Cómo enviar el DNI de forma segura: checklist y qué tapar

Para enviar el DNI de forma segura, manda una copia solo cuando sea imprescindible, por un enlace de carga del destinatario y no por WhatsApp o correo, con una marca de agua que diga para quién es, para qué y en qué fecha. Antes de enviarla, pregunta por qué la necesitan, tapa lo que no les haga falta y pide que te digan cuándo la borrarán.

Una foto del DNI es una llave a medias. No abre tu cuenta bancaria por sí sola, pero sirve para dar de alta servicios, pedir duplicados o dar credibilidad a una estafa en tu nombre. Cuantas menos copias circulen, y cuanto más claro quede para qué se hizo cada una, mejor.

Primero: ¿de verdad hace falta una copia?

Muchas veces no. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) explicó en junio de 2025 que los hoteles y pisos turísticos no pueden pedir copia del DNI o del pasaporte para el registro de viajeros. Basta con rellenar los datos y, en persona, con una comprobación visual del documento.

El razonamiento sirve fuera del sector turístico. Según la AEPD, el DNI contiene datos que muchos trámites no necesitan, como la fotografía, la fecha de caducidad, el número CAN o los nombres de los padres, y tratarlos aumenta el riesgo de suplantación de identidad. Además, una copia enviada no demuestra que quien la manda sea el titular.

También hay casos en que la copia es obligatoria. Los bancos y el resto de sujetos obligados por la ley de prevención del blanqueo deben conservar copia de los documentos de identificación durante diez años desde que termina la relación (artículo 25 de la Ley 10/2010). Ahí no tiene sentido negarse, pero sí elegir bien el canal.

Si el trámite es presencial, existe otra opción. El Real Decreto 255/2025 regula la versión digital del DNI en el móvil, con la misma eficacia jurídica para identificarse ante administraciones y empresas. Mostrarla evita entregar una fotocopia.

Lista de comprobación antes de enviar tu DNI

Usa esta lista cada vez que alguien te pida una copia. Si no puedes marcar los seis puntos, espera antes de enviar nada.

Paso	Qué haces	Por qué importa
1. Pregunta para qué	Pide el motivo y, si dicen que es obligatorio, qué norma lo exige	Si no hay motivo claro, quizá basta con enseñar el documento o dar el número
2. Pide un enlace de carga	Solicita un enlace o portal de la empresa en lugar de correo o WhatsApp	El archivo no se queda en chats, bandejas de entrada ni reenvíos
3. Tapa lo que no necesiten	Oculta los datos que el trámite no use, salvo que deban ver la copia completa	Menos datos expuestos si la copia se filtra
4. Añade marca de agua	Escribe destinatario, finalidad y fecha sobre la imagen	La copia es más difícil de reutilizar y, si aparece en otro sitio, sabrás de dónde salió
5. Anota a quién se la das	Apunta empresa, fecha, canal y motivo en una nota privada	Si hay un problema, sabrás a quién pedir explicaciones
6. Pregunta cuándo la borran	Pide la fecha o el plazo de eliminación	Una copia que se borra a tiempo no puede filtrarse desde allí más tarde

Para el paso 5 basta una línea por envío: "12/10/2026, Inmobiliaria X, enlace de carga, solicitud de alquiler, borrado a los 30 días". Esa nota vale oro si un día recibes una carta por una deuda que no es tuya.

Qué tapar del DNI y qué dejar visible

No hay una lista única. Depende de lo que el destinatario tenga que comprobar. La regla práctica es dejar visible lo que el trámite necesita y tapar el resto.

Casi siempre necesario: nombre y apellidos, número del DNI y, si deben comprobar que está en vigor, la fecha de caducidad.
A menudo prescindible: el número CAN del anverso, los nombres de los padres, el lugar de nacimiento, la firma y el domicilio del reverso. La AEPD menciona varios de estos datos como información adicional que aumenta el riesgo.
Depende del caso: la fotografía. Si nadie va a compararla con tu cara, pregunta si puedes taparla.

Hay una excepción importante. Si la entidad está obligada por ley a guardar una copia completa, como un banco, tapar datos puede hacer que la rechacen. En ese caso envía la copia íntegra por su canal oficial y pide que conste la finalidad.

Qué escribir en la marca de agua del DNI

El Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) recomienda, cuando no queda más remedio que enviar el DNI, poner un texto sobreimpresionado que deje claro que no es el original y para qué se autoriza.

Un formato que funciona:

"Copia para [destinatario] · [finalidad] · [fecha]"

Por ejemplo: "Copia para Gestoría López · alta de autónomo · 10/10/2026". Repite el texto en diagonal por toda la imagen, sin que impida leer los datos que sí necesitan.

Sé realista con lo que consigue. Una marca de agua desanima la reutilización y ayuda a rastrear una filtración, pero no impide que alguien recorte, edite o fotografíe la copia.

