Zum Empfangen gebaut
Transferdienste und Cloud-Speicher sind zum Versenden oder Aufbewahren da. Sunset Docs empfängt nur: Ein Link, ein QR-Code und eine E-Mail-Adresse reichen für alle Absender.
Alternativen
Alternativen zu WeTransfer, Dropbox und E-Mail für vertrauliche Dokumente
Wer kurzlebige Dokumente wie Ausweiskopien, Gehaltsabrechnungen oder Kontoauszüge empfangen muss, fährt mit einem temporären Dokumenteneingang mit festem Löschdatum besser als mit einem Transferdienst oder einem geteilten Ordner. Für große Dateien, lange Projekte, E-Signatur oder dauerhafte Ablage ist eines der anderen Werkzeuge auf dieser Seite die bessere Wahl.
Keine Karte erforderlich. Bis zu 10 empfangene Dateien.
So funktioniert es
Von der Anfrage bis zur Löschung
- Link oder Adresse teilenSenden Sie Ihren Upload-Link, drucken Sie ihn als QR-Code für den Empfangstresen aus oder nennen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Arbeitsbereichs. Absender brauchen kein Konto.
- Vorschauen mit Wasserzeichen prüfenIhr Team öffnet Seitenbilder mit Wasserzeichen im Browser. Die Originaldatei wird nur ausgeliefert, wenn der Inhaber den Download erlaubt, und jeder Download wird protokolliert.
- Löschdatum ablaufen lassenJedes Dokument erhält ein Datum zwischen 1 Stunde und 90 Tagen, in Team und Business bis zu 365 Tagen. Dann werden Originale, Vorschauen, Schlüssel, Dateinamen und Absenderangaben gelöscht.
Löschen ist Pflicht
Eine Einstellung für unbegrenzte Aufbewahrung gibt es nicht. Die Löschung läuft weiter, auch wenn die Testphase endet, eine Zahlung fehlschlägt oder das Abo gekündigt wird.
Klare Grenzen
20 MB pro Datei, keine E-Signatur, keine Checklisten, kein Archiv. Wenn Sie das brauchen, zeigt die Tabelle, welche Art von Werkzeug es kann.
So wählen Sie aus
Brauchen Sie das Dokument in einem Jahr noch, oder ist es größer als 20 MB? Dann passt ein Speicher-, Transfer- oder Mandantenportal besser. Brauchen Sie ein sensibles Dokument nur für einen Vorgang und soll es danach verschwinden, ist ein temporärer Dokumenteneingang die passende Lösung.
Vergleichstabelle
| Lösung | Was der Absender braucht | Wo die Dateien landen | Löschung | Bessere Wahl, wenn |
|---|---|---|---|---|
| E-Mail-Anhang | Irgendein E-Mail-Konto | In jedem Postfach des Verlaufs, auch unter Gesendet | Manuell, Postfach für Postfach | Die Dokumente nicht sensibel sind |
| WhatsApp auf dem Smartphone | Auf den Geräten, die den Chat empfangen | Manuell, Gerät für Gerät | Schnelle, unkritische Fotos | |
| WeTransfer-Anfrage | Eine bestätigte E-Mail-Adresse | Im Tab Received, dann in Ihren Downloads | Ablauf je nach Tarif | Große Dateien und Kreativarbeit |
| Dropbox-Dateianfrage | Name und E-Mail, kein Konto | In einem Dropbox-Ordner Ihrer Wahl | Ihre eigenen Aufbewahrungsregeln | Sie ohnehin mit Dropbox arbeiten |
| Google Drive oder OneDrive | Google-Konto oder ein Anfragelink von OneDrive für Unternehmen | In Ihrem Drive- oder OneDrive-Ordner | Ihre eigenen Aufbewahrungsregeln | Langfristige Zusammenarbeit |
| Tresorit oder Zivver | Kein Konto | Verschlüsselter Ordner oder sicheres Postfach | Linkablauf oder Ihre Regeln | Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, große Dateien, sichere E-Mail |
| Content Snare, FileInvite oder ShareFile | Ein Link; Mandantenportale verlangen teils eine Anmeldung | Im Werkzeug oder exportiert in Ihre Cloud | Einstellungen des Anbieters prüfen | Checklisten, Erinnerungen, Signatur, Mandantenportal |
| Sunset Docs | Link, QR-Code oder E-Mail-Adresse | Verschlüsselter Speicher in der EU, Vorschauen mit Wasserzeichen | Festes Datum, 1 Stunde bis 365 Tage | Kurzlebige sensible Dokumente |
E-Mail-Anhänge und WhatsApp
E-Mail kennt jeder. Das Problem ist, was danach passiert: Der Anhang bleibt im Ordner Gesendet und in jedem Postfach, das er erreicht, bis jemand ihn löscht. Die Transportverschlüsselung hängt zudem von beiden Anbietern ab. Google erklärt, dass TLS eine Nachricht nur schützt, wenn auch der Anbieter des Empfängers es nutzt. Private Gmail-Konten begrenzen Anhänge auf 25 MB.
WhatsApp nimmt Dokumente bis 2 GB an und verschlüsselt Nachrichten Ende-zu-Ende. Der Transport ist nicht das Problem: Die Datei landet auf dem Smartphone einer Mitarbeiterin, außerhalb jeder Löschfrist des Unternehmens.
WeTransfer und ähnliche Transferdienste
WeTransfer bietet eine Funktion, um Dateien anzufordern. Wer hochlädt, bestätigt seine E-Mail-Adresse, und die Übertragungen erscheinen im Tab Received mit den Größen- und Ablaufregeln Ihres Tarifs: bis zu 3 Tage bei Free und Starter, bis zu 30 Tage bei Ultimate oder Teams. Laut WeTransfer werden abgelaufene Übertragungen von den Servern entfernt.
