WeTransfer-Alternative: vertrauliche Dokumente empfangen
Sie wollen Ausweiskopien oder Gehaltsnachweise empfangen, nicht große Dateien senden? WeTransfer und 7 Alternativen im Vergleich, mit Blick auf die DSGVO.
Wenn Ihr Unternehmen vertrauliche Dokumente wie Ausweiskopien, Gehaltsabrechnungen oder Kontoauszüge empfangen muss, brauchen Sie eine WeTransfer-Alternative mit reinem Empfangslink, einem Löschdatum für jede Datei und einer Ansicht ohne Download. Wer dagegen nur große Dateien verschicken will, ist bei einem Transferdienst wie WeTransfer, Smash oder SwissTransfer richtig und braucht diesen Artikel nicht.
Die meisten, die nach einer WeTransfer-Alternative suchen, wollen ein Video oder ein großes Archiv versenden. Den eingescannten Reisepass eines Kunden entgegenzunehmen ist eine andere Aufgabe mit anderen Risiken: Die Datei ist klein, der Inhalt heikel, und das eigentliche Problem beginnt meist erst nach dem Eingang.
Große Dateien senden oder sensible Unterlagen empfangen
Ein Transferdienst bringt eine Datei zu jemand anderem. Er wird an Geschwindigkeit und maximaler Dateigröße gemessen.
Ein Werkzeug für den Dokumenteneingang arbeitet in die Gegenrichtung: Ihre Mandantin, Ihr Bewerber oder Ihre Mieterin schickt Ihnen etwas. Dann zählen andere Fragen:
- Kann die absendende Person hochladen, ohne fremde Dateien zu sehen?
- Bekommt jedes Dokument automatisch ein Löschdatum, oder muss jemand daran denken?
- Kann Ihr Team das Dokument prüfen, ohne eine Kopie auf dem Laptop abzulegen?
- Wer im Team darf es öffnen, und wird das protokolliert?
Checkliste vor der Auswahl
Stellen Sie diese sechs Fragen an jedes Werkzeug, auch an die hier vorgestellten.
- Reiner Empfangslink. Die absendende Person erhält einen Link oder eine Adresse, die Dateien annimmt und sonst nichts zeigt.
- Kein Konto für Absender. Niemand legt gern ein Konto an, um ein einziges Dokument zu schicken.
- Ablauf als Standard. Die Löschung wird beim Eingang festgelegt, nicht bei einer späteren Aufräumaktion.
- Prüfung ohne Download. Das Team liest das Dokument im Browser, und im Download-Ordner sammeln sich keine Kopien.
- Angegebener Speicherort. Der Anbieter nennt in seiner eigenen Dokumentation, wo die Dateien liegen.
- Passende Größenlimits. 5 TB sind für eine Gehaltsabrechnung bedeutungslos; 20 MB sind relevant, wenn Sie gescannte Verträge erhalten.
WeTransfer-Alternative und DSGVO: was der Speicherort bedeutet
Viele suchen gezielt nach einer WeTransfer-Alternative mit DSGVO-Bezug. Der Speicherort ist dabei nur ein Baustein. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern (Art. 5 Abs. 1 lit. e, Speicherbegrenzung). Ein Anbieter, der Dateien für Sie speichert, ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28, Sie brauchen also einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Kein Werkzeug macht Sie allein DSGVO-konform, aber ein automatisches Löschdatum macht die Speicherbegrenzung im Alltag deutlich leichter umsetzbar.
Vergleichstabelle
Die Angaben stammen von den Seiten der jeweiligen Anbieter, abgerufen am 10. Oktober 2026. „Keine Angabe“ heißt, dass die geprüften Anbieterseiten dazu nichts sagen.
