Ausweiskopie sicher verschicken: was schwärzen, was tun
Ausweiskopie nur wenn nötig, per Upload-Link statt E-Mail, mit geschwärzter Zugangs- und Seriennummer und Vermerk. Checkliste und Schritte bei Missbrauch.
Eine Ausweiskopie verschicken Sie am sichersten nur, wenn sie wirklich nötig ist: über einen Upload-Link des Empfängers statt per E-Mail oder WhatsApp, mit geschwärzter Zugangsnummer und Seriennummer und dem Vermerk „Kopie“ samt Empfänger, Zweck und Datum. Fragen Sie vorher, wofür die Kopie gebraucht wird und wann sie gelöscht wird.
Mit einer Kopie Ihres Personalausweises lässt sich die Online-Ausweisfunktion nicht nutzen. Sie kann aber genügen, um in fremdem Namen Bestellungen auf Rechnung oder Mobilfunkverträge glaubwürdig erscheinen zu lassen. Deshalb gilt: so wenige Kopien wie möglich, und jede mit klarem Zweck.
Wer darf eine Ausweiskopie verlangen?
Das Personalausweisgesetz, § 20 Absatz 2, legt die Grundregeln fest:
- Der Ausweis darf nur von Ihnen selbst oder mit Ihrer Zustimmung abgelichtet werden.
- Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein.
- Andere Personen als Sie dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben.
- Wer über die Kopie Daten erhebt, braucht Ihre Einwilligung. Das allgemeine Datenschutzrecht gilt zusätzlich.
Für den Reisepass gilt fast dasselbe nach § 18 Absatz 3 Passgesetz, mit einer Ausnahme für Visumanträge.
Das Gesetz sagt nicht, in welchen Fällen eine Kopie zulässig ist. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) stellt in seinen Hinweisen zum Personalausweis klar: Die Kopie muss für den Zweck erforderlich sein. Oft genügt es, den Ausweis vorzuzeigen und einen Vermerk wie „Personalausweis hat vorgelegen“ anzulegen.
Es gibt Ausnahmen mit eigenen Regeln. Banken und andere Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz haben nach § 8 Absatz 2 GwG das Recht und die Pflicht, Kopien des vorgelegten Ausweises anzufertigen.
Checkliste vor dem Verschicken
Gehen Sie diese sechs Punkte bei jeder Anfrage durch. Fehlt einer, klären Sie ihn, bevor Sie etwas senden.
| Schritt | Was Sie tun | Warum es hilft |
|---|---|---|
| 1. Zweck erfragen | Fragen Sie, wofür die Kopie gebraucht wird und ob eine Pflicht dahintersteht | Oft reicht Vorzeigen oder die Ausweisnummer |
| 2. Upload-Link verlangen | Bitten Sie um einen Upload-Link oder ein Portal statt E-Mail oder Messenger | Die Datei bleibt nicht in Postfächern und Chats liegen |
| 3. Schwärzen, was erlaubt ist | Machen Sie Zugangsnummer, Seriennummer und andere unnötige Angaben unkenntlich | Weniger Daten, falls die Kopie in falsche Hände gerät |
| 4. Als Kopie kennzeichnen | Schreiben Sie „Kopie“, Empfänger, Zweck und Datum quer über das Bild | Das Gesetz verlangt die Kennzeichnung, und die Herkunft bleibt nachvollziehbar |
| 5. Empfänger notieren | Halten Sie fest: Empfänger, Datum, Übertragungsweg, Zweck | Bei Problemen wissen Sie, wen Sie fragen müssen |
| 6. Löschzeitpunkt erfragen | Fragen Sie, wann die Kopie vernichtet oder gelöscht wird | Eine gelöschte Kopie kann später nicht mehr abfließen |
Für Schritt 5 genügt eine Zeile pro Versand: „10.10.2026, Autovermietung X, Upload-Link, Mietvertrag Transporter, Löschung nach 30 Tagen“. Diese Notiz ist Gold wert, falls eines Tages ein Inkassoschreiben für eine Bestellung kommt, die Sie nie aufgegeben haben.
