Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jak Esteve Castells Calpe nakládá s osobními údaji, když navštívíte sunsetdocs.com, vytvoříte nebo používáte účet, kontaktujete nás, platíte za službu nebo odesíláte dokumenty do pracovního prostoru zákazníka.

1. Rozsah

Tyto zásady se vztahují na web Sunset Docs, účty, pracovní prostory, podporu, napojení na fakturaci, portály pro nahrávání a příjem dokumentů e-mailem. Zákazník může mít vlastní informace o zpracování osobních údajů, které vysvětlují, proč dokumenty požaduje a jak je používá.

2. Kdo rozhoduje o použití údajů

Esteve Castells Calpe je správcem údajů o účtech, fakturaci, podpoře, webu a zabezpečení služby. Kontakt: [email protected].

Zákazník rozhoduje o tom, proč jsou dokumenty vyžadovány, kdo k nim smí mít přístup a jak budou informace použity. Tento zákazník je zpravidla správcem. Sunset Docs zpracovává odeslané dokumenty jménem zákazníka podle Dodatku o zpracování osobních údajů.

3. Osobní údaje, se kterými nakládáme

Údaje o účtu zahrnují jméno, pracovní e-mail, haš hesla, případné údaje dvoufázového ověření, členství v pracovním prostoru, nastavení a preference služby. Fakturační údaje zahrnují předplatné, faktury, daňové údaje, měnu a stav plateb. Údaje platebních karet shromažďuje přímo Stripe; Sunset Docs neukládá celá čísla karet.

Údaje v pracovním prostoru zákazníka mohou zahrnovat obsah dokumentů, názvy souborů, e-mailové adresy odesílatelů, metadata souborů, reference zásilek, bezpečnostní údaje odvozené z IP adresy, aktivitu přístupů a nastavení mazání. Údaje podpory zahrnují zprávy v požadavcích a související údaje o účtu.

4. Účely a právní základy

Údaje o účtu, předplatném, podpoře a komunikaci týkající se služby zpracováváme za účelem uzavření a plnění smlouvy se zákazníkem. Fakturační a daňové záznamy zpracováváme ke splnění právních povinností.

Omezené údaje o požadavcích, přístupech a zabezpečení zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů na ochraně služby, předcházení zneužití, diagnostice chyb a určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků. Dokumenty zákazníků zpracováváme pouze na základě doložených pokynů zákazníka, včetně nastavení mazání zvoleného ve službě.

5. Dokumenty zákazníků

Údaje v dokumentech pocházejí od odesílatelů, členů pracovního prostoru a z příjmu e-mailů zákazníka. Automatické kontroly mohou odmítnout nepodporované, poškozené, heslem chráněné nebo podezřelé soubory. Tyto kontroly rozhodují o tom, zda soubor může vstoupit do pracovního prostoru; nepřijímají o odesílateli žádné rozhodnutí s právními účinky ani rozhodnutí, které by se ho obdobně významně dotýkalo.

Údaje z dokumentů neprodáváme, nepoužíváme je pro reklamu a obsah dokumentů nepoužíváme k trénování modelů umělé inteligence.

Údaje sdílíme pouze v nezbytném rozsahu s poskytovateli uvedenými na stránce Další zpracovatelé, s poskytovateli plateb a finančních služeb, s odbornými poradci vázanými mlčenlivostí, s orgány veřejné moci, pokud zpřístupnění vyžaduje zákon, a s nástupcem při fúzi, akvizici nebo prodeji, a to s odpovídajícími zárukami.

Transakční e-maily se odesílají přes Cloudflare a nikdy neobsahují dokumenty, názvy souborů, náhledy, totožnost odesílatele ani obsah dokumentů.

7. Mezinárodní předávání

Hlavní aplikace a databáze běží na infrastruktuře v Evropské unii. Cloudflare a Stripe mohou zpracovávat omezené údaje o provozu, e-mailech, účtech nebo platbách mimo EHP. Pokud dojde k předání podléhajícímu omezením, opíráme se o příslušné rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky nebo jiný zákonný mechanismus, v případě potřeby s doplňkovými opatřeními.

Aktuální role poskytovatelů, údaje a regiony jsou uvedeny na stránce Další zpracovatelé.

8. Doba uložení

Každý dokument zákazníka má datum smazání. Plánované nebo oprávněné ruční smazání odstraní z aktivního úložiště aktivní originál, náhledy, dočasné tiskové výstupy, zabalené klíče, název souboru, údaje o odesílateli a citlivá metadata. Zbytky v šifrovaných zálohách databáze vyprší do 30 dnů.

Minimální záznamy o smazání bez obsahu a související auditní záznamy zůstávají 12 měsíců. Dokončené úlohy na pozadí zůstávají 30 dní. Údaje o účtu a pracovním prostoru zůstávají po dobu aktivity účtu a po jeho smazání jsou odstraněny nebo anonymizovány, s výjimkou případů, kdy nám zákon ukládá záznam uchovat. Fakturační a daňové záznamy uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

9. Vaše práva

Pokud je Esteve Castells Calpe správcem, můžete v příslušných případech požádat o přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, vznést námitku nebo uplatnit právo na přenositelnost. Pokud zpracování vychází ze souhlasu, můžete souhlas odvolat. Napište na [email protected]; možná budeme muset ověřit vaši totožnost.

Pokud jste odeslali dokumenty do pracovního prostoru zákazníka, obraťte se nejprve na tohoto zákazníka ohledně důvodu shromažďování, přístupu, opravy, výmazu, omezení zpracování nebo odvolání souhlasu. Sunset Docs zákazníkovi s oprávněnými žádostmi pomůže. Pokud zákazníka nedokážete určit nebo kontaktovat, napište nám s potvrzením o odeslání a dokument nepřikládejte.

Můžete podat stížnost u místního dozorového úřadu. Ve Španělsku je to španělský úřad pro ochranu osobních údajů AEPD (aepd.es).

10. Cookies

Sunset Docs používá vlastní cookies nezbytné pro přihlášení, zabezpečení relace, ochranu proti CSRF, jazyk a preferovanou měnu fakturace. V prohlížeči dokumentů nepoužíváme reklamní cookies ani analytické nástroje třetích stran. Stripe může používat vlastní technologie, když navštívíte jeho hostovanou platební stránku Checkout nebo fakturační portál. Aktuální podrobnosti uvádějí Zásady používání cookies.