Sicherer Dokumenteneingang für Kanzleien: ein praktischer Ablauf

Eine Kanzlei sollte den Dokumenteneingang als kontrollierte Übernahme in das Mandat behandeln und nicht als neuen Ablageort für die Mandatsakte. Fordern Sie bestimmte Dokumente über einen freigegebenen Weg an, beschränken Sie die Prüfung auf das zuständige Team, übernehmen Sie erforderliche Unterlagen in das Kanzlei- oder Dokumentenmanagementsystem und löschen Sie die vorübergehende Übermittlung.

Dieser Ablauf kann für die gewöhnliche Mandantenaufnahme geeignet sein, wenn der Dienst die betreffenden Dokumente zulässt. Standardmäßig ist er nicht für Material aus Strafsachen, Daten von Kindern, Gesundheitsnachweise oder andere beschränkte Kategorien geeignet.

Ziel bestimmen, bevor eine Datei angefordert wird

Jede Anfrage sollte die Aufgabe im Mandat und das endgültige Ziel des Dokuments nennen. Eine weit gefasste Aufforderung wie "Senden Sie alle relevanten Schreiben" verleitet Mandanten dazu, mehr als benötigt hochzuladen. Das Eingangsteam muss das Material später einordnen.

Verwenden Sie eine Eingangsmatrix für das Mandat:

Eingangsunterlage	Zweck	Prüfung	Freigegebenes Ziel im Mandat	Ende der vorübergehenden Kopie
Mandatsdokument	Vereinbarten Umfang und Vollmacht bestätigen	Verantwortlicher Rechtsanwalt oder Onboarding-Team	Aufzeichnung zur Mandatseröffnung	Nach freigegebener Übernahme
Unternehmensdokument	Eine bezeichnete gesellschaftsrechtliche Tatsache für das Mandat bestätigen	Zuständiger Rechtsanwalt oder juristischer Mitarbeiter	Mandatsakte oder geprüfter Registervermerk	Nach Prüfung und erforderlicher Übernahme
Vertrag oder Korrespondenz	Beratung zur bezeichneten Frage	Zuständiges Mandatsteam	Dokumentenmanagementsystem	Nach Import und Ablageprüfung
Identitätsnachweis	Einen gesondert festgelegten Schritt der Sorgfaltspflichten gegenüber Mandanten abschließen	Autorisiertes Compliance-Team	Freigegebenes Verifizierungs- oder Compliance-System	Sobald Prüfung und erforderliche Aufzeichnung abgeschlossen sind
Nachweis einer anderen Person	Eine festgelegte Frage und Quelle beurteilen	Benannter Rechtsanwalt	Mandatsakte mit Vermerk zu Quelle und Herkunft	Nach freigegebener Übernahme

Ergänzen Sie mandatsbezogene Zeilen, statt diese Tabelle als allgemeingültige Liste zu behandeln. Klären Sie, ob die Kanzlei das vollständige Dokument, bestimmte Seiten, ein Original oder nur eine bestätigte Tatsache benötigt. Der Dokumenteneingang darf nie die einzige Kopie einer aufzubewahrenden Unterlage enthalten.

Dem Mandanten den Zweck des Links erläutern

Die Anfrage sollte Kanzlei und Mandat für den Mandanten erkennbar bezeichnen, ohne sensible Tatsachen in den E-Mail-Betreff aufzunehmen. Erläutern Sie:

Die genaue Datei oder die genauen Seiten
Den Zweck der Anfrage
Das prüfberechtigte Team oder die Rolle
Akzeptierte Formate und Frist
Den erwarteten Löschzeitpunkt der vorübergehenden Kopie
Wo die Datenschutzinformationen der Kanzlei zu finden sind
Welche Kategorien nicht über diesen Weg gesendet werden dürfen
An wen sich der Mandant bei Unsicherheit wenden kann

Fordern Sie den Mandanten nicht auf, einen Rechtsstreit, eine Diagnose, eine angebliche Straftat oder einen Transaktionswert in den Dateinamen zu schreiben. Eine Eingangsbestätigung sollte weder Dateinamen noch Dokumentinhalte auflisten.

