Alternativas a WeTransfer para recibir documentos sensibles

Si tu empresa necesita recibir documentos confidenciales, como copias del DNI, nóminas o extractos bancarios, busca una alternativa a WeTransfer con un enlace que solo sirva para recibir, una fecha de borrado en cada archivo y una forma de revisarlos sin descargarlos. Si solo quieres enviar archivos grandes, usa un servicio de transferencia como WeTransfer, Smash o SwissTransfer, y este artículo no es para ti.

Quien busca alternativas a WeTransfer suele querer mandar un vídeo pesado. Recibir el pasaporte escaneado de un cliente es otra tarea con otros riesgos: el archivo pesa poco, el contenido es delicado y el problema suele ser lo que pasa con él después de llegar.

Enviar archivos grandes y recibir documentos sensibles no es lo mismo

Un servicio de transferencia lleva un archivo hasta otra persona. Se valora por su velocidad y por el tamaño máximo.

Una herramienta de recepción de documentos funciona al revés: tu cliente, candidato o inquilino te envía algo a ti. Aquí las preguntas importantes son otras:

• ¿Puede el remitente subir archivos sin ver los de otras personas?
• ¿Cada documento recibe una fecha de borrado automática o depende de que alguien se acuerde?
• ¿Puede tu equipo revisarlo sin guardar una copia en el portátil?
• ¿Quién del equipo puede abrirlo y queda registrado?

Lista de comprobación antes de elegir

Aplica estas seis preguntas a cualquier herramienta.

1. Enlace solo para recibir. El remitente tiene un enlace o una dirección que acepta archivos y no muestra nada más.
2. Sin cuenta para el remitente. Nadie quiere registrarse para mandar un único documento.
3. Caducidad por defecto. El borrado se fija cuando llega el archivo, no en una limpieza posterior.
4. Revisión sin descarga. El equipo lee el documento en el navegador y no se acumulan copias en la carpeta de descargas.
5. Ubicación de los datos declarada. El proveedor indica en su propia documentación dónde guarda los archivos.
6. Límites de tamaño adecuados. Un límite de 5 TB no significa nada para una nómina; uno de 20 MB sí importa si recibes contratos escaneados.

El RGPD exige que los datos personales no se conserven más tiempo del necesario (artículo 5.1.e), y el proveedor que guarda los archivos por ti es un encargado del tratamiento según el artículo 28. Ninguna herramienta te hace cumplir por sí sola, pero la pregunta 3 facilita aplicar la limitación del plazo de conservación.

Tabla comparativa

Los datos proceden de las páginas de cada proveedor, consultadas el 10 de octubre de 2026. "No indicado" significa que las páginas del proveedor que revisamos no lo dicen.

Cada servicio y en qué es mejor

WeTransfer

WeTransfer permite crear solicitudes de archivos: generas un enlace con título e instrucciones, y cada persona que sube algo tiene que verificar antes su correo electrónico. Lo recibido sigue la caducidad de tu plan: 3 días en Free o Starter y hasta 30 días en Ultimate o Teams. Su función Previews muestra PDF, archivos de Office e imágenes antes de descargarlos.

Según WeTransfer, guarda los archivos en la UE o en EE. UU. según desde dónde se suban, y los borra en las 48 horas siguientes a la caducidad, o en el plazo de un año si está activada la opción Recoverable. Su página de límites fija para Free un máximo de 10 envíos o 3 GB cada 30 días.

Mejor para: archivos creativos pesados y solicitudes puntuales a gente que ya conoce WeTransfer.

Smash

Smash guarda cada envío en una sola región cercana al remitente, por ejemplo París para lo que se sube desde Francia. Los planes de pago incluyen enlaces de depósito, válidos 7 días por defecto y hasta 365, y el remitente solo escribe su correo. Según su página de precios, los envíos están disponibles hasta 30 días en los planes de pago. El destinatario puede ver una vista previa antes de descargar.

Mejor para: archivos muy grandes que deben caducar solos.

SwissTransfer

SwissTransfer, de Infomaniak, es gratuito, no requiere cuenta, admite hasta 50 GB por envío y guarda los datos solo en Suiza. Los archivos están disponibles hasta 30 días. Su web describe únicamente el envío; no hay forma de pedir archivos a un cliente.

Mejor para: enviar archivos grandes gratis con almacenamiento en Suiza.

Tresorit Send

Tresorit Send es una herramienta gratuita de envío con un límite de 5 GB. Su artículo de ayuda explica que los archivos se cifran en el dispositivo, que los enlaces duran 7 días y que cada archivo se puede descargar hasta 10 veces. Recibir es otra función: las solicitudes de archivos forman parte de los planes de pago de Tresorit.

Mejor para: envíos con cifrado de extremo a extremo. Sunset Docs no cifra de extremo a extremo, porque necesita leer cada archivo para comprobarlo y generar las vistas previas.