¿Es seguro enviar el DNI por WhatsApp?

Es mejor evitarlo. El problema no es solo el cifrado. La imagen queda en el chat y en la galería de los dos teléfonos, puede acabar en copias de seguridad y se reenvía con dos toques. Tú pierdes cualquier control sobre su borrado.

La AEPD ya ha actuado en un caso así. Dirigió un apercibimiento a un alojamiento turístico que pedía por WhatsApp la imagen del DNI de los huéspedes para el registro de viajeros. Tras cancelarse la reserva, el cliente pidió por el mismo chat que borraran sus datos y, según su reclamación, no obtuvo respuesta.

Si te lo piden por WhatsApp, pregunta si tienen un enlace de carga o un formulario. Si no hay alternativa, envía la copia con marca de agua y datos tapados, y pide por escrito que la eliminen cuando terminen.

Si ya enviaste el DNI o crees que lo están usando

Que hayas mandado una copia no significa que vayan a usarla mal. Si te preocupa o ya ves señales, sigue estos pasos.

Pide que la borren. Escribe al destinatario y solicita la supresión de la copia y una confirmación. Es tu derecho de supresión del artículo 17 del RGPD cuando ya no la necesitan.
Reúne pruebas. Guarda capturas de la conversación, correos, cartas de cobro o avisos de altas que no hiciste.
Denuncia. La AEPD aconseja presentar denuncia ante la Policía Nacional, la Guardia Civil o mediante la app AlertCops si hay suplantación de identidad.
Pide ayuda. La Línea de Ayuda en Ciberseguridad de INCIBE atiende en el 017, gratis.
Revisa si hay préstamos a tu nombre. El Banco de España facilita gratis el informe de la CIRBE, que muestra los riesgos declarados a tu nombre.
Reclama si una empresa lo hizo mal. Si una entidad pidió la copia sin necesidad, la filtró o no la borró, puedes reclamar ante la AEPD por su sede electrónica.

Si lo que perdiste fue el propio DNI, y no una copia, denuncia la pérdida o el robo y pide cita para renovarlo.

Si eres la empresa que pide el DNI

Pedir menos copias es la mejor protección para ti y para tus clientes. Antes de añadir "copia del DNI" a una solicitud, anota para qué la necesitas, quién la verá y cuándo la borrarás. Si basta con verlo en persona o anotar el número, no pidas la imagen.

Cuando la copia sí es necesaria, evita que llegue por WhatsApp o al correo de un empleado. Sunset Docs da a cada espacio de trabajo un enlace de carga y una dirección de correo propia, y el remitente no necesita cuenta. Tu equipo ve imágenes de las páginas con marca de agua en el navegador, no el archivo original, salvo que el propietario permita la descarga, que queda registrada. Cada documento tiene fecha de borrado, desde 1 hora hasta 90 días en todos los planes.

Tienes más detalle sobre este flujo en la página de recogida de copias de DNI. Y si quieres que tus clientes te envíen la copia ya marcada, puedes remitirles a nuestra herramienta gratuita de marca de agua, que funciona en el navegador sin subir la imagen.

Sunset Docs no verifica que el documento sea auténtico, y ninguna herramienta te hace cumplir el RGPD por sí sola. Lo que sí hace es reducir copias sueltas y poner fecha de caducidad a las que recibes.

Preguntas

¿Y si el banco rechaza la copia con marca de agua o con datos tapados?

Puede pasar. Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar copia de tu documento de identificación. Pregunta por su canal oficial de identificación, que suele ser la app o la oficina, y envía allí la copia completa en lugar de por correo.

¿Un piso turístico puede pedirme foto del DNI antes de llegar?

Según la AEPD, no para el registro de viajeros. Deben recoger los datos que exige la norma con un formulario y, en persona, comprobar el documento a la vista. Puedes rellenar el formulario y ofrecer enseñar el DNI al llegar.

¿Tengo que mandar el DNI para pedir mis datos a una empresa?

Como regla general, no. La AEPD indica que no es necesario facilitar copia del DNI para ejercer tus derechos, salvo que la empresa tenga dudas razonables sobre tu identidad.

¿Sirve enviar la copia en blanco y negro o con poca resolución?

Puede hacerla menos útil para un uso distinto, pero no la vuelve inofensiva. Asegúrate de que los datos necesarios se leen bien, porque una copia ilegible solo provoca que te la pidan otra vez.

¿Cómo sé que quien me pide el DNI es quien dice ser?

Contacta con la empresa por un canal que ya conozcas, como su web o un teléfono que hayas usado antes, y confirma la petición. No envíes nada a un enlace o número que te llegue sin contexto.

¿Cuánto tiempo pueden guardar mi copia?

Depende de la finalidad y de la ley aplicable. Un alojamiento ni siquiera debería pedirla, y un banco puede tener que conservarla años. Pregunta el plazo concreto y anótalo junto al envío.