Die allgemeine Vorlage für Dokumentanfragen lässt sich an ein Mandat anpassen. Prüfen Sie den endgültigen Wortlaut anhand der Mandatsbedingungen und örtlichen Berufspflichten der Kanzlei.

Kommunikationsweg auf das Mandat abstimmen

E-Mail kann für manche gewöhnliche Kommunikation zwischen Rechtsanwalt und Mandant angemessen sein. Ein bestimmtes Dokument oder Mandat kann stärkere Vorkehrungen erfordern. Die Antwort hängt von Sensibilität, Mandantenanweisungen, bekannten Bedrohungen, vertraglichen Pflichten und den für den Rechtsanwalt geltenden Regeln ab.

Die Formal Opinion 477R der American Bar Association kommt zu dem Ergebnis, dass Rechtsanwälte Internetkommunikation im Allgemeinen nutzen dürfen, nachdem sie angemessene Anstrengungen gegen unbeabsichtigten oder unbefugten Zugriff unternommen haben. Je nach Information, Vereinbarung oder Recht können stärkere Vorkehrungen nötig sein. Die Stellungnahme betrifft die US-amerikanischen ABA Model Rules und nicht die Regeln jeder Rechtsordnung.

Die Leitlinie der Solicitors Regulation Authority zur Vertraulichkeit erläutert die Pflichten SRA-regulierter Kanzleien und verweist bei der Bewertung von Cloud-Diensten auf Sicherheitshinweise. Wenden Sie die Regeln der Rechtsordnung Ihrer Kanzlei an.

Ein Portal kann Arbeitsanhänge aus persönlichen Postfächern heraushalten und den aktiven Zugriff widerrufbar machen. Es entscheidet nicht, ob ein Rechtsanwalt Pflichten zu anwaltlicher Verschwiegenheit, besonderem rechtlichen Schutz, Offenlegung oder Beweiserhaltung erfüllt hat.

Mandatszugriff von der Stellung in der Kanzlei trennen

Ein Partner außerhalb des Mandats benötigt keinen automatischen Zugriff auf dessen Dokumente. Beschäftigte der Abrechnung brauchen vielleicht die Mandatsnummer, ohne die Übermittlung sehen zu müssen. Ein vorübergehend eingesetzter juristischer Mitarbeiter benötigt den Zugriff womöglich nur für einen bestimmten Zeitraum.

Verwenden Sie persönliche Konten und vergeben Sie Zugriff nach Aufgabe. Trennen Sie:

Ansicht der übermittelten Seiten
Druck oder Download eines Originals
Änderung des Löschtermins
Löschung einer Übermittlung
Einladung oder Entfernung von Mitgliedern des Arbeitsbereichs

Bietet die Software nur die Prüfung des gesamten Arbeitsbereichs, begrenzen Sie die Mitgliedschaft auf die kleinste Gruppe, die mandatsübergreifend arbeitet. Erstellen Sie kein gemeinsames Konto mit der Bezeichnung "Prozesse" oder "Eingang". Prüfen Sie den Zugriff nach Austritten, Abschluss eines Mandats und vermutetem unbefugtem Zugriff. Die Checkliste zum Minimalprinzip enthält den vollständigen Ablauf.

Über eine gesonderte Kontrolle verifizieren

Ein Upload-Portal prüft keine Mandantenidentität. Der Besitz eines Links oder Zugriff auf ein E-Mail-Konto beweist nicht, wer eine Datei übermittelt. Auch die Abbildung eines Identitätsdokuments beweist weder dessen Echtheit noch, dass es zu der Person gehört, die die Seite nutzt.

Sorgfaltspflichten gegenüber Mandanten, Interessenkonfliktprüfungen, Vollmachtsprüfungen, Unterschriften und Prüfungen zur Herkunft von Vermögenswerten benötigen jeweils einen freigegebenen Prozess. Ein Portal kann einen zulässigen Nachweis entgegennehmen, schließt aber die Prüfung nicht ab. Prüfen Sie neue Zahlungsdaten über einen gesonderten vertrauenswürdigen Weg.

