Το Sunset Docs έχει σχεδιαστεί για να περιορίζει τα περιττά αντίγραφα εγγράφων και τον χρόνο που τα ενεργά αρχεία παραμένουν διαθέσιμα. Η σελίδα αυτή περιγράφει τα μέτρα που εφαρμόζουμε και τα πρακτικά τους όρια. Δεν αποτελεί πιστοποίηση ούτε εγγύηση ότι μπορεί να αποτραπεί κάθε απειλή.
1. Κοινή ευθύνη
Το Sunset Docs προστατεύει την υπηρεσία και τα δεδομένα που επεξεργάζεται. Οι πελάτες παραμένουν υπεύθυνοι να έχουν νόμιμο λόγο για τη συλλογή κάθε εγγράφου, να επιλέγουν κατάλληλη ημερομηνία διαγραφής, να ελέγχουν τα μέλη του χώρου εργασίας και να προστατεύουν τα αντίγραφα που κατεβάζουν ή κρατούν εκτός της υπηρεσίας.
Η χρήση του Sunset Docs δεν καθιστά από μόνη της έναν πελάτη συμμορφούμενο με τον ΓΚΠΔ ή με άλλη νομική ή κλαδική απαίτηση.
2. Λογαριασμοί και πρόσβαση στον χώρο εργασίας
Κάθε αίτημα για έγγραφο ελέγχεται με βάση τη συμμετοχή του συνδεδεμένου χρήστη στον χώρο εργασίας. Οι κάτοχοι χώρων εργασίας ελέγχουν την πρόσβαση των μελών και την άδεια λήψης πρωτοτύπων. Η επαλήθευση σε δύο βήματα είναι διαθέσιμη σε κάθε λογαριασμό και απαιτείται κατά τη σύνδεση αφού ενεργοποιηθεί.
Οι κωδικοί πρόσβασης κατακερματίζονται με Argon2id. Οι συνεδρίες λήγουν μετά από επτά ημέρες και χρησιμοποιούν cookies Secure και SameSite, προστασία CSRF και ανάκληση από την πλευρά του διακομιστή. Η επαναφορά κωδικού πρόσβασης ανακαλεί τις υπάρχουσες συνεδρίες.
3. Κρυπτογράφηση και αποθήκευση
Τα πρωτότυπα των εγγράφων, οι προεπισκοπήσεις και τα παραγόμενα αντίγραφα κρυπτογραφούνται από την εφαρμογή με AES-256-GCM πριν από την αποθήκευση. Κάθε έγγραφο έχει δικό του κλειδί δεδομένων, το οποίο περικλείεται χωριστά με το κύριο κλειδί της υπηρεσίας.
Τα ενεργά κρυπτογραφημένα αντικείμενα φυλάσσονται σε ιδιωτική υποδομή της Hetzner και αντικατοπτρίζονται σε ιδιωτικό bucket του Cloudflare R2. Δεν χρησιμοποιούνται δημόσια URL αντικειμένων και οι διαδρομές αποθήκευσης δεν περιέχουν ονόματα αρχείων πελατών. Το TLS προστατεύει τα δεδομένα κατά τη μεταφορά.
4. Παραλαβή αρχείων και έλεγχοι για κακόβουλο λογισμικό
Τα υποστηριζόμενα αρχεία ελέγχονται με βάση το περιεχόμενό τους, τοποθετούνται σε καραντίνα και σαρώνονται πριν γίνουν διαθέσιμα. Τα αρχεία που προστατεύονται με κωδικό, είναι κατεστραμμένα, δεν υποστηρίζονται ή είναι ύποπτα απορρίπτονται. Η εφαρμογή ιστού δεν σερβίρει αρχεία από την καραντίνα.
Η σάρωση για κακόβουλο λογισμικό και η επικύρωση μειώνουν τον κίνδυνο, αλλά δεν μπορούν να εντοπίσουν κάθε επιβλαβές αρχείο. Μια επιτυχής σάρωση δεν αποδεικνύει ότι ένα αρχείο είναι ασφαλές ή γνήσιο.
5. Όρια προβολής και λήψης
Η λειτουργία μόνο προβολής σερβίρει παραγόμενες εικόνες σελίδων αντί για το πρωτότυπο αρχείο. Τα αιτήματα για σελίδες, εκτυπώσεις και πρωτότυπα χρησιμοποιούν υπογεγραμμένη εξουσιοδότηση σύντομης διάρκειας και περιοριστικές κεφαλίδες cache. Τα υδατογραφήματα προβολής δείχνουν τον συνδεδεμένο χρήστη και την ώρα.