Der Dienst ist zum Ausliefern von Dateien gebaut, die Originale landen also in Ihrem Download-Ordner. Für Video, Grafik oder Dateien über 20 MB ist WeTransfer die bessere Wahl.
Dropbox, Google Drive und OneDrive
Dropbox-Dateianfragen gibt es in allen Tarifen. Absender brauchen kein Dropbox-Konto, und die Dateien landen in einem privaten Ordner Ihrer Wahl (Dropbox-Hilfe).
OneDrive für Unternehmen oder Schulen bietet ebenfalls Dateianfragen: Jeder mit dem Link kann hochladen und sieht den Ordnerinhalt nicht. In Google Drive braucht man zum Hochladen in einen geteilten Ordner die Rolle Bearbeiter, und Bearbeiter können jede Datei im Ordner öffnen, ändern, löschen oder verschieben. Datei-Uploads in Google Forms setzen ein Google-Konto voraus.
In allen drei Fällen wird die empfangene Datei zu einer gewöhnlichen Datei in Ihrem Speicher und bleibt dort, bis Ihre eigenen Regeln sie entfernen. Für langfristige Zusammenarbeit und dauerhafte Ablage sind sie die bessere Wahl.
Tresorit und Zivver
Über Dateianfragen von Tresorit kann jeder ohne Konto hochladen. Die Dateien werden auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt, Sie prüfen jede Datei vor dem Annehmen und können ein Ablaufdatum setzen oder den Link widerrufen (Tresorit). Zivver ist sichere E-Mail für Outlook und Microsoft 365: Gäste können ohne Konto antworten und Dateien bis 5 TB anhängen und bestätigen sich per Zugangscode, SMS oder E-Mail. Für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sehr große Dateien oder sichere E-Mail in beide Richtungen sind beide stärker.
Content Snare, FileInvite und ShareFile
Content Snare verschickt strukturierte Anfragen nach Dateien, Texten und Auswahlfeldern, mit Vorlagen und automatischen Erinnerungen. Mandanten öffnen sie ohne Konto über einen Link in ihrer E-Mail, und fertige Anfragen lassen sich nach Google Drive, Dropbox oder OneDrive exportieren. Unterschriften sind ebenfalls möglich, etwa über eine Integration mit FuseSign. FileInvite bietet Checklisten, Erinnerungen und E-Signaturen bei Bedarf. ShareFile gehört zu Progress und verbindet Mandantenportale, integrierte E-Signatur und Workflows. Für ein Onboarding mit vielen Unterlagen und Unterschriften passen sie besser.
Wo Sunset Docs passt
Am Empfangstresen, im gemeinsamen Postfach und bei der einmaligen Anfrage, etwa nach einem Einkommensnachweis vor der Unterzeichnung eines Mietvertrags. Ihr Team sieht Vorschauen mit Wasserzeichen, jedes Öffnen, Drucken und Herunterladen wird protokolliert, und jedes Dokument wird an seinem Datum gelöscht. Die Tarife beginnen bei 12 EUR pro Monat und Arbeitsbereich.
Was Sunset Docs nicht kann
- Dateien über 20 MB empfangen, oder mehr als 10 Dateien und 25 MB pro Übermittlung.
- Dokumente signieren, Checklisten oder Erinnerungen verschicken oder als Archiv oder Dokumentenmanagementsystem dienen.
- Screenshots oder Fotos vom Bildschirm verhindern. Das Wasserzeichen schreckt ab und macht Weitergabe nachvollziehbar; es verhindert sie nicht.
- Kopien außerhalb von Sunset Docs löschen oder Backups sofort löschen.
Häufige Fragen
Ist Sunset Docs eine WeTransfer-Alternative?
Nur für den Empfang sensibler Dokumente. Pro Übermittlung sind bis zu 10 Dateien mit je 20 MB und insgesamt 25 MB möglich, als PDF und in gängigen Bildformaten. Für Videos, Grafikdateien oder größere Datenmengen ist WeTransfer oder ein ähnlicher Dienst die bessere Wahl.
Gibt es eine WeTransfer-Alternative mit Serverstandort in der EU?
Sunset Docs wird bei Hetzner in Deutschland betrieben, mit einer verschlüsselten Kopie auf Cloudflare R2 in der EU. Ein Serverstandort allein macht Sie aber nicht DSGVO-konform. Prüfen Sie Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragsverarbeiter und Löschfristen bei jedem Anbieter.
Wann ist Content Snare oder ein ähnliches Werkzeug besser?
Wenn Sie strukturierte Anfragen mit vielen Fragen, Textantworten, automatischen Erinnerungen und Unterschriften verschicken, etwa beim Onboarding neuer Mandanten. Sunset Docs erstellt keine Checklisten und erinnert niemanden.
Eignet sich Sunset Docs für Gesundheits- oder Personalakten?
Für übliche Unterlagen wie Ausweis, Arbeitsvertrag oder Gehaltsabrechnung ja. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien, strafrechtliche Daten, Daten von Kindern, vollständige Kartennummern, Passwörter und private Schlüssel werden standardmäßig nicht unterstützt.
Umfasst die Löschung auch Backups und Kopien?
Reste in verschlüsselten Datenbank-Backups laufen innerhalb von 30 Tagen ab, die Löschung dort ist also nicht sofort. Kopien außerhalb von Sunset Docs, etwa Downloads, Ausdrucke oder Fotos vom Bildschirm, sind nicht erfasst.
Richten Sie Ihren Eingang für sensible Dokumente ein
Beginnen Sie mit einem Dokumenteneingang, der Dateien über ein Upload-Portal oder eine eigene E-Mail-Adresse annimmt und jede neue Übermittlung automatisch löscht.
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