Inhalt vor der Wahl des Übermittlungswegs prüfen

Rechtliche Angelegenheiten enthalten regelmäßig Informationen, die ein allgemeiner Eingangsdienst nicht annimmt. Eine familienrechtliche Akte kann Daten von Kindern enthalten. Arbeitsrechtliche Unterlagen oder Verletzungsnachweise können Gesundheitsdaten umfassen. Straf- und aufsichtsrechtliche Angelegenheiten können Angaben zu Vorwürfen oder Verurteilungen enthalten. Identitätsprüfungen können biometrische Vergleiche nutzen. Ein Unterlagenpaket kann außerdem Passwörter, private Schlüssel oder vollständige Zahlungskartendaten enthalten.

Sunset Docs erlaubt Daten von Kindern, Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen, besondere Kategorien personenbezogener Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung, vollständige Zahlungskartendaten, Zugangsdaten oder Geheimnisse nur nach gesonderter schriftlicher Vereinbarung. Verwenden Sie den Standardarbeitsbereich nicht für solches Material. Wählen Sie ein für die Kategorie freigegebenes System mit passendem Vertrag oder fordern Sie ein enger gefasstes zulässiges Dokument an, sofern berufsrechtliche und gesetzliche Anforderungen dies erlauben.

Diese Einschränkung gilt auch dann, wenn die Kanzlei einen rechtmäßigen Grund für die Aufbewahrung der Information hat. Die Rechtmäßigkeit bei der Kanzlei ändert nicht, welche Daten ein bestimmter Auftragsverarbeiter vertraglich verarbeitet.

Nutzen Sie vor der Einführung eines Portals die Bewertungscheckliste mit 15 Fragen, um Datenkategorien, Anbieter, Zugriff und Löschung zu prüfen.

Anwaltliche Verschwiegenheit und Beweismittel außerhalb des Eingangsportals schützen

Ob eine Mitteilung oder ein Dokument besonderen rechtlichen Schutz genießt, hängt von den Tatsachen und dem anwendbaren Recht ab. Eine entsprechende Kennzeichnung entscheidet dies nicht. Auch die Nutzung eines Portals begründet keinen besonderen rechtlichen Schutz.

Der verantwortliche Rechtsanwalt sollte entscheiden, was in die Mandatsakte übernommen wird, wie die Quelle erfasst wird und ob Metadaten oder Originalformat erhalten bleiben müssen. Eine dargestellte Vorschau bewahrt womöglich nicht alles, was als Beweismittel oder für Offenlegungspflichten benötigt wird.

Wird das Original benötigt, übernehmen Sie es unmittelbar in das freigegebene Mandatssystem, bestätigen Sie die Übernahme und entfernen Sie die lokale Arbeitskopie. Laden Sie nicht jede Übermittlung herunter, nur weil ein einzelnes Mandat ein Original benötigen könnte.

Die NIST-Leitlinie zum Dateiaustausch weist auf unterschiedliche Risiken bei Verschlüsselung, Speicherung durch Dritte und Manipulation hin. Bewerten Sie Übertragung, vorübergehende Verarbeitung und abschließendes Mandatssystem.

Den Eingang im Rahmen der Mandatsverwaltung abschließen

Verwenden Sie diese Abschlussprüfung:

Bestätigen Sie, dass die Übermittlung zu Anfrage und Mandat passt.
Lehnen Sie unerwartete Dateien nach dem Kanzleiverfahren ab oder isolieren Sie sie.
Erfassen Sie bei Bedarf Quelle, Datum und prüfende Person.
Übernehmen Sie die erforderliche Aufzeichnung in das Dokumentenmanagement- oder Kanzleisystem.
Prüfen Sie die offizielle Kopie auf Vollständigkeit und Lesbarkeit.
Entfernen Sie ausnahmsweise erstellte Downloads aus lokalen und gemeinsamen Ordnern.
Löschen Sie die aktive Eingangskopie oder lassen Sie den dokumentierten Löschtermin unverändert.
Bewahren Sie nur die von der Kanzlei festgelegten, unbedingt erforderlichen Prüfvermerke zum Eingang auf.

Löschen Sie kein Material, das einer Beweiserhaltungs- oder rechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Die Kanzlei sollte es zuerst in das kontrollierte Aufzeichnungssystem übernehmen und dort die Aussetzung anwenden. Ein vorübergehender Upload-Dienst ist weder ein Speicher für rechtliche Aufbewahrungsanordnungen noch ein dauerhaftes Archiv.

