötigte Daten wie Zugangsnummer und Seriennummer zu schwärzen. Die Kopie darf ausschließlich zur Identifizierung verwendet werden und ist vom Empfänger unverzüglich zu vernichten, sobald der Zweck erfüllt ist.

Wann das Gesetz eine Kopie verlangt

Geldwäschegesetz. Banken, Zahlungsinstitute, Versicherungen mit Lebensversicherungsgeschäft, Steuerberater, Notare und Rechtsanwälte (diese beiden bei bestimmten Geschäften), Immobilienmakler und weitere Berufe sind Verpflichtete nach § 2 GwG. Prüfen sie Ihre Identität anhand eines Ausweises, haben sie nach § 8 Abs. 2 GwG das Recht und die Pflicht, Kopien anzufertigen oder das Dokument optisch zu digitalisieren. Die Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach zehn Jahren zu vernichten. Immobilienmakler müssen die Sorgfaltspflichten nach § 10 Abs. 6 GwG bei der Vermittlung von Kaufverträgen erfüllen, bei Mietverträgen erst ab einer monatlichen Nettokaltmiete von 10.000 Euro.

Hotels. Nach § 29 Bundesmeldegesetz unterschreiben ausländische Gäste am Ankunftstag einen besonderen Meldeschein und weisen sich mit einem gültigen Pass oder Passersatz aus. Das Hotel vergleicht die Angaben mit dem Dokument und bewahrt den Meldeschein ein Jahr auf (§ 30 BMG). Eine Ausweiskopie verlangt das Gesetz dabei nicht.

Was die Aufsichtsbehörden sagen

Wohnungsbewerbung. Die Datenschutzkonferenz hält in ihrer Orientierungshilfe zu Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen (Stand Januar 2026) fest: Vermieter dürfen die Angaben durch Vorzeigen des Personalausweises überprüfen und die Prüfung dokumentieren. Das Anfertigen einer Ausweiskopie ist nicht erforderlich und damit unzulässig.
Auskunftsanträge nach der DSGVO. Der BfDI nennt in einer Stellungnahme zum Beschäftigtendatenschutz die Einsicht in den Ausweis als Nachweis. Bei Distanz ist eine geschwärzte Kopie denkbar: Lichtbild, maschinenlesbare Zone, Seriennummer, Größe und Augenfarbe sind zu schwärzen. Statt die Kopie abzulegen, wird ein Vermerk über die Prüfung angelegt und die Kopie vernichtet.
Online-Kauf und Kleinanzeigen. Das BSI rät in seinen Hinweisen zum Online-Einkauf, Aufforderungen zur Einsendung einer Ausweiskopie nicht nachzukommen, egal ob Sie kaufen oder verkaufen.

Entscheidungstabelle

Die Tabelle gibt eine allgemeine Orientierung. Entscheidend sind der konkrete Zweck und die jeweils anwendbare Vorschrift.

Situation	Vorzeigen verlangen?	Kopie behalten?	Was Sie schwärzen können
Bank, Zahlungsdienst, Notar, Steuerberater (GwG)	Ja	Ja, § 8 GwG verlangt es	Nichts ohne Rücksprache. Art, Nummer und ausstellende Behörde müssen erfasst werden.
Immobilienmakler beim Kauf	Ja	Ja, nach GwG	Nichts ohne Rücksprache.
Vermieter oder Makler bei der Wohnungsbewerbung	Ja, zur Identitätsprüfung	Nein, laut Datenschutzkonferenz unzulässig	Keine Kopie abgeben. Ausweis vorzeigen.
Hotel	Ausländische Gäste ja, nach BMG	Nicht vom Meldegesetz verlangt	Fragen Sie, wofür eine Kopie dienen soll.
Auskunftsantrag nach der DSGVO	Nur bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität	Nein, nach Prüfung vernichten	Lichtbild, maschinenlesbare Zone, Seriennummer, Größe, Augenfarbe.
Arbeitgeber, Fitnessstudio, Vertragsabschluss	Meist möglich	Nur mit Ihrer Zustimmung und wenn wirklich erforderlich	Zugangsnummer, Seriennummer und alles, was nicht gebraucht wird.
Käufer oder Verkäufer auf Online-Plattformen	Nicht nötig	Nein, das BSI rät ab	Keine Kopie senden.

