Tietojenkäsittelysopimus

1. Määritelmät

Yleisellä tietosuoja-asetuksella tarkoitetaan asetusta (EU) 2016/679. Käsitteillä rekisterinpitäjä, käsittelijä, henkilötiedot, käsittely, rekisteröity ja henkilötietojen tietoturvaloukkaus on yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritelty merkitys. Asiakkaan henkilötiedoilla tarkoitetaan asiakkaan työtilaan lähetettyjä tai siellä syntyneitä henkilötietoja, joita Sunset Docs käsittelee asiakkaan lukuun.

Tietosuojalainsäädännöllä tarkoitetaan yleistä tietosuoja-asetusta ja muuta yksityisyyden suojaa tai tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä, jota sovelletaan tämän sopimuksen mukaiseen käsittelyyn. Palvelulla ja asiakkaalla on käyttöehdoissa määritelty merkitys.

2. Roolit ja soveltamisala

Asiakas on rekisterinpitäjä tai toisen rekisterinpitäjän lukuun toimiva käsittelijä. Sunset Docs on käsittelijä tai alikäsittelijä. Kumpikin osapuoli täyttää omat tietosuojalainsäädännön mukaiset velvoitteensa.

Jos asiakas toimii käsittelijänä, se vahvistaa, että asianomainen rekisterinpitäjä on hyväksynyt sen ohjeet ja Sunset Docsin käyttämisen. Liitteessä 1 kuvataan tämän sopimuksen kattama käsittely.

3. Dokumentoidut ohjeet

Sunset Docs käsittelee asiakkaan henkilötietoja ainoastaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, jotka sisältyvät käyttöehtoihin, tähän sopimukseen, asiakkaan palvelumäärityksiin ja toimintojen valtuutettuun käyttöön. Jos unionin oikeus tai jäsenvaltion lainsäädäntö edellyttää muuta käsittelyä, ilmoitamme siitä asiakkaalle ennen käsittelyä, paitsi jos laki kieltää ilmoittamisen.

Ilmoitamme asiakkaalle, jos katsomme ohjeen rikkovan tietosuojalainsäädäntöä, ja voimme keskeyttää kyseisen käsittelyn siksi aikaa, kun osapuolet ratkaisevat asian.

4. Luottamuksellisuus

Jokaista henkilöä, jonka Sunset Docs on valtuuttanut käsittelemään asiakkaan henkilötietoja, sitoo sopimukseen tai lakiin perustuva salassapitovelvollisuus, ja hän saa pääsyn tietoihin vain siltä osin kuin hänen tehtävänsä sitä edellyttää.

5. Turvallisuus

Sunset Docs ylläpitää käsittelyn riskeihin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä ottaen huomioon uusimman tekniikan, toteutuskustannukset sekä käsittelyn luonteen, laajuuden, asiayhteyden ja tarkoitukset. Nykyiset toimenpiteet kuvataan liitteessä 2.

Voimme päivittää toimenpiteitä palvelun muuttuessa edellyttäen, että päivitys ei olennaisesti heikennä asiakkaan henkilötietojen suojan kokonaistasoa.

6. Alikäsittelijät

Asiakas antaa yleisen kirjallisen ennakkoluvan Alikäsittelijät-sivulla mainittujen alikäsittelijöiden käyttöön. Ilmoitamme vähintään 30 päivää ennen kuin lisäämme tai vaihdamme alikäsittelijän, joka käsittelee asiakkaan henkilötietoja. Asiakas voi vastustaa muutosta tämän ajan kuluessa perustelluin tietosuojasyin.

Asetamme kullekin alikäsittelijälle tietosuojavelvoitteet, jotka tarjoavat kyseisen käsittelyn osalta olennaisesti vastaavan suojan. Vastaamme asiakkaalle alikäsittelijän velvoitteiden täyttämisestä lain edellyttämällä tavalla. Jos pätevän vastustuksen jälkeen kohtuullista vaihtoehtoa ei ole, asiakas voi irtisanoa kyseisen palvelun ja saada käyttämättä jääneeltä ajalta suhteellisen hyvityksen ennakkoon maksetuista maksuista.