Ausweiskopie: was schwärzen?
Der BfDI nennt ausdrücklich zwei Angaben, die Sie auf der Kopie schwärzen dürfen, wenn sie für den Zweck nicht gebraucht werden:
- die Zugangsnummer (CAN) auf der Vorderseite,
- die Seriennummer des Ausweises.
Nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit dürfen Sie auch weitere Daten unkenntlich machen, die der Empfänger nicht braucht. Er muss Sie sogar auf diese Möglichkeit hinweisen.
Wie weit das gehen kann, zeigt der BfDI am Beispiel einer Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO. Ist dort ausnahmsweise eine Ausweiskopie berechtigt, werden in der Regel nur Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeitsdauer benötigt. Ausweisnummer, Lichtbild, persönliche Merkmale wie Größe oder Augenfarbe und Staatsangehörigkeit können und sollten geschwärzt werden.
Die Grenze: Bei Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz, etwa Ihrer Bank, kann eine geschwärzte Kopie abgelehnt werden. Dann übermitteln Sie die vollständige Kopie über den offiziellen Kanal der Bank, nicht per E-Mail.
Was auf die Kopie gehört
Nach § 20 PAuswG muss die Kopie eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Ein Vermerk quer über das Bild erfüllt diese Vorgabe und zeigt zugleich, für wen und wofür die Kopie bestimmt ist:
„Kopie für [Empfänger] · [Zweck] · [Datum]“
Zum Beispiel: „Kopie für Autovermietung Müller · Mietvertrag Transporter · 10.10.2026“. Der Text sollte die Daten, die der Empfänger braucht, lesbar lassen.
Bleiben Sie realistisch. Ein solcher Vermerk erschwert die Wiederverwendung für andere Zwecke und macht ein Leck zurückverfolgbar. Er verhindert nicht, dass jemand die Kopie zuschneidet, bearbeitet oder abfotografiert.
Per E-Mail oder WhatsApp?
Besser keins von beiden. Es geht nicht nur um Verschlüsselung. Eine E-Mail mit Anhang liegt in Ihrem Postausgang, im Postfach des Empfängers und in dessen Backups. Ein Foto im Messenger bleibt im Chatverlauf und in der Galerie beider Handys und ist mit zwei Fingertipps weitergeleitet. Auf die Löschung haben Sie danach keinen Einfluss mehr.
Fragen Sie nach einem Upload-Link oder Portal. Gibt es beides nicht, schicken Sie zumindest die geschwärzte und gekennzeichnete Kopie und bitten schriftlich um Löschung nach Abschluss.
Ausweiskopie verschickt: was tun?
Eine verschickte Kopie bedeutet nicht automatisch Missbrauch. Zur Beruhigung: Die Online-Ausweisfunktion ist laut BSI ein Zwei-Faktor-Verfahren aus Wissen und Besitz. Ohne die Karte selbst und Ihre PIN lässt sie sich praktisch nicht nutzen. Eine Kopie ist keines von beidem.
Wenn Sie die Kopie zurückholen wollen oder schon Anzeichen von Missbrauch sehen, gehen Sie so vor:
- Löschung verlangen. Fordern Sie den Empfänger schriftlich auf, die Kopie zu löschen, und lassen Sie sich das bestätigen. Nach dem BfDI muss er sie ohnehin unverzüglich vernichten, sobald der Zweck erreicht ist.
- Beweise sichern. Bewahren Sie Chatverläufe, E-Mails, Bestellbestätigungen, Mahnungen und Inkassoschreiben auf.
- Anzeige erstatten. Bei Missbrauch erstatten Sie Anzeige bei der Polizei, auch online über die Onlinewachen der Länder.
- Schufa-Auskunft holen. Die Verbraucherzentrale rät, eine kostenlose Datenauskunft nach DSGVO bei der Schufa einzuholen und den Identitätsmissbrauch dort zu melden.
- Forderungen widersprechen. Widersprechen Sie Mahnungen und Inkassoschreiben schriftlich und legen Sie eine Kopie der Anzeige bei. Gegen einen gerichtlichen Mahnbescheid müssen Sie innerhalb von zwei Wochen ab Zustellung Widerspruch einlegen.