Sunset Docs legt für jede zulässige Übermittlung einen Löschtermin fest und unterstützt eine frühere Löschung. Im Ansichtsmodus wird das Original bei der gewöhnlichen Prüfung nicht an den Browser ausgeliefert. Screenshots, Fotos, Ausdrucke oder Abschriften lassen sich dadurch jedoch nicht verhindern. Schadsoftwareprüfung und Validierung verringern Risiken, beweisen aber keine Echtheit und erkennen nicht jede schädliche Datei. Die Seite Sicherheit beschreibt Kontrollen und Grenzen.

Eine Vorlage für Mandantenanfragen

Bitte laden Sie das folgende Dokument für {Mandatsreferenz} über unsere Eingangsseite hoch:

{upload_link}

Wir benötigen {genaues Dokument oder genaue Seiten} für {konkreter Zweck im Mandat}. {Rolle oder Mandatsteam} prüft die Unterlage. Bitte übermitteln Sie sie bis zum {Datum} in {Formate}.

Die vorübergehende Eingangskopie soll {Zeitpunkt} gelöscht werden. Dokumente, die Teil der Mandatsakte werden müssen, übernehmen wir in unser freigegebenes System. Dafür gelten die Aufbewahrungsrichtlinie und Datenschutzinformationen der Kanzlei unter {Link}.

Verwenden Sie diesen Link nicht für Gesundheitsdaten, Daten von Kindern, Material aus Strafsachen, biometrische Identifizierung, vollständige Zahlungskartendaten, Passwörter oder geheime Schlüssel. Enthält das Dokument solche Daten, erfragen Sie bei {Kanzleikontakt} einen freigegebenen Übermittlungsweg.

Häufig gestellte Fragen

Gewährt ein sicheres Portal besonderen rechtlichen Schutz?

Nein. Ob besonderer rechtlicher Schutz besteht, hängt von Mitteilung, Zweck, beteiligten Personen und anwendbarem Recht ab. Ein Portal dient der Übertragung und Prüfung und trifft keine rechtliche Entscheidung.

Kann eine Kanzlei allen Mandanten denselben Upload-Link senden?

Eine feste Kanzleiseite kann sinnvoll sein. Jede Anfrage sollte dennoch Zweck des Mandats, zulässige Dokumente, prüfende Personen und Löschzeitpunkt nennen. Prüfen Sie, ob das Zugriffsmodell des Dienstes die Mandate für die Kanzlei ausreichend trennt.

Darf das Kanzleipersonal alle neuen Übermittlungen prüfen?

Nur wenn die zugewiesene Aufgabe die Dokumentinhalte erfordert. Für die Eingangszuordnung reichen oft ein Übermittlungsstatus oder eine Mandatsreferenz, ohne jede Datei zu öffnen.

Beweist die Eingangsbestätigung, wer die Datei gesendet hat?

Nein. Sie hält fest, dass über den verfügbaren Weg eine Übermittlung erfolgt ist. Allein daraus ergeben sich weder Identität, Vollmacht und Echtheit noch eine Beweismittelkette.

Kann Sunset Docs die vollständige Mandatsakte aufbewahren?

Nein. Der Dienst dient der vorübergehenden Annahme. Er ist weder Dokumentenmanagementsystem oder Sicherung noch Beweismittelspeicher, Plattform für rechtliche Aufbewahrungsanordnungen oder dauerhaftes Archiv. Erforderliche Aufzeichnungen müssen vor Ablauf in das freigegebene Kanzleisystem übernommen werden.

Was ist zu tun, wenn ein Mandant versehentlich beschränkte Informationen hochlädt?

Unterbrechen Sie die gewöhnliche Prüfung, beschränken Sie den weiteren Zugriff, befolgen Sie die Vorfall- und Anbieterverfahren der Kanzlei und vermeiden Sie zusätzliche Kopien. Kontaktieren Sie den Anbieter über den freigegebenen Support- oder Datenschutzweg, ohne das Dokument erneut per E-Mail zu versenden. Die Kanzlei sollte rechtliche oder berufsrechtliche Beratung einholen, wenn die Umstände dies erfordern.