| Dienst | Speicherregion | Reiner Empfangslink | Ablauf und Löschung | Vorschau ohne Download | Max. Dateigröße | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|---|---|---|
| WeTransfer | EU bei Upload über europäische IP-Adresse, sonst USA | Ja, Dateianfragen | Empfangene Dateien: 3 Tage (Free, Starter) oder bis 30 Tage (Ultimate, Teams) | Ja | Free: 3 GB je 30 Tage; Ultimate: 1 TB pro Transfer | Kostenloser Tarif |
| Smash | Nächstgelegene von 9 Regionen | Ja, Drop-off-Links in Bezahltarifen | Bis 30 Tage in Bezahltarifen | Ja, standardmäßig aktiv | Keine feste Grenze; kostenlose Transfers über 2 GB werden nachrangig verarbeitet | Empfang nur in Bezahltarifen |
| SwissTransfer | Schweiz | Nein, nur Versand | Bis 30 Tage | Keine Angabe | 50 GB pro Transfer | Kostenlos |
| Tresorit Send | Keine Angabe | Nein, nur Versand | Link gilt 7 Tage, danach werden Dateien gelöscht | Keine Angabe | 5 GB pro Upload | Kostenlos |
| Dropbox Dateianfrage | Keine Angabe | Ja | Keine automatische Löschung; Frist optional in höheren Tarifen | Ja, unterstützte Formate | 2 GB (Basic, Plus, Family); 250 GB (ab Professional) | Kostenloser Basic-Tarif |
| Proton Drive | Schweiz und EU | Teilweise: geteilter Ordner mit Bearbeitungsrecht | Dateien laufen nicht ab; Link-Ablauf optional | Ja, PDF und gängige Bilder | Bis zum Speicherkontingent | Kostenloser Tarif |
| Zivver | Verarbeitung in der EU | Ja, Link auf Ihrer Website oder Antwort (Ultimate) | Ablaufdatum einstellbar | Keine Angabe | 5 TB | Pro Nutzer, jährliche Abrechnung |
| Sunset Docs | EU (Deutschland) | Ja: Link, QR-Code und E-Mail-Adresse | Pflicht, 1 Stunde bis 90 Tage (365 Tage in Team und Business) | Ja, Seitenbilder mit Wasserzeichen | 20 MB pro Datei, 25 MB pro Übermittlung | 12 €/Monat pro Arbeitsbereich |
Die Dienste im Einzelnen und wo sie stärker sind
WeTransfer
WeTransfer bietet Dateianfragen: Sie erstellen einen Link mit Titel und Hinweisen, und wer hochlädt, muss zuerst die eigene E-Mail-Adresse bestätigen. Empfangene Dateien folgen dem Ablauf Ihres Tarifs, also 3 Tage in Free oder Starter und bis zu 30 Tage in Ultimate oder Teams. Die Funktion Previews zeigt PDFs, Office-Dateien und Bilder vor dem Download.
Laut WeTransfer werden Dateien in der EU oder in den USA gespeichert, je nachdem, woher der Upload kommt, und innerhalb von 48 Stunden nach Ablauf gelöscht, bei aktivierter Option Recoverable innerhalb eines Jahres. Die Seite zu den Tariflimits begrenzt Free auf 10 Transfers oder 3 GB in 30 Tagen.
Stärker bei: großen Kreativdateien und gelegentlichen Anfragen an Menschen, die WeTransfer schon kennen.
Smash
Smash speichert jeden Transfer in einer einzigen Region nahe der absendenden Person, etwa in Paris bei Uploads aus Frankreich. Bezahltarife enthalten Drop-off-Links, die standardmäßig 7 Tage und höchstens 365 Tage gelten; Absender geben nur ihre E-Mail-Adresse ein. Laut Preisseite bleiben Transfers in Bezahltarifen bis zu 30 Tage verfügbar. Empfänger können Dateien vor dem Download in der Vorschau ansehen.
Stärker bei: sehr großen Dateien und Teams, deren Transfers ablaufen sollen, ohne dass jemand daran denken muss.
SwissTransfer
SwissTransfer von Infomaniak ist kostenlos, braucht kein Konto, nimmt bis zu 50 GB pro Transfer an und speichert ausschließlich in der Schweiz. Dateien bleiben bis zu 30 Tage verfügbar. Die Website beschreibt nur den Versand; Dateien bei einem Kunden anfordern kann man damit nicht.
Stärker bei: kostenlosem Versand großer Dateien mit Speicherung in der Schweiz.
Tresorit Send
Tresorit Send ist ein kostenloses Versandwerkzeug mit 5 GB Limit. Laut Hilfeartikel werden Dateien auf dem Gerät verschlüsselt, Links bleiben 7 Tage aktiv, und jede Datei kann höchstens zehnmal heruntergeladen werden. Der Empfang ist eine eigene Funktion: Dateianfragen gehören zu den kostenpflichtigen Tresorit-Tarifen.
Stärker bei: Ende-zu-Ende-verschlüsseltem Versand. Sunset Docs ist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt, weil es jede Datei lesen muss, um sie zu prüfen und die Vorschau zu erzeugen.
Dropbox Dateianfrage
Die Dateianfrage von Dropbox gibt es in allen Tarifen, und Absender brauchen kein Konto. Dateien landen in einem privaten Ordner Ihrer Dropbox und belegen Ihren Speicher. Nichts wird automatisch gelöscht. Das passt zu laufenden Projekten, aber schlecht zu sensiblen Unterlagen mit kurzer Lebensdauer. Basic, Plus und Family nehmen Dateien bis 2 GB an, und der kostenlose Basic-Tarif bietet 2 GB Speicher.
Stärker bei: Teams, die ohnehin in Dropbox arbeiten und Eingänge dort behalten wollen.
Proton Drive
Proton gibt an, alle Drive-Daten in der Schweiz und der EU zu speichern; Dateien laufen nie ab, solange Sie sie nicht löschen. Ein öffentlicher Link mit Bearbeitungsrecht erlaubt Personen ohne Konto den Upload in einen Ordner, und der Link kann ein Ablaufdatum erhalten. Achtung: Bearbeiter können auch die Dateien öffnen und herunterladen, die schon im Ordner liegen. Nutzen Sie also einen Ordner pro Absender. Die Web-App zeigt PDFs und gängige Bildformate in der Vorschau.