- Beschwerde einreichen. Hat ein Unternehmen die Kopie ohne Grund verlangt, weitergegeben oder nicht gelöscht, können Sie sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, etwa an die Landesdatenschutzbehörde Ihres Bundeslandes.
Ist nicht nur eine Kopie, sondern der Ausweis selbst weg, müssen Sie den Verlust nach § 27 PAuswG der Ausweisbehörde anzeigen.
Wenn Sie als Unternehmen Ausweiskopien anfordern
Die beste Vorsorge ist, weniger Kopien anzufordern. Halten Sie vor jeder Anfrage fest, wofür Sie die Kopie brauchen, wer sie sieht und wann Sie sie vernichten. Reicht Vorzeigen und ein Vermerk, verzichten Sie auf die Kopie. Und weisen Sie Absender auf die Möglichkeit hin, Zugangs- und Seriennummer zu schwärzen.
Ist die Kopie nötig, sollte sie nicht im Postfach eines Mitarbeiters oder auf einem Diensthandy landen. Sunset Docs gibt jedem Arbeitsbereich einen Upload-Link und eine eigene E-Mail-Adresse, Absender brauchen kein Konto. Ihr Team sieht im Browser Seitenbilder mit Wasserzeichen, nie die Originaldatei, außer der Inhaber erlaubt den Download, der protokolliert wird. Jedes Dokument hat ein Löschdatum, in allen Tarifen zwischen 1 Stunde und 90 Tagen.
Mehr zum Ablauf finden Sie auf unserer Seite zum Einsammeln von Ausweiskopien. Ihren Kunden können Sie unser kostenloses Tool für Ausweiskopien mit Wasserzeichen empfehlen, das im Browser arbeitet und das Bild nicht hochlädt.
Sunset Docs prüft nicht, ob ein Ausweis echt ist, verhindert keine Bildschirmfotos und macht Sie nicht DSGVO-konform. Es hilft dabei, dass weniger Kopien herumliegen und jede eingehende Kopie ein festes Ende hat.
Fragen
Darf meine Bank eine ungeschwärzte Kopie verlangen?
Ja, in der Regel. Nach § 8 Absatz 2 GwG haben Verpflichtete das Recht und die Pflicht, Kopien des Ausweises anzufertigen. Nutzen Sie dafür den Kanal der Bank, etwa das Onlinebanking oder ein Video-Ident-Verfahren, statt die Kopie zu mailen.
Wie lange darf eine Ausweiskopie aufbewahrt werden?
Grundsätzlich nur, bis der Zweck erreicht ist. Danach ist sie laut BfDI unverzüglich zu vernichten. Für geldwäscherechtliche Aufzeichnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren, spätestens nach zehn Jahren müssen sie vernichtet werden.
Brauche ich für eine DSGVO-Auskunft eine Ausweiskopie?
Meist nicht. Nur in Einzelfällen kann eine Kopie zur eindeutigen Zuordnung verlangt werden. Dann genügen nach dem BfDI Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeitsdauer, der Rest darf geschwärzt werden.
Darf der Empfänger meine Kopie an andere weitergeben?
Nein. Nach § 20 Absatz 2 PAuswG dürfen andere Personen als der Ausweisinhaber die Kopie nicht an Dritte weitergeben. Fragen Sie trotzdem nach, wer intern Zugriff hat.
Reicht ein Foto mit dem Handy als Kopie?
Rechtlich ist auch ein Foto oder Scan eine Ablichtung, darauf weist der BfDI hin. Es gelten also dieselben Regeln: Kennzeichnung als Kopie, schwärzen, was nicht gebraucht wird, und sichere Übermittlung.
Woran erkenne ich, dass die Anfrage echt ist?
Kontaktieren Sie das Unternehmen über einen Weg, den Sie bereits kennen, etwa die offizielle Website oder eine bekannte Telefonnummer. Schicken Sie nichts an Links oder Nummern, die ohne Zusammenhang bei Ihnen eingehen.