Wenn Sie eine Kopie abgeben, schreiben Sie „Kopie“, den Empfänger, den Zweck und das Datum darauf. So ist die Ablichtung klar als Kopie zu erkennen, und eine Zweitverwendung wird schwieriger. Unser kostenloses Werkzeug für Ausweiskopien mit Wasserzeichen erledigt das im Browser, ohne das Bild hochzuladen. Ein Wasserzeichen verhindert Missbrauch nicht, es schreckt ab und macht die Herkunft nachvollziehbar.

Was Unternehmen stattdessen tun sollten

Wer Ausweise prüfen muss, kommt oft ohne Kopie aus. Wenn nicht, sollte die Kopie so wenig wie möglich enthalten und so kurz wie möglich existieren.

Prüfen, ob Vorzeigen reicht. Ausweis ansehen, Prüfung vermerken, keine Kopie anlegen.
Nur das anfordern, was gebraucht wird. Sagen Sie, welche Seite und welche Angaben lesbar sein müssen, und weisen Sie auf die Möglichkeit zum Schwärzen hin, wie es der BfDI verlangt.
Einen geschützten Weg anbieten. Das BSI empfiehlt auf seiner Seite zum Personalausweis, Ausweiskopien nur auf Papier an die berechtigte Person zu übergeben oder über verschlüsselte beziehungsweise geschützte Verbindungen zu übermitteln. Ein Upload-Link ist besser als eine E-Mail mit Anhang.
Zugriff begrenzen. Nur wer die Identität prüft, sieht die Kopie.
Löschdatum festlegen, bevor die Kopie ankommt. Nach der Prüfung wird sie vernichtet. Ausgenommen sind Kopien, die das GwG aufzubewahren verlangt.

Sunset Docs ist für diesen Ablauf gebaut. Sie teilen einen Upload-Link, auch als QR-Code für den Tresen, oder eine eigene E-Mail-Adresse, und Absender brauchen kein Konto. Ihr Team sieht im Browser Seitenvorschauen mit Wasserzeichen statt der Originaldatei, und jedes Dokument wird zum gewählten Termin gelöscht: nach 1, 8 oder 24 Stunden oder nach 7, 30 oder 90 Tagen. Mehr dazu auf unserer Seite zu Ausweiskopien. Sunset Docs prüft keine Identitäten, verhindert keine Bildschirmfotos und macht eine Verarbeitung nicht von selbst DSGVO-konform. Es ersetzt auch nicht das Archiv, in dem GwG-Verpflichtete Kopien jahrelang aufbewahren müssen.

Fragen

Muss ich einer Ausweiskopie zustimmen?

Nein. Ohne Ihre Zustimmung darf niemand Ihren Ausweis kopieren. Verlangt eine GwG-verpflichtete Stelle wie Ihre Bank die Kopie, kann sie das Geschäft allerdings ohne Identifizierung nicht abschließen.

Darf ein Unternehmen meine Ausweiskopie weitergeben?

Nein. Nach § 20 Abs. 2 PAuswG dürfen andere Personen als der Ausweisinhaber die Kopie nicht an Dritte weitergeben.

Was ist mit einem Handyfoto des Ausweises?

Auch ein Foto bildet den Ausweis vollständig ab. Behandeln Sie es deshalb wie eine Kopie: nur mit Zustimmung, als Kopie gekennzeichnet und nach Zweckerfüllung gelöscht. Achten Sie darauf, dass das Foto nicht in Cloud-Backups oder Chatverläufen liegen bleibt.

Wie schwärze ich digital richtig?

Decken Sie die Felder mit einer deckenden Fläche ab und speichern Sie das Ergebnis als neues Bild, damit keine Ebene übrig bleibt, die sich entfernen lässt. Eine halbtransparente Markierung oder ein Kommentar in einem PDF reicht nicht.

Ich habe meine Ausweiskopie schon verschickt. Was jetzt?

Bitten Sie den Empfänger, die Kopie zu löschen. Das BSI rät, sich zu notieren, wann und auf welchem Weg Sie die Kopie verschickt oder hochgeladen haben. Diese Angaben helfen der Polizei, falls später ein konkreter Missbrauch auftaucht.