Stärker bei: Ende-zu-Ende-verschlüsseltem Speicher, den Sie dauerhaft behalten.
Zivver
Zivver ist eine niederländische Plattform für sichere E-Mail und Dateiübertragung. Die Seite zum Dateitransfer nennt Dateien bis 5 TB, Ablaufdaten, widerrufbaren Zugriff und Verarbeitung innerhalb der EU. Externe können Dateien über einen sicheren Link auf Ihrer Website oder per Antwort auf eine Zivver-Nachricht schicken. Laut Preisseite gehört der Empfang von Personen ohne Konto zum Tarif Ultimate, abgerechnet pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.
Stärker bei: Organisationen, die sichere E-Mail in beide Richtungen brauchen, nicht nur einen Eingangskanal.
Sunset Docs
Sunset Docs ist ausschließlich für den vorübergehenden Dokumenteneingang gebaut. Jeder Arbeitsbereich hat einen Upload-Link, einen druckbaren QR-Code für den Empfangstresen und eine eigene E-Mail-Adresse. Jedes Dokument hat ein Löschdatum: 1, 8 oder 24 Stunden oder 7, 30 oder 90 Tage in jedem Tarif, dazu 365 Tage oder ein genaues Datum in Team und Business. Ihr Team sieht Seitenbilder mit Wasserzeichen, nicht die Originaldatei, es sei denn, der Inhaber erlaubt einen protokollierten Download. Die Seite zur automatischen Löschung erklärt, wie sie funktioniert, einschließlich der Grenzen bei Backups.
Die Grenzen sind real. Angenommen werden nur PDF und Bildformate, keine Word- oder Excel-Dateien. Pro Datei sind 20 MB möglich, pro Übermittlung 25 MB. Sunset Docs ist kein Archiv, löscht keine Kopien, die der Absender behält, und ein Wasserzeichen erschwert die Weiterverwendung, verhindert aber keinen Screenshot. Gesundheitsdaten, Daten über Straftaten, Daten von Kindern, vollständige Kartennummern und Passwörter werden standardmäßig nicht unterstützt.
Stärker bei: Ausweisen, Gehaltsnachweisen, Verträgen und Kontoauszügen, die Sie einmal prüfen und dann löschen.
Schnelle Entscheidungshilfe
- Sie versenden Dateien ab einigen hundert MB: Nehmen Sie einen Transferdienst. SwissTransfer, Smash oder WeTransfer passen.
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hat Vorrang: Sehen Sie sich Tresorit oder Proton Drive an.
- Eingänge sollen in einen gemeinsamen Projektordner: Dropbox oder Proton Drive.
- Sie brauchen sichere E-Mail in beide Richtungen: Zivver.
- Sie empfangen kleine, sensible Unterlagen und müssen sie fristgerecht löschen: ein Eingangswerkzeug wie Sunset Docs. Werfen Sie einen Blick auf die Preise und unsere vollständige Übersicht der Alternativen.
Egal, wofür Sie sich entscheiden: Prüfen Sie das Werkzeug mit den 15 Fragen zur Bewertung eines Upload-Portals, bevor Mandanten den Link erhalten.
Fragen
Ist es sicher, eine Ausweiskopie per WeTransfer zu verschicken?
Laut eigenem Hilfecenter verschlüsselt WeTransfer Dateien bei der Übertragung und im Ruhezustand. Die Schwachstelle liegt meist danach: Der Empfänger lädt die Datei herunter, und die Kopie bleibt auf seinem Gerät. Fragen Sie vor dem Versand nach, wie das Unternehmen Ihre Ausweiskopie speichert und wann es sie löscht.
Kann ich Kundendokumente mit einem kostenlosen Dienst empfangen?
Nur einige Gratistarife können überhaupt empfangen. SwissTransfer und Tresorit Send sind reine Versanddienste, und Smash bietet Drop-off-Links nur in Bezahltarifen. WeTransfer und Dropbox bieten Anfragen auch kostenlos an, bei WeTransfer mit kurzer Ablaufzeit, bei Dropbox ohne automatische Löschung.
Reicht Hosting in der EU für die DSGVO?
Nein. Der Speicherort ist ein Faktor unter mehreren. Sie brauchen außerdem einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine begründete Speicherdauer und Zugriffsrechte nur für die Personen, die sie benötigen.
Was, wenn ein Kunde einen Scan mit 200 MB schickt?
Sunset Docs würde ihn ablehnen, denn das Limit liegt bei 20 MB pro Datei. Bitten Sie um einen Scan mit geringerer Auflösung, um eine Aufteilung des Dokuments oder um ein Bild pro Seite. Wenn große Dateien bei Ihnen üblich sind, passt ein Transferdienst mit Anfragefunktion besser.
Löscht das Werkzeug beim Löschen einer Datei alle Kopien?
Kein Werkzeug kann löschen, was außerhalb liegt. Der Absender hat womöglich noch das Original, und wer die Datei heruntergeladen hat, besitzt eine weitere Kopie. Ein Werkzeug kann löschen, was es selbst speichert, und Downloads von vornherein begrenzen.