7. Rekisteröityjen pyynnöt

Käsittelyn luonne huomioon ottaen avustamme asiakasta kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä. Jos rekisteröity ottaa meihin suoraan yhteyttä asiakkaan henkilötiedoista, välitämme pyynnön asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä emmekä vastaa pyyntöön asiasisällöltään, ellei siihen ole valtuutusta tai lakisääteistä velvollisuutta.

8. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

Ilmoitamme asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuamme tiedon asiakkaan henkilötietoihin kohdistuvasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta. Toimitamme kohtuudella saatavilla olevat tiedot loukkauksen luonteesta, asianomaisista ryhmistä ja niiden likimääräisistä lukumääristä, todennäköisistä seurauksista sekä toteutetuista tai ehdotetuista toimenpiteistä.

Tiedot voidaan toimittaa vaiheittain. Emme viivytä ensimmäistä ilmoitusta vain siksi, että kaikkia yksityiskohtia ei vielä tiedetä, ja avustamme kohtuullisesti asiakasta sen ilmoitus- ja tiedottamisvelvoitteiden täyttämisessä.

9. Muu avustaminen

Käsittelyn luonne ja käytettävissämme olevat tiedot huomioon ottaen avustamme kohtuullisesti turvallisuusvelvoitteiden, tietosuojaa koskevien vaikutustenarviointien ja valvontaviranomaisten ennakkokuulemisten osalta, kun ne liittyvät palveluun.

10. Kansainväliset siirrot

Rajoitettu siirto tehdään vain yleisen tietosuoja-asetuksen V luvussa sallitun siirtoperusteen nojalla. Vastaanottajasta riippuen tämä voi olla tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys (Data Privacy Framework), jos vastaanottaja on sertifioitu, tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet tarvittaessa lisätoimenpitein. Palveluntarjoajien tiedot julkaistaan Alikäsittelijät-sivulla.

11. Tiedot ja auditoinnit

Toimitamme tiedot, jotka ovat kohtuudella tarpeen yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi, mukaan lukien vastaukset oikeasuhteisiin kirjallisiin tietoturvakysymyksiin. Asiakas voi auditoida vaatimustenmukaisuuden enintään kerran 12 kuukaudessa vähintään 30 päivän ennakkoilmoituksella, virka-aikana, omalla kustannuksellaan ja salassapitovelvollisuuden alaisena, häiritsemättä palvelua ja pääsemättä muiden asiakkaiden tietoihin.

Tiheyttä ja ilmoitusaikaa koskevia rajoituksia ei sovelleta epäillyn tietoturvaloukkauksen jälkeen, jos on uskottavaa näyttöä olennaisesta vaatimusten noudattamatta jättämisestä tai jos valvontaviranomainen sitä pyytää. Ennen paikan päällä tehtävää auditointia on käytettävä asiakirjojen tarkastelua, jos se voi kohtuudella täyttää pyynnön.

12. Palauttaminen ja poistaminen

Määritetty poistoaikataulu on jatkuva dokumentoitu ohje, eikä tilauksen peruutus pidennä sitä. Asiakas voi poistaa tiedot aiemmin. Ennen käsittelyn päättymistä asiakas voi noutaa alkuperäiset tiedostot, joiden lataamisen omistaja on sallinut, tai pyytää aktiivisista asiakkaan henkilötiedoista kohtuullisen palvelutason viennin.

Käsittelyn päättyessä asiakas voi ohjeistaa meidät palauttamaan ja poistamaan aktiiviset asiakkaan henkilötiedot tai poistamaan ne palauttamatta, ellei unionin oikeus tai jäsenvaltion lainsäädäntö edellytä tietojen säilyttämistä. Jos asiakas ei anna muuta ohjetta, olemassa olevat poistoaikataulut jatkuvat. Salattujen tietokantavarmuuskopioiden jäänteet vanhenevat 30 päivän kuluessa ja pysyvät suojattuina poistoon asti.

Vähäiset, sisällöttömät poisto- ja tapahtumamerkinnät voivat säilyä 12 kuukautta tietoturvan ja osoitusvelvollisuuden vuoksi. Kirjallisesta pyynnöstä vahvistamme, että sovellettava poistomenettely on suoritettu.

