Gemaakt om te ontvangen
Verzendtools en cloudopslag zijn er om te versturen of te bewaren. Sunset Docs ontvangt alleen: één link, één QR-code en één e-mailadres voor al je afzenders.
Alternatieven
Alternatief voor WeTransfer en Zivver om vertrouwelijke documenten te ontvangen
Voor documenten die je maar kort nodig hebt, zoals een kopie id, loonstroken of een bankafschrift, werkt een tijdelijke ontvangstbak met een vaste verwijderdatum beter dan een verzendtool of een gedeelde map. Voor grote bestanden, lange projecten, e-handtekeningen, beveiligde mail in twee richtingen of blijvende opslag is een van de andere tools op deze pagina de betere keuze.
Geen creditcard nodig. Tot 10 ontvangen bestanden.
Zo werkt het
Van aanvraag tot verwijdering
- Deel een link of adresStuur je uploadlink, print hem als QR-code voor je balie of geef het e-mailadres van je werkruimte. Afzenders hebben geen account nodig.
- Bekijk voorbeelden met watermerkJe team opent afbeeldingen van de pagina's met watermerk in de browser. Het originele bestand wordt niet geleverd, tenzij de eigenaar downloaden toestaat, en elke download wordt vastgelegd.
- Laat de verwijderdatum lopenElk document krijgt een datum tussen 1 uur en 90 dagen, of tot 365 dagen bij Team en Business. Dan worden originelen, voorbeelden, sleutels, bestandsnamen en afzendergegevens verwijderd.
Verwijderen is verplicht
Er is geen instelling om voor altijd te bewaren. Het verwijderen gaat door, ook als de proefperiode afloopt, een betaling mislukt of het abonnement wordt opgezegd.
Duidelijke grenzen
20 MB per bestand, geen e-handtekening, geen checklists, geen archief. Heb je dat nodig, dan zie je in de tabel welk soort tool het wel doet.
Zo kies je
Heb je het document over een jaar nog nodig, of is het groter dan 20 MB? Kies dan een opslag- of verzendtool of een klantportaal. Heb je een gevoelig document maar voor één taak nodig en moet het daarna weg, dan past een tijdelijke ontvangstbak beter.
Vergelijkingstabel
| Optie | Wat de afzender nodig heeft | Waar de bestanden terechtkomen | Verwijderen | Betere keuze als |
|---|---|---|---|---|
| Bijlage in e-mail | Elk e-mailaccount | In elke mailbox van de conversatie, ook bij Verzonden | Handmatig, mailbox voor mailbox | De documenten niet gevoelig zijn |
| WhatsApp op de telefoon | Op de apparaten die de chat ontvangen | Handmatig, apparaat voor apparaat | Snelle, niet-gevoelige foto's | |
| WeTransfer-verzoek | Een geverifieerd e-mailadres | In je tabblad Received en daarna in je downloads | Vervaldatum volgens je abonnement | Grote bestanden en creatief werk |
| Dropbox-bestandsverzoek | Naam en e-mail, geen account | In een Dropbox-map naar keuze | Je eigen bewaarregels | Je al met Dropbox werkt |
| Google Drive of OneDrive | Een Google-account, of een verzoeklink van OneDrive voor werk of school | In je Drive- of OneDrive-map | Je eigen bewaarregels | Langdurige samenwerking |
| Tresorit of Zivver | Geen account | Versleutelde map of beveiligde mailbox | Vervaldatum van de link of je eigen regels | End-to-end-versleuteling, grote bestanden, beveiligde mail |
| Content Snare, FileInvite of ShareFile | Een link, geen account | In de tool of geëxporteerd naar je cloud | Controleer de instellingen van de leverancier | Checklists, herinneringen, handtekening, klantportaal |
| Sunset Docs | Link, QR-code of e-mailadres | Versleutelde opslag in de EU, voorbeelden met watermerk | Vaste datum, van 1 uur tot 365 dagen | Gevoelige documenten die je kort nodig hebt |
E-mailbijlagen en WhatsApp
Iedereen kan mailen, maar de bijlage blijft in Verzonden en in elke mailbox die hij bereikt staan tot iemand hem verwijdert. Versleuteling onderweg hangt ook van beide providers af: Google legt uit dat TLS een bericht alleen beschermt als de provider van de ontvanger het ook gebruikt. Bij persoonlijke accounts beperkt Gmail bijlagen tot 25 MB.
WhatsApp accepteert documenten tot 2 GB en versleutelt berichten end-to-end. Het transport is het probleem niet: het bestand belandt op de telefoon van een medewerker, buiten elke bewaartermijn van het bedrijf.
WeTransfer en vergelijkbare tools
WeTransfer heeft een functie om bestanden op te vragen. Wie uploadt, verifieert zijn e-mailadres, en de overdrachten verschijnen in je tabblad Received met de grootte- en vervalregels van je abonnement: tot 3 dagen bij Free en Starter, tot 30 dagen bij Ultimate of Teams. Volgens WeTransfer worden verlopen overdrachten van de servers verwijderd.
De tool is gemaakt om bestanden af te leveren, dus de originelen komen in je downloadmap. Voor video, ontwerpwerk of bestanden boven 20 MB is WeTransfer de betere keuze.