Dropbox (solicitud de archivos)

Las solicitudes de archivos de Dropbox están en todos los planes y el remitente no necesita cuenta. Los archivos llegan a una carpeta privada de tu Dropbox y ocupan tu espacio. Nada se borra automáticamente: útil en proyectos largos, poco adecuado para documentos sensibles. Basic, Plus y Family aceptan archivos de hasta 2 GB, y el plan Basic gratuito incluye 2 GB de almacenamiento.

Mejor para: equipos que ya trabajan en Dropbox y quieren que lo recibido se quede allí.

Proton Drive

Proton afirma que todos los datos de Drive se guardan en Suiza y en la UE y que los archivos no caducan hasta que los borras. Un enlace público con acceso de editor permite que personas sin cuenta suban archivos a una carpeta, y puedes ponerle fecha de caducidad al enlace. Ojo: los editores también ven lo que ya hay en la carpeta, así que usa una por remitente. La versión web muestra PDF y los formatos de imagen habituales.

Mejor para: almacenamiento cifrado de extremo a extremo que conservas a largo plazo.

Zivver

Zivver es una plataforma neerlandesa de correo y transferencia de archivos seguros. Su página de transferencia menciona archivos de hasta 5 TB, fechas de caducidad, acceso revocable y tratamiento dentro de la UE. Terceros pueden enviarte archivos mediante un enlace seguro en tu web o respondiendo a un correo de Zivver. En su página de precios, recibir de personas sin cuenta aparece en el plan Ultimate, con precio por usuario y mes y facturación anual.

Mejor para: organizaciones que necesitan correo seguro en los dos sentidos, no solo recepción.

Sunset Docs

Sunset Docs está pensado solo para la recepción temporal. Cada espacio de trabajo tiene un enlace de subida, un código QR imprimible para el mostrador y una dirección de correo propia. Todos los documentos tienen fecha de borrado: 1, 8 o 24 horas, o 7, 30 o 90 días en cualquier plan, y 365 días o una fecha exacta en Team y Business. Tu equipo ve imágenes de cada página con marca de agua, no el archivo original, salvo que el propietario permita una descarga, que queda registrada. Aquí explicamos cómo funciona la eliminación automática, incluidos los límites de las copias de seguridad.

También tiene límites claros. Solo acepta PDF y formatos de imagen, no Word ni Excel. Cada archivo puede pesar hasta 20 MB y cada envío, 25 MB. No es un archivo documental, no borra las copias que conserve el remitente y la marca de agua disuade de reutilizar el documento, pero no impide una captura de pantalla. Los datos de salud, los antecedentes penales y los datos de menores no están admitidos por defecto.

Mejor para: DNI, nóminas, contratos y extractos que revisas una vez y después borras.

Guía rápida para decidir

• Envías archivos de varios cientos de MB o más: usa un servicio de transferencia. SwissTransfer, Smash o WeTransfer encajan.
• Lo primero es el cifrado de extremo a extremo: mira Tresorit o Proton Drive.
• Lo recibido debe ir a una carpeta compartida de proyecto: Dropbox o Proton Drive.
• Necesitas correo seguro en los dos sentidos: Zivver.
• Recibes documentos pequeños y sensibles y debes borrarlos a tiempo: una herramienta de recepción como Sunset Docs. Consulta los planes y nuestra lista completa de alternativas.

Elijas la que elijas, pásale las 15 preguntas para evaluar un portal de carga antes de enviar el enlace a tus clientes.

Preguntas frecuentes

¿Es seguro enviar una copia del DNI por WeTransfer?

Según su centro de ayuda, WeTransfer cifra los archivos durante la transferencia y en reposo. El punto débil suele estar después: el destinatario descarga el archivo y la copia se queda en su equipo. Antes de enviar tu DNI, pregunta a la empresa cómo lo guarda y cuándo lo borra.

¿Puedo usar un servicio gratuito para recibir documentos de clientes?

Solo algunos planes gratuitos permiten recibir. SwissTransfer y Tresorit Send solo sirven para enviar, y Smash reserva los enlaces de depósito a los planes de pago. WeTransfer y Dropbox sí ofrecen solicitudes gratis.

¿Alojar los datos en la UE significa cumplir el RGPD?

No. La ubicación es solo un factor. Sigues necesitando un contrato de encargo del tratamiento con el proveedor, un plazo de conservación justificado y un acceso limitado a quien lo necesite.

¿Y si un cliente envía un escaneo de 200 MB?

Sunset Docs lo rechazaría, porque su límite es de 20 MB por archivo. Pide al cliente que escanee a menor resolución, que divida el documento o que envíe cada página como imagen.

¿Borrar un archivo en la herramienta elimina todas las copias?

Ninguna herramienta puede borrar lo que está fuera de ella. El remitente puede conservar el original y quien lo haya descargado tiene otra copia. La herramienta sí puede borrar lo que guarda y limitar las descargas.