Όποιος βλέπει ένα έγγραφο μπορεί και πάλι να φωτογραφίσει ή να καταγράψει την οθόνη. Η εκτύπωση δημιουργεί άλλο ένα αντίγραφο: οι κάτοχοι χώρων εργασίας επιλέγουν αν τα εκτυπωμένα αντίγραφα θα φέρουν υδατογράφημα και κάθε εκτύπωση καταγράφεται στο αρχείο δραστηριότητας. Οι κάτοχοι χώρων εργασίας μπορούν χωριστά να επιτρέψουν τη λήψη πρωτοτύπων.
6. Προγραμματισμένη και χειροκίνητη διαγραφή
Κάθε έγγραφο έχει ημερομηνία διαγραφής. Η προγραμματισμένη ή εξουσιοδοτημένη χειροκίνητη διαγραφή αφαιρεί από την τοπική αποθήκευση και το R2 τα ενεργά πρωτότυπα, τις προεπισκοπήσεις, τα προσωρινά αρχεία εκτύπωσης, τα περικλεισμένα κλειδιά, τα ονόματα αρχείων, τα στοιχεία του αποστολέα και άλλα ευαίσθητα μεταδεδομένα.
Μια ελάχιστη εγγραφή χωρίς περιεχόμενο διατηρείται για 12 μήνες. Καταγράφει ότι έγινε διαγραφή, αλλά δεν κρατά το έγγραφο, το όνομα αρχείου ή την ταυτότητα του αποστολέα.
7. Αντίγραφα ασφαλείας και ανάκτηση
Τα κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων είναι απομονωμένα από τη συνήθη πρόσβαση της εφαρμογής και λήγουν εντός 30 ημερών. Αν διαγραμμένα δεδομένα παραμένουν ως υπόλειμμα σε προστατευμένο αντίγραφο ασφαλείας, δεν επαναφέρονται για συνήθη πρόσβαση πελατών και λήγουν μαζί με αυτό το αντίγραφο.
Ο κύκλος ζωής αντικειμένων του R2 είναι ένα όριο ασφαλείας. Η εργασία διαγραφής της εφαρμογής είναι αυτή που εφαρμόζει την ακριβή ημερομηνία διαγραφής κάθε εγγράφου.
8. Λειτουργικά μέτρα
Η εφαρμογή λειτουργεί πίσω από αντίστροφο διακομιστή μεσολάβησης, η αποθήκευση εγγράφων βρίσκεται εκτός του δημόσιου καταλόγου ιστού και οι ουσιώδεις ενέργειες σε έγγραφα καταγράφονται. Η πρόσβαση στο περιβάλλον παραγωγής περιορίζεται σε άτομα που τη χρειάζονται για τη λειτουργία ή την ασφάλεια της υπηρεσίας και δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας.
Τα συναλλακτικά email δεν περιέχουν συνημμένα έγγραφα, ονόματα αρχείων, προεπισκοπήσεις, ταυτότητα αποστολέα ή συνδέσμους που δίνουν πρόσβαση σε έγγραφα. Τα εισερχόμενα email με έγγραφα παραλαμβάνονται απευθείας από το Sunset Docs και τα συνημμένα αφαιρούνται από την επεξεργασία αλληλογραφίας μετά την παραλαβή.
9. Περιστατικά ασφαλείας
Διερευνούμε τα πιθανά περιστατικά, περιορίζουμε τα επιβεβαιωμένα προβλήματα, διατηρούμε τα στοιχεία που χρειάζεται η διερεύνηση και ενημερώνουμε τους επηρεαζόμενους πελάτες χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση όταν αφορούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πελατών. Παρέχουμε πληροφορίες σταδιακά, αν δεν είναι ακόμη διαθέσιμες όλες οι λεπτομέρειες.
10. Όρια εκτός Sunset Docs
Η παραλαβή μέσω email δεν μπορεί να αφαιρέσει αντίγραφα που υπάρχουν ήδη στα απεσταλμένα του αποστολέα, σε διακομιστή αλληλογραφίας, σε αντίγραφο ασφαλείας ή σε άλλο εξωτερικό σύστημα. Η διαγραφή ενός εγγράφου από το Sunset Docs δεν διαγράφει αντίγραφα που ένας πελάτης ή άλλο πρόσωπο κατέβασε, εκτύπωσε, φωτογράφισε ή αποθήκευσε αλλού.
11. Αναφορά ευπάθειας
Στείλτε αναφορές ασφαλείας στο [email protected]. Μην επισυνάπτετε προσωπικά έγγραφα ή πληροφορίες πελατών. Μην αποκτάτε πρόσβαση σε δεδομένα που δεν σας ανήκουν, μη διαταράσσετε την υπηρεσία και μη χρησιμοποιείτε κοινωνική μηχανική. Αν συναντήσετε δεδομένα πελατών, σταματήστε και αναφέρετε μόνο τις ελάχιστες πληροφορίες που χρειαζόμαστε για τη διερεύνηση.