Dropbox, Google Drive en OneDrive
Dropbox-bestandsverzoeken werken in alle abonnementen, vragen geen Dropbox-account en zetten de bestanden in een privémap naar keuze (Dropbox Help).
OneDrive voor werk of school kent ook bestandsverzoeken: iedereen met de link kan uploaden en ziet de inhoud van de map niet. In Google Drive heb je de rol Bewerker nodig om in een gedeelde map te uploaden, en een bewerker kan elk bestand in de map openen, bewerken, verwijderen of verplaatsen. Uploads via Google Formulieren vereisen een Google-account.
In alle drie gevallen wordt het ontvangen bestand een gewoon bestand in je opslag, tot je eigen bewaarregels het verwijderen. Voor langdurige samenwerking en blijvende opslag zijn ze de betere keuze.
Tresorit en Zivver
Via bestandsverzoeken van Tresorit kan iedereen uploaden zonder account. De bestanden worden op het apparaat van de afzender versleuteld, je bekijkt elk bestand voordat je het accepteert en je kunt een vervaldatum instellen of de link intrekken (Tresorit).
Zivver is beveiligde e-mail, onder meer voor Outlook en Microsoft 365. Gasten kunnen zonder account antwoorden en bestanden tot 5 TB bijvoegen, en verifiëren zich met een toegangscode, sms of e-mail. Zoek je een Zivver alternatief omdat je alleen documenten wilt ontvangen en daarna verwijderen, dan is Sunset Docs eenvoudiger. Mail je veel vertrouwelijke berichten heen en weer, dan blijft Zivver de betere keuze.
Content Snare, FileInvite en ShareFile
Content Snare verstuurt gestructureerde verzoeken om bestanden, tekst en keuzes, met sjablonen en automatische herinneringen. Klanten openen ze zonder account via een link in hun mail, en afgeronde verzoeken gaan naar Google Drive, Dropbox of OneDrive. Ondertekenen loopt via een koppeling met FuseSign. FileInvite biedt checklists, herinneringen en e-handtekeningen waar nodig. ShareFile, onderdeel van Progress, combineert klantportalen, ingebouwde e-handtekeningen en workflows. Voor onboarding met veel stukken en handtekeningen passen deze tools beter.
Waar Sunset Docs past
Aan de balie, in de gedeelde mailbox en bij een eenmalig verzoek, zoals een kopie id voor een huuraanvraag. Je team ziet voorbeelden met watermerk, elke keer openen, afdrukken en downloaden wordt vastgelegd, en elk document wordt op zijn datum verwijderd. Abonnementen beginnen bij 12 euro per maand per werkruimte.
Wat Sunset Docs niet doet
- Bestanden boven 20 MB ontvangen, of meer dan 10 bestanden en 25 MB per inzending.
- Documenten ondertekenen, checklists of herinneringen sturen, of dienen als archief of documentbeheersysteem.
- Screenshots of foto's van het scherm voorkomen. Het watermerk ontmoedigt hergebruik en maakt het herleidbaar, maar voorkomt het niet.
- Kopieën buiten Sunset Docs verwijderen of back-ups direct wissen.
Veelgestelde vragen
Is Sunset Docs een WeTransfer alternatief?
Alleen om gevoelige documenten te ontvangen. Je ontvangt maximaal 10 bestanden per inzending, 20 MB per bestand en 25 MB in totaal, als pdf of in gangbare beeldformaten. Voor video, ontwerpbestanden of grotere zendingen is WeTransfer of een vergelijkbare tool de betere keuze.
Is Sunset Docs een Zivver alternatief?
Gedeeltelijk. Zivver beveiligt e-mail in twee richtingen, onder meer vanuit Outlook en Microsoft 365. Sunset Docs verstuurt geen beveiligde mail; het ontvangt documenten via een link, QR-code of e-mailadres en verwijdert ze op een vaste datum. Wil je vooral veilig mailen met klanten, dan past Zivver beter.
Wanneer is Content Snare of een vergelijkbare tool beter?
Als je gestructureerde verzoeken stuurt met veel vragen, tekstantwoorden, automatische herinneringen en handtekeningen, bijvoorbeeld bij het onboarden van een klant. Sunset Docs maakt geen checklists en stuurt geen herinneringen.
Kan ik het gebruiken voor medische of personeelsdossiers?
Voor gewone stukken bij indiensttreding, zoals een id-bewijs, contract of loonstrook, wel. Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens, gegevens van kinderen, volledige kaartnummers, wachtwoorden en privésleutels worden standaard niet ondersteund.
Geldt het verwijderen ook voor back-ups en kopieën?
Restanten in versleutelde databaseback-ups verlopen binnen 30 dagen, dus daaruit verdwijnen ze niet direct. Kopieën buiten Sunset Docs, zoals downloads, afdrukken of foto's van het scherm, vallen er niet onder.
Richt je inbox voor gevoelige documenten in
Begin met een documentinbox die bestanden ontvangt via een uploadportaal of een apart e-mailadres, met automatische verwijdering voor elke nieuwe inzending.
Probeer 14 dagen gratis