13. Vastuu

Käyttöehtojen vastuuehtoja sovelletaan tähän sopimukseen. Ne eivät rajoita rekisteröityjen oikeuksia, valvontaviranomaisten valtuuksia eivätkä vastuuta, jota tietosuojalainsäädäntö ei salli osapuolten sulkea pois tai rajoittaa.

14. Voimassaolo ja etusijajärjestys

Tätä sopimusta sovelletaan niin kauan kuin Sunset Docs käsittelee asiakkaan henkilötietoja. Se on tietosuoja-asioissa ensisijainen käyttöehtoihin nähden. Tämän sopimuksen muutoksiin sovelletaan käyttöehtojen muutosmenettelyä, paitsi että lain edellyttämä muutos voi tulla voimaan aiemmin ilmoituksen jälkeen.

Liite 1: Käsittelyn tiedot

Kohde: Sunset Docsin asiakirjojen vastaanottopalvelun tarjoaminen ja tukeminen. Kesto: sopimuskausi sekä kunkin määritetyn poistoajan, mahdollisen sovitun vientiajan ja suojatun varmuuskopiokierron pituus.

Luonne ja tarkoitukset: väliaikaisten asiakirjojen vastaanottaminen, tarkistaminen, haittaohjelmaskannaus, salaaminen, säilyttäminen, esikatselu, näyttäminen, ilmoittaminen, tulostaminen silloin kun se on sallittu, omistajan sallimien alkuperäisten tiedostojen lataaminen, tapahtumien kirjaaminen ja poistaminen.

Rekisteröidyt: asiakirjojen lähettäjät, asiakkaan käyttäjät ja henkilöstö, asiakkaat, toimeksisaajat, toimittajat ja muut henkilöt, joiden tietoja lähetetyissä asiakirjoissa on. Henkilötietoja voivat olla nimet, yhteystiedot, tunnistetiedot, liike-elämän, ammatilliset ja taloudelliset tiedot, asiakirjojen sisältö, tiedostonimet, lähettäjän sähköpostiosoite, metatiedot, IP-osoitteesta johdetut tietoturvatiedot ja käyttötapahtumat.

Erityisiä henkilötietoryhmiä ja korkean riskin tietoja ei ole tarkoitettu käsiteltäviksi eikä niiden käsittelyä ole sallittu, ellei siitä ole erikseen kirjallisesti sovittu. Asiakas ei saa lähettää lasten tietoja, rikostuomioita koskevia tietoja, täydellisiä maksukorttitietoja, tunnuksia, salaisuuksia tai tietoja, joita sillä ei ole lain mukaan oikeutta käsitellä.

Liite 2: Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Toimenpiteitä ovat asiakirjaobjektien sovellustason AES-256-GCM-salaus; erikseen salatut asiakirjakohtaiset avaimet; TLS siirron aikana; yksityinen infrastruktuuri; yksityinen salattu R2-peili; työtilan pääsytarkistukset; valinnainen kaksivaiheinen TOTP-tunnistautuminen; salasanojen tiivistäminen Argon2id-algoritmilla; suojatut istunnot ja CSRF-suojaus; karanteeni, sisällön tarkistus ja haittaohjelmaskannaus.

Toimenpiteitä ovat lisäksi lyhytaikainen katseluvaltuutus; rajoittavat välimuistiasetukset; ei-julkiset objektipolut; olennaisten asiakirjatoimien kirjaaminen; määritelty varmuuskopioiden säilytys; ajastettu ja manuaalinen poisto; rajoitettu pääsy tuotantoympäristöön; salassapitovelvoitteet; palveluntarjoajien arviointi ja poikkeamien käsittelymenettelyt.

Liite 3: Alikäsittelijät

Nykyiset alikäsittelijät, niiden tarkoitukset, tietoryhmät, käsittelyalueet ja siirtojen suojatoimet julkaistaan osoitteessa sunsetdocs.com/subprocessors. Tähän liitteeseen kuuluvat asiakkaan henkilötietojen osalta vain ne palveluntarjoajat, jotka on siellä mainittu alikäsittelijöinä.

15. Yhteystiedot

Kysymyksiä, vastustuksia, poistovahvistuksia ja allekirjoitettuja kappaleita voi pyytää osoitteesta [email protected].